应用协同办公系统 提升中海集团管理水平

中国集团下属的各分、子公司分布在全国各地，员工往返集团总部非常不便，不但耗费时间和精力，而且差旅费用不菲。同时地域分散造成的集团内部交流沟通不畅、信息资源难以共享等障碍，更是大大增加了集团公司对各下属公司管控和支持的难度，分布各地的员工仿佛置身孤岛，文件和资料只能通过传真、邮递、电子邮件等手段交互，没有系统、规范的渠道，且效率低下。

比如公司的资金管理方面，根据公司制度，子公司的所有汇款必须经由集团有关部门和领导审批，但纸质的汇款审批单只能以传真的形式在集团和子公司之间往返传递，规范性、安全性不足，加上审批环节较多，往往延误时间。

这也是不少集团化公司共同面临的管理难题。在网络信息技术迅猛发展的今天，基于网络访问的信息系统由于本身具有的一些特性，恰好可以很有针对性地解决此类问题。但传统的企业信息系统如财务系统、办公自动化系统（OA）、人力资源管理系统等都只局限于单方面业务，仍然不能解决公司管控困难、沟通效率低下等企业管理问题，因此一种基于互联网的协同办公OA系统逐渐成为企业信息化的主流方向。

与传统OA等其他业务软件相比，协同软件更趋向于一体化信息系统，同时它具备以下的三个不同于传统OA的基本特点：

• 首先，协同办公OA软件是一个沟通平台，并且要求全面实现沟通过程的时效性、完整性和有效性。
• 其次，协同办公OA软件是管理和协作的平台。协同软件必须能够实现团队协作，比如流程管理、事务管理、项目管理等等。
• 再者，协同办公OA软件是知识中心和应用运行支持平台。要以人为中心构建企业知识库和部署一些业务应用功能如人力资源管理、档案管理等。

从某种程度上说，协同办公OA软件就是每个团队成员随身的办公室。因此一般来说，协同办公OA软件是要支持完全的移动性的，可以利用一切网络资源；系统必须能实现跨地域、跨系统、跨网络的互通性，实现相互独立的不同应用系统可以自然融合；同时还必须具备动态适应能力，一种柔性管理能力，并且能够实现与刚性管理相结合。

可以发现协同办公软件的这些特点和中海集团管理方面存在的需求是不谋而合的，在对市面上众多协同软件进行了解、试用、乃至邀请多家厂商现场演示后，从功能、价格、易用性等各方面综合分析，公司最终选择了上海泛微软件的协同办公OA 平台e-cology。e-cology为B/S架构，无需安装客户端，通过IE浏览器访问，在任何接入互联网的电脑上皆可登录。无论服务器端还是客户端对硬件的要求都不高，整个系统的建设也并不复杂。同时e-cology界面较为人性化，操作相对简单，上手较快。

e-cology在功能架构上非常强调协同理念，以“网状信息”和“业务关联”的思想搭建系统，包含了工作流程、知识管理、人力资源、客户管理、项目管理等七个模块，涵盖公司各个业务部门，更为重要的是各个业务模块之间的信息相互关联、渗透，形成一个立体、多维的网状信息架构（类似网页中的超级链接功能）。该系统坚持“以人为中心，以流程为血脉”的设计思想，通过完全自定义的工作流程将公司员工串联在一起、实现跨部门的信息共享和业务协作。且系统提供了多种便利快捷的交流、沟通方式，具备协同软件的基本特征。

在系统实施期间也遇到了一些困难。正如大多数公司在实施信息化系统时会遇到的问题，即信息管理和业务脱节。由于也缺乏此类软件的应用经验，因而难以对公司实际需求进行深入挖掘和梳理，虽然会同相关部门进行了讨论，但在前期整理、设计公司的人力资源资料、文档目录结构、工作流程等系统初始化资料时仍然很难具备一个针对公司实际需求的设计思路和全局的规划，只能参照着厂家提供的案例，摸着石头过河，待系统上线后根据实践经验再作逐步调整。

更大的障碍来自公司内部。一个有着崭新理念的协同办公OA系统，必将对每一位员工的传统工作方式和固有习惯造成冲击并最终改变，这一度让部分员工、尤其是对电脑操作较为陌生的员工难以适应，认为系统界面凌乱，操作复杂，不易上手，电子流程不如手工流转方便。

幸运的是公司领导对此项目极为重视，推广之心坚决，采取了不少有力措施，如召集集团总部员工参加e-cology系统的应用培训；下发红头文件通知启用发文处理流程，并明确规定公司发文一律不再手工流转；高层领导通过口头和文字在各种场合大力宣传；组建信息管理网络，成立协同办公系统的专项工作组等等。

在进行系统实施和维护的同时，我们也积极开始了系统推广和人员培训等工作，起草系统启用通知和系统特点介绍；为系统的各项功能和每一项流程起草详尽的说明；在系统中设立了疑问解答文档，随时更新产生的问题；为每台电脑安装插件以及进行相关设置；手把手不厌其烦地教授身边的同事；还远赴福建等地为当地子公司量身定做文档目录，并督促有关人员积极提交有价值的公司资料；向每一位不理解的员工讲解系统应用的意义，以及远期所要达到的理想效果。
令人欣慰的是，绝大部分员工很快认识到协同办公OA软件的优越性和前瞻性，不少员工甚至无师自通，通过自行摸索就掌握了操作方法，并很自然地在系统中开展了自身工作。
同时在系统安全性方面也时有质疑之声，比较突出的担心是该系统在接入互联网的情况下，承载大量的公司资料信息，运转公司资金审批等关键的工作流程，它是否足够安全？在对系统进行全面的安全分析后，我们在采取必要措施的情况下，安全风险是可以承受的。系统的安全风险主要有以下几个方面：一是来自互联网的恶意攻击和病毒感染：根据防火墙厂家的意见，将防火墙访问规则设置到最严密的状态后，可以阻隔大部分的网络攻击，而感染病毒的几率是微乎其微；二是服务器硬盘的异常损坏导致数据丢失：服务器为双硬盘冗余，且采取每天备份数据到其他电脑的措施，最坏的情况下也只损失一天的数据；三是重要岗位人员账号密码泄露：加强管理，为此专门制定了保密管理办法。同时从管理员的角度，也要求自己时刻关注服务器运行状况，一旦发生异常情况须在最短时间内检查排除。系统运行以来，未发生信息安全事故。

在后续的系统维护工作中，随着对系统功能的不断探索、磨合和深入了解，我们再度会同相关部门对各自的需求进行了分析，根据实际情况对前期设计方案的缺陷进行了相应调整和完善。而在熟悉了系统的功能后，用户对于自身的需求也渐渐明朗，从早期需要管理员协助、引导到现在各部门开始主动对传统工作流程进行分析、改造，将流程移植到系统中。

经过很长时间的应用，在系统中制作了财务管理、公文管理、人事管理等各种工作流程二十余项、各类文档目录四十余个，累计创建流程一万八千多条，创建数据文件5GB多（压缩后），用户帐号三百多人，中海协同办公系统已逐渐涵盖和深入到公司经营管理工作的各个方面，发挥着日益重要的作用。尤其在提升集团整体管理水平、提高员工工作效率、加强制度化、流程化和标准化管理、加强信息资源共享、促进公司内部有效沟通和协作等方面效果明显。而且增强了企业凝聚力，一定程度上促进了企业文化的发展。

首先，登录系统集中办公的员工们通过便捷有效的沟通和互动而成为一个紧密协作的团队。而系统提供了新闻栏、公告栏、内部留言、协作讨论区、手机短信等多种形式的沟通渠道，确保团队之间沟通是顺畅快捷的，同时加强了集团内部的信息、资源的交流互通。

通过各种业务流程，集团公司对子公司的管控和支持也有了更高效的载体，如本文开头提出的汇款审批，制作成电子流程后，消除了地域限制，大大提高了流转效率，且流转过程中可伴随短信提醒，如果审批人员接到短信通知后随即上网审批，流转过程几乎可以不浪费任何时间。

其次，将公司制度和业务标准以电脑程序的方式具体化、固定化，员工在工作过程中就不必再四处查询有关规定，只需在系统中创建相应的工作流程并提交给下一节点，剩下的事情完全可以不用关心了。同时固化的流程不能随意篡改，避免了违规操作，有利于公司规章制度的严格执行。当然参与该流程的每一个人都可随时跟踪流程走向，关注进度，整个流转过程透明、规范而高效，并且日后可以随时查询，而不必求助档案员。

再者，e-cology致力于形成一个巨大的公司知识库，汇集公司经营管理过程中产生的各种资料信息，且提供高效的共享。凡在系统中流转的文档都将被一一收录，这使得公司知识库不断积累壮大，对个人而言，需要注意的是必须掌握在知识库中快速搜索目标文件的技巧。系统有灵活的共享授权机制，可在保证文件资料保密性的前提下充分扩大共享范围。

经济效益方面，不仅可见的如通讯费用、差旅费用成本降低，所创造的管理效益更是难以估计的巨大财富。

当然，软件并非十全十美，除了协同类软件本身的特性造成的软肋之外，e-cology软件在程序设计上的一些小漏洞也时常令人烦恼，但我们不能因为系统的一些小问题而对其全盘否定、从此裹足不前，更应看到其长远的优势和前瞻的理念。更何况通过我们深入的应用，我们已经切身感受到了协同办公OA系统的作用和引起的变化。

随着集团自身管理制度的不断完善，精细化管理水平的不断提高，更多的经营管理工作将移植到协同办公OA系统中来，系统将逐渐成为公司员工办公的核心。随着公司发展，对新的功能模块如物资管理、更全面的人力资源管理和档案管理等出了更高要求，下一阶段准备在合适的时候对系统进行大的升级，引入新的、更完善的功能。

而对于广大用户来说，最明显的感受是不必再拿着审批单子四处找领导签字了；不同部门之间的协作顺畅、自然了；文档资料更容易查找利用了；同事之间沟通更方便、联系更紧密了。