信息化，关键是改变行为

信息化表面上看是一套系统，一套流程体系，实质上是一种行为规范。只有改变了人的习惯和行为，人与信息系统的关系才能“水乳交融”，信息化才有可能最终摆脱“两张皮”的窘境。

“一个到处是油污、铁屑、垃圾的地方，装备多么精良的电脑，也是枉然”，在日本留学长达8年的杨博士这样说。在一次制造业信息化研讨会上，杨博士介绍的日本工厂里盛行的5S现场管理方法，令大家耳目一新。

心情好，才能工作好

5S是5个日文词汇的首音：Seiri(整理)，Seiton(整顿)，Seiso(清扫)，Seiketsu(清洁)和Shitsuke(修养)。

“5S起源于日本，是日本工厂车间管理的重要方法”，杨博士介绍说。大约50年前，日本工厂的安全生产宣传口号是“安全始于整理整顿，终于整理整顿”，目的是为了确保安全生产。“后来，因为品质控制的需要，又提出了清扫、清洁、修养的说法。”

“整理”的意思是区分必需品和非必需品，倒掉垃圾，把长期不用的东西放回仓库;“整顿”的目的，是把寻找必需品的时间减少到最低，让常用物品随手可得;“清扫”，意思是确保岗位上无垃圾、无灰尘、干净整洁;“清洁”，是将整理、整顿、清扫进行到底，并制度化;“修养”，是严守作业标准，保持作业环境良好，员工心情愉快。

“如果车间的地板上沾满油污、铁屑和垃圾，零件、包装箱、工具胡乱摆放在操作台旁，工人、电瓶车只能在拥挤狭窄的过道上通行”，杨博士说，“即使这间工厂的装备是世界水平的，也会因为管理不善，出现‘不知道工具夹到底放在哪里’的情况。最先进的设备，最终也会因保养不良而加速报废。”

这种乱七八糟的车间现场，在很多企业里司空见惯。按照杨博士描绘的景象，员工在这样的工厂里干活，自然是越干越没劲，要么当一天和尚撞一天钟，要么跳槽，择木而栖。

习惯好，才能有成效

“5S常常被简单理解成‘清扫卫生’”，杨博士分析道，“殊不知，5S在日本是企业管理最基础的内容。”

“首先，表面上看，‘整理’只是区分必需品和非必需品”，杨博士举例说，“但要搞明白哪些是‘必需品’，并不简单。”

对于必需品，人们总是混淆“客观需要”和“主观想要”的概念，总有“以防万一”的心态。很多情况下，人们习惯性地占有更多的资源，在文件柜、工具箱、抽屉、窗台、操作台上塞满杂物，长期不用或者已经不能用的工具、仪器、废旧文具、过期文件、表格、草稿纸充斥着办公空间。

第二，“整顿”的目的固然是为了减少寻找时间，但是，“整顿还有更深层的含义：一旦物品或者设备有异常，通过整顿就能立刻发现。”为此，“良好整顿”的基础，实际上是物品的标识方法、工作空间布局的规划、物品定位的问题。

“整顿”的要点其实在于物品的分类，为物品正确命名、标识，制定规范。进一步说，“整顿”不仅包括物品方面，实际上还包括限制文具使用量、有效控制文件分发、及时销毁过时的文件和临时文件、只保留一套正式的版本、追求无纸办公、现场会议压缩到1小时以内、倡导1分钟电话、减少“待办事项”、缩短工作处理时间等。

第三，“清扫”的直观含义是扫除工作岗位的垃圾、灰尘，清除长年堆积的杂物、污染，不留死角。“日本的无人工厂令世界制造业羡慕”，杨博士介绍说，“但在日本有这样一句话，‘无人始于无尘’”。“清扫其实就是点检”，通过清扫把污秽、灰尘、油渍、原材料加工的剩余物清除掉，这样一来磨耗、瑕疵、漏油、松动、裂纹、变形等设备缺陷才会暴露出来，从而能采用相应的措施加以修补。

清扫的过程中会发现很多问题，这就是修补、整修的好机会。地板上凹凸不平的地方需要整修、松动的螺栓需要紧固、需要润滑的部位应及时加油保养、跑冒滴漏需要检修等。

“如果在点检、修补的过程中，总是发现污垢在同样的地方出现，就需要进一步查明污垢的发生源，从根本上杜绝源头。”

第四，“清洁”的目的是保持整洁的状态。“让整理、整顿、清扫成为制度、习惯。这是企业文化的良好开端”，杨博士说，“在日本，很多企业利用5S新闻、领导巡视、5S宣传画、徽章、标语、5S活动日的形式，让员工每日都沉浸在创造良好工作环境的兴奋之中。”

“就拿办公环境来说，国内企业常见的情况是，文件资料在PC机或笔记本里版本混乱，分不清哪些是可用的;保密文件无任何保密措施;办公用品、消耗品随意使用;文件种类繁多，缺乏统一的标记，难以管理，即便丢失了，也没有人知道。”

最后，“修养”的目的就是通过上述4个S的历练，通过培养员工的良好工作习惯，完善规章制度，培养员工的责任心，激发工作热情。“人造环境，环境育人，通过推动5S，可以使企业文化得到整体提升，大家有归属感，相互之间产生信任，净化人们的心灵。”

“日本工厂盛行的5S现场管理法，在过去的30年里风靡全球”，通过对5S的详细介绍，杨博士的话题转到了信息化。他说，“人们已经认识到，信息化要想获得成效，难点并不在于‘系统建设’，而在于企业的员工是否具备信息化环境下的‘行为能力’。”