从管理制度的角度来约束和规范OA系统

OA系统的良好使用，一方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范，另一方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范。OA系统实施完成后，很多企业希望能够建立一个OA系统的管理制度，对OA系统的使用做出明确的说明和规范，确保OA系统的良好运行。

但对于如何建立这个制度，很多企业又感觉无从下手。其实不同企业对OA系统管理制度的制定，差别会很大，他只能提供一些通用性的建议，说一些常见的问题，勉强可以称为一个制度样本，各个企业可以根据自己的实际情况来制定。

企业在制定OA系统的管理制度时可参考以下七个方面：

1、组织职责。

包括OA系统维护部门的职责明细，这部分需要详细说明维护部门在OA系统设置、培训、维护、数据管理、需求管理、账号管理等方面的工作内容和权限;还包括其他部门/子公司的职责明细，主要指对本部门工作内容的管理规定。

2、文件管理。

文件管理是OA系统应用的重点，所以需要严格规范公司收文、发文、通知、公告、审批文件的管理方式，包括文档格式的规范，以及文档传输、审批、存档的规范。

3、系统模块。

规范OA系统各功能模块的使用对象、使用权限、使用方式、使用流程等内容。尤其是对于工作流这样的核心应用，更需要做出明确的规范，包括表单、流程、审批方式、审批时限、数据查看等方面。

4、用户权限。

包括普通员工、部门主管、职能人员、主管领导、公司领导、OA管理员等各类办公角色的权限划分，每个角色在OA系统中的权限是什么要有清晰的规范，包括每个角色能做什么，不能做什么，以及怎么做都要明确。

5、登陆规范。

包括OA系统的上下班登陆时间、考勤时间、账号管理、密码设置、登陆方式等问题做出规范。

6、安全保密。

安全保密是OA系统使用过程中的重要内容，所以必须对员工访问OA系统的电脑、网络和方式做出严格要求，对访问OA系统中的各项信息、数据进行保密约束。

7、其他方面。

介绍OA系统管理制度和企业其他相关制度的关系，以及在使用OA系统的过程中可能产生的奖励或处罚办法。

在实践中我们发现，OA系统的良好使用，一方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范，另一方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范，这二者缺一不可。随着中国企业对OA系统应用的不断普及和加深，OA系统的应用体系也日渐成熟起来。