成功始于选择SharePoint

——上海夏普电子办公协同案例

大型制造业企业通常使用SAP管理制造、财务、物流、销售等流程。SAP的复杂性众所周知，企业对流程进行修改、扩展、维护都十分不便，不得不投入更多后续成本。上海夏普电子有限公司将葡萄城的工作流系统与SAP结合，根据实际需求方便快速地定制审批流程，使工作效率得到了显著提高。

工作流系统仅仅是上海夏普电子办公协同解决方案应用的一个方面，企业信息门户、单点登录和工作流三项技术整合运用，为上海夏普电子打造了信息高速共享，高度协作的办公平台。

一、 客户背景

上海夏普电子有限公司是由上海广电(集团)公司、上海广电信息产业股份有限公司、日本夏普株式会社、日本三菱商式株式会社、日本夏普电子技术公司(美国销售公司)共同投资1.5598亿美元组建的综合家用电器合资企业。公司成立于一九九二年六月，地处上海浦东新区金桥出口加工区，是第一家入驻浦东的大型家电合资企业。经过十年的奋斗，上海夏普已经成为了一家全国知名的综合性家电生产企业，产品从单一的空调机器，逐步发展成空调器、电冰箱、洗衣机、微波炉、电饭煲五大系列数百个品种的国家大型制造型企业。

上海夏普电子深知企业发展离不开对市场趋势的准确把握和预估。但这些信息是否能及时共享给所有相关部门和员工，却并非易事。信息在传递过程中，不可避免人为因素导致的延迟，而往往一次延迟就可能造成市场先机的丧失。

有鉴于此，上海夏普电子决定采用上海葡萄城信息技术有限公司提供的办公协同解决方案，在企业内部建立信息共享平台，同时利用工作流提升工作效率。

二、 客户难题

葡萄城的实施顾问总结了上海夏普电子亟待解决的一些问题，将客户需求归纳为以下几点：

• 多语言支持上海夏普电子由中国、日本、美国三方共同注资组建，员工分别来自于中日美三国。因此单一语言的系统无法顾及全部员工的用户体验，甚至给不懂第二门语言的员工造成使用不便。
• 工作流程管理上海夏普电子使用SAP系统对企业资源进行管理，但SAP的复杂性使企业无法在该系统中设计新的审批流程。企业希望能使用快速简单的工作流平台自定义流程节点，导入SAP数据进行审批，将结果导回系统。
• 协同办公上海夏普电子部门众多，企业希望通过协同办公以提高整个公司的工作效率。但部门之间的互相协作缺乏技术支持， 不能达到预期要求。
• 系统集成上海夏普电子使用多个系统辅助日常运营，系统多给员工登录带来了不便，员工从一个系统切换到另一个系统需要反复输入用户名和密码，而复杂的密码设置对于员工的记忆力着实是一项挑战，原先想要提高效率的良好愿望反而收到事倍功半的效果。

三、 上海葡萄城办公协同解决方案

葡萄城根据上海夏普电子的需求，为其提供办公协同解决方案，整合应用企业信息门户、系统集成、工作流平台三项技术。

微软原先为上海夏普电子实施过基于WSS3.0内核的门户系统，葡萄城将之升级到Microsoft Office SharePoint Server2007，在此基础上对信息门户的功能应用进行扩展。考虑到上海夏普电子的员工遍布中国、日本、美国三地，实施顾问搭建了多语言版本的门户平台，用户可自行在中日英三种界面间切换。

强化门户信息中心的地位企业信息门户主要是对全公司共用的信息进行统一管理、存储和发布，确保信息在全公司范围内能够被及时传递，并使得用户可以最方便地对信息进行检索和查询。上海夏普电子的门户系统细分为公司门户、部门门户以及个人工作平台三种功能。公司门户主要用于集中发布新闻、通知、公告、规章制度等务必通告全公司员工的信息；部门管理人员利用部门新闻模块对部门重要新闻进行集中管理和发布，并利用MOSS标准的文档库对部门内部常用文档进行分类存储和管理；员工可自定义个人工作平台的模板，创建个人资料库和与其他同事共享的文档库。

强化门户多系统整合及单点登录功能企业信息门户将公司正在使用的多个系统同公司域系统进行整合，并提供集中统一的身份认证。上海夏普电子从HR系统中统一导入人员及职务信息，凡是在HR系统中注册过的人员只需输入域系统的用户名和密码就可以根据相应的规则访问与业务相关的多个系统，无需重复登录。一旦员工离职，IT部门只需停止该员工的域帐号即可，既节省了IT人员的时间也为系统的安全性提供保障。

强化门户协同工作的优势企业信息门户为公司跨部门协作搭建了虚拟平台，不仅销售团队可以设立各自的工作站点，员工也能设立个人站点并同时添加项目组成员。仅以上海夏普电子应用的一个最简单功能为例，公司门户的日历可同步到部门站点，再由部门站点同步到个人工作平台。员工利用日历自行记录、管理自己的日程安排，包括休假时间、日常工作汇报等。这份日历可共享给同事，也能查询相关同事的共享日程安排，便于协同工作。

强化权限管理企业信息门户通过严格的授权管理保障信息安全性以及所发布内容的正确性。首先登录门户和个人工作平台的用户信息全部来源于HR系统。如果用户未曾在HR系统中注册过，即使能登录Windows操作系统和公司门户首页也无法使用下设的功能项以及进入部门和个人站点。上海夏普电子对文档发布有着明确规定，所有发布的内容都需要建立权限组进行审批，防止无用信息浪费数据库资源。

强化工作流概念正如引言所述，上海夏普电子在使用SAP过程中发现复杂的系统无法自行设置符合企业实际需求的流程。葡萄城的实施顾问利用自行研发的工作流引擎为上海夏普电子量身定制客户信息审批流程、产品信息审批流程。结合SharePoint提供的工作流配置平台定制各类应用于门户的审批流程，上海夏普电子的办公协同解决方案极力强化工作流概念，结合企业信息门户达到事半功倍的效果。

四、 客户收益

作为上海夏普电子建设企业信息化平台的一部分，葡萄城的办公协同解决方案为上海夏普电子的流程管理提供统一的IT解决方案，提高客户日常管理工作的效率和质量，促进企业流程管理的标准化、规范化。具体收益体现在以下方面：

• 信息共享，高效协作这是信息门户带给上海夏普电子最直观的收益。员工可以从公司门户网站上浏览到企业内容新闻，从而及时获得与业务或工作相关的信息。各部门及员工通过建立自己的站点，依靠文档、信息共享实现协同办公。
• 提高工作效率 降低后续开发成本上海夏普电子运用工作流完成申请、审批等一系列流程，使工作效率得到大幅提升。葡萄城的工作流引擎具有快速部署、用户可自定义、可维护、可扩展的特点，IT人员可方便地定制符合企业实际需求的工作流程，节省了后续开发成本。
• 提高保密性 降低安全风险上海夏普电子将HR系统与企业信息门户相结合，保证只有公司内部员工才可以使用门户以及工作流的全部功能，提高了信息保密性并降低安全风险。同时利用单点登录技术整合企业全部应用系统，使员工只需输入一次用户名和密码即可登录工作系统，节约了时间成本。