六大技巧让SaaS价值最大化

当Kelly Battles接任Host Analytics公司的首席财务官一职时，她发现领导的新团队面临司空见惯的问题而停顿不前：流程效率低下，缺少合适的工具，分支机构又缺乏联系。

　　Battles在接受采访时说：“许多团队四分五裂，拥有同一数据的多个版本，有好多电子表格——电子表格到处都是，流程完全手动，尽管我们公司规模比较小，还是面临成本高、难度大、速度慢的问题。”结果，Host Analytics公司的财务团队那时把大多数时间用在了单调乏味的基本工作上，比如月末结账（用Battles的话来说是“例行手续”），而不是帮助这家新兴公司开拓和发展业务。这家公司在四个办事处有150名员工，包括远在印度的一个办事处。

　　意外的转折是，Battles在 2009年加盟Host Analytics时，这家公司其实还没有在使用自己的产品。Host Analytics专门开发软件即服务（SaaS）应用软件，它把这些软件打包成企业绩效管理软件来销售，如面向预算编制、财务预测、规划、合并和报告等财务职能。

　　于是，Battles开始对她的团队及公司的应用软件和流程进行改造，在此过程中帮助促使整个公司向SaaS进行转变。今天，这家公司只针对微软Office采用预置型软件许可证；它的其他所有应用软件都在网上交付。单单财务部门就在六个月里面添加了六款SaaS工具，包括自己开发的Host Analytics套件、NetSuite企业资源规划（ERP）和四款支持性应用软件，比如Boomi集成软件和工资单处理系统。Battles说：“对我来说，凭借如此精干的一支团队，能够在六个月里面部署六款生产力工具非常了不起，而且收到了良好成效。”Battles将这与她在之前那家公司的经历作了一番比较，那家公司部署预置型ERP系统花了整整一年才完成，而且在此期间要求其他所有技术项目都暂停。单单ERP部署费用就花了200万美元；相比之下，Host Analytics花在所有财务系统上的费用加起来每年还不到5万美元。诚然，它没必要掏钱购买自己开发的应用软件；但Battles表示，就算果真购买，每年成本也不会超过5万美元这个大关。

　　对于Host Analytics来说，使用自己的财务套件，对外宣传起来显然更有说服力；一家SaaS开发商不依赖自己开发的平台，就有点像面包店不品尝自己做的杯形蛋糕。但是之所以能够更广泛地向托管型应用软件迁移，这有赖于搞定了效率低下的支离破碎的流程，这些流程是瓶颈，挤占了六人组成的财务部门的宝贵时间和精力。

　　举例说：据Battles声称，“在情况好些的月份”，财务部门的月末结账流程至少也要花十天的时间。她强调，业界的最佳实践被认为是六天；十天充其量也只是平均数。用SaaS进行改造后，同样的流程只要花四天。

　　Battles说：“过去财务团队花在那些例行手续上的时间实在太多了。”她补充说，节省下来的时间转而用于分析、预测和业务开发等方面上——这些都有助于打破财务专业人员只会擅长计算的刻板形象。“这让我们可以提升自己的形象，让我们更加成为主管和董事会眼里的业务伙伴，而不是他们眼里的交易引擎。”

　　对于财务迷们来说：新应用软件有助于优化的一个具体方面就是收入确认，该公司用NetSuite使这个方面实现了自动化。同样地，Host Analytics用自己的软件使财务合并实现了自动化。

　　Battles说：“大多数收入确认方面存在问题的中小企业使用电子表格。电子表格里面存在好多错误，要花的时间长得多，而且非常不方便。”

　　值得一提的是Battles的头衔：她现在是公司的首席财务官，而不是首席信息官或首席技术官。Host Analytics的内部IT资源主要投入于传统的桌面支持。该公司还有一支面向客户的外部服务团队，帮助内部采用自己的软件。

　　Battles说：“其实，我们在实施这些项目时没有基础设施，也没有IT支持。SaaS的架构方式就是配置，而不是定制。我们人其他公司租用了软件。”

　　SaaS还席卷了该公司的其他部门。比如说，Host Analytics现在使用Salesforce.com系统；公司最近还决定电子邮件系统从托管型Exchange改用Google Apps.尽管有些厂商一再宣传SaaS及其他托管型IT职能一贯可以节省成本，但Battles表示，公司图的是完善技术，而不是削减成本，对中小企业当中的小企业来说更是如此。

　　Battles说：“关键在于现在有了过去只有大企业才享用的工具。而由于这些工具，变得更具有竞争力。”

　　Battles为推行类似战略的主管和经理（无论是不是财务部门的）给出了下列忠告：

　　要有合适的人员：“事先想好，先做好基本工作。你仍需要有足够人员的团队来引导这项工作，才能确保基础已打好。”

　　要有正确的流程：“要了解自己的流程和政策。应用程序肯定要支持你信任的流程。比如说，要是你的预算流程在不断变化中，围绕它设计一款应用软件就不是好主意——如果你改变了预算流程，那么就得重新设计构建应用软件的方式。”

　　为未来而构建：“你没必要一蹴而就，但我认为你对未来一定要有很好的愿景。”

　　采取轻重缓急、按部就班的做法：“别搞得不知所措。你没必要什么都马上去做。SaaS的魅力在于，你可以入手、重复、学习和调整，然后逐渐扩大。”

　　集成关键应用软件：“集成步骤常常被漏掉或忽视，以为这是没必要的额外成本。只要你能选择几个主要的应用程序，并把它们集成起来，就能发掘许多的价值。”

　　了解你购买的东西：“我觉得在我们实施的一个项目中，我们最后做了大量的工作，结果花费了太多。”具体来说，Battles是指，中小企业应该仔细阅读工作说明书的附属细则，考虑自己需要什么、自己花费什么。如果你准备繁重的任务自己搞，那就不要购买服务——这实际上也是Battles所建议的：“如果全面了解了情况，你可以按自己想要的方式来构建，而且培训起来很快。”