酒店行业：新时代大厦协同管理执行落地

一、企业概况

烟台新时代大厦，位于国家“AAAA”级烟台经济技术开发区金沙滩旅游度假区，“国家特级酒家”，是一座多功能、现代化、综合性的，集餐饮、客房、康体康乐、会议、休闲为一体的旅居场所。大厦总建筑面积38000余平方米，距离海边仅200米，距烟台市中心、火车站约15公里，距飞机场35公里。大厦于1994年8月正式营业，是烟台市重要的商务及会议酒店。开业十几年来，新时代大厦始终秉承“视客人为亲人，满足宾客需求，追求宾客忠诚”的经营理念,经营业绩连年盘升，连续多年被烟台市评为旅游质量信得过单位，2004年3月被评为国家特级酒家，2006年被评为省级食品卫生A级单位，烟台市商贸流通工作先进单位。2007年被烟台市确定为国家机关会议出差定点饭店。

二、信息化背景

新时代大厦重视企业的经营管理，不断调整产品结构，落实规范化管理，同时加大对员工的培训力度，保证服务质量。围绕“质量/环境管理体系”展开了一系列的改革与创新，使大厦的管理、服务更加规范，在此背景下，泛微oa迎合了新时代大厦的管理理念，真正的与大厦的质量管理体系融为一体，辅助大厦的管理执行落地，同时深入加强了企业文化的宣传，使员工时刻感受着企业文化的熏陶，造就新时代人的精神。

三、泛微oa解决方案说明

由于新时代大厦的体系完善、管理规范，在选型之初，新时代大厦就确定了产品必须能够和其管理理念相融合，能够随着企业的发展不断深化管理、灵活应对，大厦领导高度重视，针对选型数次召开多部门研讨会议，参加竞标的厂商经过四轮的产品演示会，历时一年，凭借产品优势，泛微获得了客户的认可，总体需求为：

1、 围绕质量管理体系建立流程，辅助大厦的管理执行落地。

2、 集成培训考核系统，辅助大厦员工的日常培训、考核。

3、 供应商管理。

4、 前台、客房视频会议系统。

5、 无纸传真。

经过demo搭建、数据的实地测试，大厦确定了实施方案：

第一步：基础功能的搭建、界面的修改。

第二步：基础流程的分类、表单的整理制作。

第三步：考试系统、视频会议、无纸传真的实现。

第四步：分层次对大厦领导、员工进行系统培训。

第五步：系统拷贝试运行一个月。

第六步：系统正式上线。

第七步：系统验收。

在整个实施过程中，大厦领导、质量管理办公室、总经办、总务部等多部门联合泛微实施小组进行了深入细致的探讨，保证实施过程顺利进行。

四、软件应用概况：

经过45天的不懈努力，新时代大厦oa协同办公系统建设顺利完成，主要功能实现如下：

图 登录界面

1、 主要职能部门信息门户的建立

解决了主要职能部门共享信息的安全性、方便性、可维护性。大大提高了信息传递的速度。

2、 规范化的流程辅助管理落地

环境/质量管理体系涵盖了新时代大厦的方方面面，围绕质量管理建立的七十多个流程使大厦的各项工作在轻点鼠标中轻松流转，随时可查可控，大大提高了工作效率。

图四 合同会签

大厦非常重视流程、文档的归档管理，每个表单、模板都有唯一的质量管理体系编码和流水号，真正实现了流程、文档的标准化。

3、 在线考试系统让人力资源足不出户随时开考

使用oa单点登录在线考试系统，让新时代大厦的员工足不出户、不离岗位就可以参加人力资源的日常考试，大大减轻了人员离岗造成的工作影响。

4、 用通讯录轻松实现供应商管理

针对新时代大厦对供应商资料的特殊要求，通讯录的自定义功能展现了泛微产品的灵活性，轻松变通实现了供应商的资料管理。

5、 内部刊物发行

新时代大厦不断进取、追求卓越的精神造就了今天的新时代人，“新时代人”月刊每季发行一次，员工可以从oa系统里下载阅读自己的刊物。

6、 管理制度的发布

通过通知、公告、公共文档三种方式发布大厦的各项管理制度、检查通告、法律法规。

7、 文档模板的建立

大厦文档要求格式统一，界面一致，更好的体现企业文档的风格。

8、人事档案的自定义管理

通过人事档案的自定义功能，实现了员工档案的导入导出、报表等功能，使人力资源从手工记录中解放出来，随时掌握大厦的人力状况。

9、 建立知识库

建立一个规范化的企业知识库，员工根据权限和开放范围查看内部的知识文档、安全共享文档，解决了大厦信息孤岛的现状。

整个系统的建设始终围绕大厦环境/质量管理体系进行，实施可靠性高，与客户需求一致，项目见效明显。

五、对未来的展望

泛微协同办公平台使企业的管理理念得以有效的推广落地执行，极大地提高了质量管理体系的运行效率，提升了员工的协同办公理念，追求卓越、行动不止，新时代人追求的脚步将一如既往的迈向一个新的高度。