华天动力协同OA系统应用案例：模板化办公

问题所在：

企业希望规范，员工则图方便，如何在规范和方便之间达到一个平衡呢？在实际办公中，我们经常会遇到下面的问题：

·我公司现在用的纸质的借款单、报销单、请假单等格式是固定的，能够将这些表单保存在OA系统中让员工们调用吗？

·我们公司有严格的形象规范，怎么能够有效保证各种电子文档的规范？

·每个员工们在提交申请文件的时候格式都不统一，怎样能够规范起来？

·可以让审批人查看或修改指定的内容，并让他在指定的位置签字吗？

·能否将流程和表单绑定，当员工打开申请单的时候就会自动调用这个流程？

解决办法：

通过信息化手段，往往可以让很多看难解的问题变得简单，比如，这些问题通过华天动力协同OA系统中的“审批模板”就可以很容易的解决。

什么是审批模板呢？审批模板就是固化的表单和流程，其中表单可以是OFFICE文档，也可以是电子表单，还可以是二者的结合，他们都具有标准的格式；而流程则可以是华天动力协同OA系统七大流程中的任一种，每个表单可以绑定一个流程，也可以绑定多个流程，还可以不绑定流程，一切都根据企业的需要来决定。

每个审批模板都代表了企业的一项规范或制度，如“借款审批单”、“报销审批单”等。企业将各项审批事项整理出来，形成标准化的审批模板添加到协同OA系统中，开放给指定的员工使用，这样员工在使用的时候就会非常方便，而同时又使公司的规范得以保证。

审批模板有严格而细致的权限控制，包括每个模板的使用人员、维护人员、监控人员等都可以一一设置。另外，华天动力还提供了一个模板复制的功能，能快速复制一个现有的审批模板，用于相似模板的建立。

下图为已经设计好的部分审批模板：

应用效果：

金信集团一口气招聘了50多名员工，如何在最短的时间内让他们融入集团的管理体系，熟悉集团的办公流程呢？

人事部经理姚春雨希望借助华天动力OA办公系统的作用，她认为OA办公系统是企业管理和办公的好帮手，是一个可以充分利用的好工具。

她找到姜程，看如何让这件事变得更简单一些。

姜程说：“其实我们几乎不需要做什么，OA办公系统会自动帮助新员工遵循公司的管理规范，使用正确的办公流程，不会出乱子。因为我们集团的借款单、报销单、请假单等单据已经作为模板固定在OA系统中了，它们的格式都是统一的，而审批流程也都是设置好的，跟单据绑定在一起，新员工打开这个单据，就知道应该怎么填，需要谁来审批了。如果新员工中有经理级别的人员，也会按照表单的规范来审批，因为一些重要的表单，我们都设置好了签字的位置和可读写的内容，以防止出错。我们要做的，就是告诉他们的在哪里使用这些流程，和如何使用这些流程。”

姚春雨：“对啊，这些审批模板是对企业管理体系最忠诚、最规范的执行者，起到了自动约束的作用。这样我们主要来培训OA系统的使用就可以了，至少能节省一天的工作量，我定好时间后再请你过来讲一讲。”

姜程：“好的，没问题。”