档案管理存在的问题与对策

一、新闻档案的界定

尽管业界对新闻档案的定义还没有一个统一的认识，但大家普遍认为，新闻档案是报社及其工作人员在宣传活动中直接形成的、具有保存价值的报道稿件和各种图表、照片等不同载体形态的历史记录。这些档案,不仅在本行业、本地区范围内具有重要的参考价值,而且有的内容对我国新闻事业的建设与经济社会的发展有着较高的研究价值。

二、新闻档案管理的重要价值

1、新闻档案具有重要的史料价值

“今天的新闻就是明天的历史”。因为新闻真实的记录，所以他对于史学研究是一个重要来源，甚至有人把他称为“历史的初稿”。报纸中重要文字资料和图片资料都会被收集到新闻档案中，而报纸新闻中这些重要的资料和图片所反应的大都是重要的政治经济事件或者社会事件,在社会发展中往往具有里程碑意义。报社通过新闻档案的形式把对重要事件的报道保存起来，这对于历史研究具有极为重要的意义。

2、加强新闻档案管理有利于当前的新闻报道

新闻档案管理对报社当前的新闻报道也有重要作用。当前所发生的新闻事件可能会与以前的新闻事件之间有一定的联系,这时报社的记者或者编辑就可以直接从新闻档案中寻找背景材料,从而增强新闻报道的可读性,提升报道新闻价值。

随着报业竞争的加强，报纸普遍重视对新闻事件的挖掘，也就是进行深度报道。这就需要进行深度的整合，而在进行整合的过程中也就是对新闻观念的整合、对新闻媒介的整合以及对新闻角色的定位等。在这个过程中还有一项重要的工作就是把相关的新闻档案和当前的新闻事件进行整合。

三、新闻档案管理目前存在的突出问题

1、新闻档案的管理思想认识不到位。当今时代,新闻行业的竞争非常激烈,报社等新闻单位常常把追求经济效益作为最重要的目标。很多报社为追求经济利益积极扩大版面、发行以增加广告,但是对档案管理极不重视，对档案管理的标准要求低，所形成的材料不规范。档案管理意识的薄弱直接影响到报社档案管理的质量。

2、新闻内容的归档范围处理不当。新闻档案所包括的内容应该比较广泛，既应该宣传党的政策还应该宣传社会上的重大事件;既应该宣传当前的主流文化，还应该记录一些奇闻异事。但是当前报社等新闻单位的新闻档案缺少一定的科学方法，在归档时难以确定好适当的范围，甚至只进行“原始”保存，只是以报纸合订本的形式存档，根本没有建立严格意义上的新闻档案。此外，档案最大的作用是留存史料备查,但目前新闻档案管理信息化水平低,合订本式的档案,检索只能通过手工的方法,工作量大,费时、费力，需使用者一页页翻看，无法充分发挥档案的作用，这就给以后的查阅带来了极大的不便。

3、硬件基础薄弱。各新闻单位普遍存在档案管理设施条件差、硬件落后的现状。信息化建设投入不足，电脑、网络等信息化手段更新步伐滞缓，一定程度上制约档案利用效率和潜能挖掘，严重影响了档案信息服务功能的发挥。

4、新闻档案管理人员素质不高。新闻档案管理人员素质不高已经成为影响报社等新闻单位档案管理工作的重要因素之一。据了解，很多报社都没有专门的档案管理人员，该工作只由办公室的人员来兼任，而这些人员又没有把主要精力放在档案管理上，更谈不上钻研档案管理业务。多数报社对编辑、记者以及经营管理人员的选拔和培养比较重视，而对档案工作人员的培养和任用重视不够，造成档案管理人员长期不参加业务培训和档案工作交流，使档案工作人员缺乏进取精神，对新规定、新标准了解不够，工作质量低，造成档案资料收集不全、管理混乱、查阅困难的现状。

5、档案资料未得到深度开发利用。档案资料的社会价值不言而喻，但目前对新闻档案的开发利用远远不够。由于缺乏现代信息开发利用手段，因此，在新闻档案的使用上，仍局限在实地查阅的传统方式上，这就使新闻档案的价值实现受到了极大限制。

四、加强新闻档案管理的对策

1、增强新闻档案管理意识。报社应该提高自身的新闻档案管理意识，加强对档案管理的重视，制定报社新闻档案管理的规章制度，健全档案管理体制，重视对档案管理人员的选拔与培养，不断提高档案管理人员的专业素质。报社的档案管理人员也应该加强对自身工作重要性的认识，加强专业知识的学习，提高档案管理的水平。要提高全体工作人员的档案意识。使办报人认识到在市场经济条件下档案工作的重要性，积极收集、提供档案资料，丰富新闻档案信息。

2、依法治档，规范档案管理。要严格执行《档案法》和《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》，坚持依法治档。报社也要按照国家有关新闻档案管理的法规、制度，结合自己的实际，建立和完善本单位的档案管理制度。使新闻档案的收集、归档、存放、查阅等各环节有章可循。档案主管部门也要加强对新闻单位档案管理工作的检查和指导。促进新闻档案管理工作水平的提高。

3、加强新闻档案管理的全面性，突出重点。报社的档案管理人员应该通过学习和培训来增强自身的档案整理与收集能力，在进行新闻内容归档时能够加强新闻档案管理的全面性，同时应该突出新闻内容的重点，应该灵活掌握好新闻信息归档的时间，进行随时归档，加强信息的及时收集。在对新闻信息进行归档时还应该注意检查和过滤，做到整理有序和科学管理，从而给查阅带来方便。

4、加强队伍建设，提高档案管理人员素质。具体说来，报社的新闻档案管理者应该具备以下几种素质。一是具有高度的责任感。新闻档案管理工作比较繁琐，在进行新闻档案管理的过程中管理稍有懈怠就会使档案信息出现丢失或者漏收现象，给新闻档案管理带来极大的损失。二是具有较高的专业知识。新闻档案管理者应该掌握档案管理业务的各个步骤与环节，熟练掌握档案管理的方法和技术。只有具有较高的专业知识与技术，才能够进行科学的档案管理。

5、加强整理编研，构造多层次、有实效的库藏档案体系。报纸的服务性和读者的多样性需求，对档案资料的整理编研提出了很高的要求，也为新闻档案的收集、整理和编研指明了方向。为满足人民群众的需求，使报纸更好地为人民服务，档案工作就要在多角度、多层次收集材料的基础上，对档案资料进行科学的整理编研，按照报纸的专栏、内容等，对资料进行分门别类地加以整理归档，并通过编研，发掘其内在价值。从而提高新闻档案管理的科学性和使用方便性。

6、加强新闻档案资源开发，推进文化传播。档案的文化信息传播，需要跟上时代步伐，建立起一个运行畅通、使用便捷的档案信息管理系统。以“档案信息化”、“利用网络化”为导向，构筑报社档案信息网络平台，向报社内部和社会开放，提高资源共享水平。要以发展数字文化网络为突破口，为报业发展提供快捷、丰富的信息服务，更好地为采编工作服务。