花旗银行利用Interwoven协同文档管理系统大幅降低项目管理成本

全球知名的金融机构花旗银行(Citibank)，为了有效地加速IT项目的执行效率与品质，导入美国Interwoven公司提供的协同式文件管理系统。以往花旗银行的每一个项目大约都需要产生、签署约20至25份的文件，而花旗银行平均每一个月大约都要启动十个项目。由于集团内同时有许多的项目在同步进行，使得花旗银行在日常的项目执行与管理上，遇到许多的问题与挑战。首先，没有建立项目文件的管理系统，使得项目成员们很难去寻求到个人所需要的文件，而且就算在众多分散数据库中找到了可供参考的历史文件数据，也很难直接使用，如此一来，许多具有流传价值的文件，也就因而消失，无法将企业宝贵的项目经验传承给后人。就算是已经被集中储存的部分文件，也因为欠缺足够的能见度与详实的说明解释，而不容易被需要的人发现、使用。并且，许多项目文件都是纸本形式，又经常需要跨部门去进行签署，往往就形成了时间的浪费，而且项目的执行工作，也缺乏一致性的流程、品质标准与稽核方法。

在Interwoven文件管理系统上线启用之后，花旗银行可以在虚拟的项目管理平台上集中存放所有预先设计好的项目管理文件模版、e-Mail的往返纪录、参考文件、议题清单以及最终的文件成品，项目团队有了一个有效互动与协作的空间，不仅大幅提高了项目执行效率，也由于所有项目的完整历程中的内容都能够被系统化地有效分类与储存，使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速。通过实施有效的文件管理，花旗银行获得了明显的效益，成员对既有内容资产的利用率显著提高，大幅提升生产力，平均每个项目成员每个月可以节省约5个工作小时，由此花旗银行每年在项目管理成本上减少了约近五百万的财务支出！

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