OA系统在公文管理中的应用与设计

2 OA系统在公文管理中的应用

2.1 应用效果

（1）降低资源浪费。在传统形式下进行拟定纸质文件的过程中，有必要专人装订并在不同的部门中发放。然而，在对OA系统加以应用后，无纸化的操作得到了充分的实现，电子文件成为了公文批办与流传方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理过程中所耗费的人力与物力，又避免了一文多印的恶劣情况，充分的改善了办公的总体成本。（2）信息共享的加强。在传统形式下的公文是以纸质的模式为主，会在相同的地点和时间点中只可以进行一人的应用，存在着信息的独占性。然而，在应用OA系统之后，电子公文会在相同的地点和时间中供多人阅读，给予了多用户检索的功能，其共享性尤为突出，可以实现文件执行的有效性。（3）办公效率的提升。文件的分发和传递在传统模式的基础上，工作人员既要捧着文件夹奔走于各个楼层，请求领导的审批，又要根据批示的内容开展传阅与承办，可能需要跑遍每个楼层，才能够将文件的分发与传递任务完成，其全过程较为复杂，无法达到高效办公。然而，在应用OA系统之后的阶段，全部的办公流程都能够利用网络进行传递，工作人员仅仅在OA系统中登陆，利用对功能键的点击就能够将不同的环节充分掌控，满足了网上操作的时效性。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。（4）公文处理流程的规范化。就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约力，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。然而，在应用OA系统之后的阶段，系统自动格式化了公文的处理流程，拟定公文的负责人需要进行平台的登陆，通过模板进行正文、标题、公文文种等要素的填写，来实现规范化的项目类型。

除了领导拥有着修改文稿的权力之外，拟稿人也有权利进行文稿的修改，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，便于日后的查询，能够为整体文件的格局方面提供十分明确的凭证。

2.2 功能需求

在OA系统中，公文管理是十分繁琐的系统，其繁琐的程度会在两个方面体现：其一，纵横交错的系统。就横向而言，同一个组织中的不同职能部门会共同使用OA系统，组织级别不同，公文系统方面也会存在异同；就纵向而言，多级组织会一同使用公文系统。其二，在公文管理方面具备多元化特点，往往会受到较多因素的制约，组织级别的不同，就会存在不同的公文处理流程。基于此，现阶段OA系统在公文管理中的应用模式，一般都会参照传统形式下的管理方法，在主要的流程中会将程序软件作为实施对象，来体现出与手工处理后的模式相近的效果。核工业二九〇研究所通过对OA系统的有效应用，合理地融合了自身的特点，又根据国家的相关规定，在应用过程中，有效地实现了全过程的管理。