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OA系统在公文管理中的应用与设计

来源：万方数据

2014/5/4 11:03:25

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在信息技术不断发展的过程中，多种多样的创新型技术层出不穷地出现在各种应用与设计中，尤其是对OA系统的应用以全覆盖的方式在公文管理中体现。

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本文关键字： OA系统公文管理

4 OA系统在公文管理中的应用与设计的体会

4.1 系统的完善是OA系统在公文管理中应用的保障

OA系统无法被用户认同的最大原因就是，OA系统缺乏完善的人性化功能，有关的操作一定要根据指定好的规则与流程开展，操作人员的灵活性与自主性无法体现在OA系统中。在人员变化、机构变化的过程中，软件系统有必要进行逐渐的完善，需要将用户的使用作为重点，将操作的阶段能够产生的问题进行透彻的分析，以此来为用户提供更加透彻、详细的选择。

4.2 制度建设是OA系统在公文管理中应用的基础

OA系统的自动化公文管理，在一般情况会关乎到不同的部门以及相关部门的各个人员，有着较为广泛的涉及面，在体现出的新型管理模式与管理理念中，能够在一定程度上改善传统的公文管理模式。在推进OA系统的进程中，无法彻底地防止各种阻力的产生，那么就有必要规范公文管理的自动化实施制度，拟定出相适应的实施体系，特别要关注的是摒弃纸质文件的传递模式，并有必要进行强制化的执行模式。由此可见，只要在规定的范围内，利用我国相关的规章制度控制OA系统的应用，以此来作为依据应用在公文管理当中，才能够在OA系统平台中有效调整行政业务，从而加快公文管理自动化控制模式。

4.3 领导重视是OA系统在公文管理中应用的关键

OA系统是系统性极高的工程，在系统的设计、规划、实施以及落实方面，都会耗费人力与物力，同时还需要决策和审定技术方案。并且就OA系统而言，各个级别的领导是首要的使用者，既是使用过程中的决策者，又是推进OA系统使用的主要力量。在试运行OA系统的过程中，主要实施的是双轨制度的管理手段，可是因为和传统形式下的管理模式相比有着极大的异同，所以存在着较低的管理认同感，促使产生较低的使用率。若利用领导对OA系统重视度的提升，会有效的提升在公文管理中OA系统的使用率，在最终必然会将OA系统的全覆盖充分实现。

4.4 观念的转变是OA系统在公文管理中应用的主要条件

传统的手工公文管理模式已经应用了较长的时间，构成了稳定的工作方法与制度模式，公文的主要管理人员也习惯应用于这种管理方式。然而，在应用OA系统之后，直接影响到了传统形式下的办公模式，由此可见，有必要优先关注到管理自动化发展趋势的重要性，要在一定程度上摒弃传统观念，从而深入了解信息化的发展模式。此外，专门负责公文批阅、公文签发的管理人员、部门负责人以及业务负责人均应该与自身的实际相结合，并以主动的姿态积极地参与到所规划的培训当中，以此来作为主导优势，透彻地了解信息化公文系统的不同模块中，所涉及到的功能类型，基于此，有效地提升公文管理的总体效率与质量。

5 结束语

在OA系统的功能当中，OA系统公文管理是较为重要的核心成分，它一方面是提升办公效率、减少管理和办公成本、强化研究所内部沟通的手段，另一方面也是处理公文的主要平台。针对电子化管理、办公信息化的实现、资源共享的扩大以及工作流程的简化等方面，都为核工业二九〇研究所的效益增长带来了有利的条件。

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责编：李玉琴