浅谈如何实现档案管理信息化

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，许多单位档案存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。如何才能实现档案管理信息化呢?笔者认为，必须从配备统一的管理设备、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍这三个方面着手。

配备统一的管理设备

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备。

实现计算机在档案部门的全覆盖。要为企业发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为烟草档案管理实现信息化提供硬件保障。

采用高容量的存储载体。随着各单位档案数量的增加，档案部门面临着沉重的库房压力，以及档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

运用行业“地面通信骨干网”实现档案信息传递、交流和共享。高速信息网络以其快速的信息传递和丰富的信息资源为用户提供了一种全新的服务方式，已成为信息时代信息交流的重要工具。档案管理也应适应这一趋势，充分利用烟草行业已建成的地面通信骨干网络大平台，在省局(公司)——市局(公司)——县局(分公司或营销部)之间建立统一的网络，并选用规范化、通用化及稳定性和安全性有保证的档案管理系统，以实现烟草档案信息的传输、交换和资源共享。也可在省局(公司)、市局(公司)、县局(分公司或营销部)内部建立网络，实现内部连通，达到档案信息快捷利用的目的。

建立规范的管理机制

在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。

创新档案管理制度。烟草行业档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。

统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。烟草行业档案管理部门应充分利用烟草行业“统一领导、垂直管理、专卖专营”的体制优势，使烟草档案工作建立在统一的标准之上，为实现全行业档案管理现代化制定“交通规则”。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立;如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么全省烟草档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

建设复合型的管理队伍

烟草档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。

提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保烟草生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。烟草档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，烟草管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。烟草档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。