利众集团OA办公系统和HR系统的整合应用

一、企业现状与需求

上海利众集团创建于2003年3月，位于松江进出口加工区，是一家集大型餐饮、便利店连锁、保洁服务社连锁、团膳配送、食堂托管、生鲜冷链食品加工、配送与销售为一体的大型外商独资企业。

利众集团旗下目前拥有上海利众快餐供应有限公司、上海快可利百货有限公司、上海悦心楼餐饮有限公司、苏州利得餐饮管理有限公司、常熟勤丰餐饮管理有限公司、上海利达保洁服务社。拥有各类专业人才及员工1000余人。

2010年上半年，利众集团决定采购一套新的OA办公系统，用以替换原来已经严重不适用的老系统。除了一些基本的需求外，他们考察的重点就是工作流功能，要求必须能够实现以下应用：

1、 图形化的流程和表单设计界面，要非常灵活、完善、易用，能够动态适应集团组织结构和人员变动的需要;

2、 能够对审批数据实现方便的统计汇总，生成统计报表;

3、 具有开放的接口工具，能够和HR系统进行充分整合，实现数据的交换和共享，这一条是项目的重中之重。

二、实施效果

1、工作流统一化

经过一番详细的比对和试用，他们选择了华天动力OA办公系统，并很快就实施上线。

现在，他们已经该OA办公系统上建立了包含总经办、财务部、品管部、人力资源部、采购部、营销部、总务部、便利店等八大类的50多项审批流程。集团所有审批事务均实现了网上操作，平均每天有70余项审批在网上进行，而平均审批时间则由原来的3—7天缩短到1—3天，极大的提升了整个集团的协同办公效率。

由于所有的申请单全部使用电子表单的形式，这样利用系统内的自定义报表工具，利众集团可以直接统计审批数据，生成各种统计报表。

2、数据整合

在OA办公系统和HR系统的数据整合上，利众集团也取得了良好的效果。事实上，OA办公系统中的所有审批单都和HR系统实现了数据关联。

因为为了维护方便，利众集团没有在OA办公系统中新建一套人员结构，而是共用HR系统中的部门和人员信息。这就意味着，在OA办公系统中打开一个审批单，里面的部门、人员等信息直接调用自HR系统。

如下面的“员工请假申请单”，“申请人信息”和“详细信息”中的工号、姓名、部门、职务等信息都是从HR系统中自动调用过来的。更重要的是，表单的已请事假、已请病假、已请年假等数据也都直接取自HR系统，记录了该员工自入职以来的请假天数，让申请人和审批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。

如此的数据调用会不会影响系统运行速度，增加等待时间呢?不用担心，经过先进的技术设计，数据调用达到了即时性的效果，不超过1秒钟的响应时间。

当申请单审批完成后，请假天数又会自动写入HR系统，更新HR系统中的数据。下次当该员工再发起请假申请的时候，就会自动累加他的上一次请假天数。

同样，入职、调职、离职、调薪、加班等审批也都是在OA办公系统中进行，原始数据调用自HR系统，审批结果再写回HR系统，自动更新HR系统中的相关数据。如此一来，就把OA办公系统和HR系统全面、紧密的集成在一起，很好的起到了消除信息孤岛，减少重复工作的效果。