创新企业运营机制 提升内部管理水平

——金和软件助力水电四局有限公司实现全面协同办公

（一） 走进水电四局有限公司

中国水利水电第四工程局（以下简称中国水电四局有限公司 ）具有水利水电工程施工总承包特级，土石方工程、钢结构工程等专业承包壹级和市政公用工程施工、房屋建筑工程施工、隧道、公路工程等专业承包二级企业资质和进出口企业资格。中国水电四局有限公司建局50年来，先后独立建成了黄河中上游的甘肃省刘家峡、盐锅峡、八盘峡，青海省龙羊峡、李家峡，山西省万家寨六座大型水电站工程；参建了长江三峡、河南小浪底、广西岩滩、重庆江口等200余座大中小型水电站和福建长乐机场、甘肃引大入秦、等10余项非水电项目。其中在长江三峡大坝建设中，被誉为质量“五星级”工程，公伯峡建设中被树为全国文明施工的样板工程。

（二） 深化内控，塑造品牌

随着经济的发展，市场竞争的日益加剧，中国的建筑企业—这个中国最庞大的产业链的经营越来越艰难。加入世贸组织，在给中国建筑业带来难得的发展机遇的同时，也带来了不可避免的冲击和挑战。将来要直接面对国际承包商的竞争，国内建筑市场以及参与国际工程承包市场的竞争将会愈发激烈。如何在激烈的市场竞争中立于不败之地，如何在后奥运时代保持持续发展，摆脱经济危机带来的难题这是所有建筑企业都面临问题。

管理信息化是传统产业获得新生的必由之路。我国建筑企业能否在激烈的市场竞争中立于不败之地，关键在于企业能否为社会提供质量高、工期短、造价低的建筑产品。充分运用信息技术所带来的巨大生产力，提高自身的信息化应用水平和管理水平, 应该作为提升建筑行业竞争力的重点，这也是国外优秀建筑企业发展过程中的实践总结。

中国水电四局有限公司本次的信息化建设，把目标定在了深化内部管理，加强领导控制，全面实现工作协同方面，从企业内部苦练基本功，来加强企业市场品牌，提高企业的竞争力。

其实，水电四局有限公司的信息化建设工作从创办开始就一直跟随着企业的成长而不断的建设着，多年的工作，已经几乎达到人手一台电脑、公司及分支网络互通互联、项目管理、财务管理、视频会议等多套软件系统的规模，但在企业内部管理方面，却一直没有采用信息化的手段，随着企业的不断扩大，内部管理对信息系统的需求也越来越强烈，主要体现在以下几个方面：

1、公司信息传递的问题

内部信息传递方式传统，信息传递在及时性、成本方面相对落后，信息传递过程中不能量化，文档编辑痕迹无法保留，事后责任不明等。

2、公司化流程管理问题

公司内部要实现流程化、规范化、制度化、透明化。公文流转不流畅，不及时，对所发文件的跟踪、管理、落实以及后期的效果难以掌控；对各种工作计划、任务，各种考核目标的进度和实施效果缺乏精确的把握；高层领导对其管辖范围内的事情掌控不完整、不充分，给管理带来很大的被动性和盲目性。

3、信息孤岛问题

各种业务数据相对分散，没有建立有效的、综合的基础管理工作平台进行整合，导致信息的利用率低，没有产生更多的价值。

4、知识管理问题

各种业务数据分散，缺乏实效性，汇总速度比较慢，有价值知识无法共享，且积累的知识在传递方式上比较单一，无法形成规模式的知识传递。

5、企业文化的管理问题

企业文化的传递与反馈未形成有效的对应，对于企业文化的学习、落实情况无法有效掌握，更谈不上及时的进行调整，缺乏整体的企业文化管理体系。

6、内部协同办公问题

公司总部与各分支之间，协作没有有效的机制和平台，导致效率降低，成本增高，且无法形成有效的跟踪反馈机制。

水电四局有限公司基于自身特点及具体需求，把眼光放到了管理软件市场，期望通过管理软件来解决相关问题。经过甄选，最终选择北京金和软件股份有限公司作为整体解决方案的提供方与实施方。

（三） 千里之行，始于足下

任何一个软件项目的建设都要从一点一滴的小事做起，本次水电四局有限公司内部协同管理平台项目的实施策略为：统一规划，分步实施，落实好每一个细节。项目实施共分六大阶段，分别是系统规划，数据准备、系统建设、系统培训、系统推广与试运行与实施验收阶段。

1、系统规划阶段

在系统规划阶段，主要对实施范围以及实施计划进行确认，并对实施环境进行搭建，组织相关部门开展项目启动会议，介绍产品功能，让中国水电四局有限公司的项目组成员对系统有一个大体的认识，方便后期的实施工作开展。

2、数据准备

在数据准备工作阶段，主要进行由数据模板来针对各个部门进行数据收集，由于过去没有成型的数据，所以在数据手集过程中使得我们的工作开展比较困难，数据收集整整用了一周的时间，来完善整理。

3、系统建设

在系统建设阶段，由于系统数据的不完整，导致很多时候都要到各个部门去重新了解情况，对业务流程进行重新梳理，然后再建设到系统当中。

4、系统培训

在系统培训阶段，主要是针对管理员以及系统用户进行分次培训，针对个别没有参加的领导，进行单独培训，进过一周的培训，并及时解答在使用过程中的问题，使得每个使用人员对系统的使用有了基础，为了保证培训效果，针对不同的用户群，制定了不同的使用手册。

5、系统推广与试运行

在推广试运行过程中，主要有局办公室完成推广制度，并已公文的形式发至各个办公室以及分支机构，保证系统能够在水电四局有限公司达到一定推广效果。同时还请中国水电四局有限公司的局长担任项目总监，并从上到下采用强制使用来保证系统的使用。

6、实施验收

在实施验收阶段，由于前期的实施工作得到了中国水电四局有限公司领导的认可，最总由中国水电四局有限公司项目小组成员一致认定，可以验收。并于2008年3月21日正式签署验收报告。

（四） 待那山花烂漫时

中国水电四局有限公司选择金和作为合作厂商，经过双方不懈的努力，终于取得了丰厚的硕果，从最初要实现各个分支机构公文能够进行电子化传递到后来经过双方对方实施项目的沟通后，将目标确定为：打造公司化办公管理平台，实现公司内部的信息流转与共享，实现公司化的工作流管理机制，实现公司化的知识、文档管理。通过金和C6系统的实施，为水电四局有限公司打造了电子化的6大平台：

1、个性的信息门户管理平台

金和C6系统根据总部和各分公司的业务不同，设置不同的门户，这样公司的领导就可以进入分公司的门户查看相应的信息和业务情况。员工现在可以看到针对不同分支所做的门户，例如公司、上市公司等，员工还可以看到不同门户都可以进行个性化设置，可以根据不同的工作体系、也可以根据工作地点等进行设置，当员工见到门户以后可以看到不同的信息，而门户功能可以让员工在面对海量的信息获取有价值的信息，同时每个子公司也能看到有公司在每个门户中所共享的信息，但是对于不需要共享的信息可以放在独立的门户里，其他门户则无法查看，系统有严格的权限捆绑，所以能够保证信息安全。同时，个性化的公司门户平台具有强大的整合能力，可以将企业的其他业务系统整合起来，实现对各个业务进行充分的整合以使业务能够协调和平滑运作，实现无缝集成，门户提供了一个单一的入口，通过这个入口用户就可以及时获取不同业务系统准确的信息，个性化的公司信息门户达到信息共享和协同工作的目的。

2、灵活性的工作流数据整合平台

金和C6系统针对每个人、每一次的工作流程做到全方位、全过程、全立体的监控和管理，根据实际管理需要搭建流程，真正实现电子化、简易化、无纸化办公。现在在水电四局有限公司，员工可以看到无论是新员工的转正，还是出差申请或是内部请示，这些流程办理都不需要再去敲领导的门或是找N个人，根据管理规范，以电子化的方式处理过程，保证整个工作都能按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步，推送到相应办理人的工作台上，并且可以通过网络寻呼做到及时提醒，对于每一步的流程进程中的操作痕迹都有保留。另外我们通过流程追踪可以查看流程办到什么地方，并且对很急的流程进行催办，对于不想再办理的流程可以撤回，而管理者对于不合理的流程也可以进行实时控制，即使领导出国在外也可以随时接通网络进行流程审批，因为它具有强大的远程支持和分布式办公，这样一来大大加快了工作流的处理效率。电子化的工作流减少了水电四局有限公司的管理办公费用，高效的工作流提高了企业的办事效率，并且以智能的方式推动水电四局有限公司的规范化管理。在这个灵活的工作流程平台上，基于用户实际管理需要，可以自行定义所需要的各种流程应用和流程设置，保证流程能更好服务企业战略。这种灵活的以人为中心，以事为动力，以流程为血脉，通过流程将联动各个部门、各个人的工作，保证企业内部各个系统的信息流动。

同时还可以自行定义所需要的各种流程应用，完全基于用户需求，具有较强的灵活定义功能，可自定义流程、表单、直到字段，根据不同企业的不同运作模式，可由具有相应权限的人员对流程进行维护和订制，并能够图形化的显示出来，简易化操作。同时针对在企业信息化建设的过程中出现了众多业务系统无法整合而出现信息孤岛的现象，现在我们通过二次开发工具，为其他系统开放二次开发的数据接口，可以将其他系统的数据整合过来，领导每天需要查看的财务系统、项目管理系统的数据都不需要重复登陆其他系统，只要在我们这个平台上就可以直接查取信息，并且办理相应的流程，简化了领导审批流程的工作。

3、全面性的领导掌控决策平台

通过领导掌控平台，可以对工作清晰合理规划安排，对员工工作状态、效果的清晰把握，以及企业各项数据信息的全面掌控，平台提供了良好的领导掌控决策支持，保证战略的科学部署与执行。领导在在自己的工作台上就可以看到自己一天要处理的事情，通过日程安排可以合理规划时间，安排工作。其次系统具有强大的整合能力所以可以为领导提供各种用于决策的数据，通过待批、待阅就可以处理自己重要事务，查看任务执行情况、进展情况和计划规划；为了更好了解基础工作和日常工作，通过日记要知道员工每天做了哪些事情，发现了哪些问题，而这正是管理者所需要的，因为企业管理不怕解决问题，而是怕发现不了问题。但是员工的每天工作领导不可能都有时间去看，所以通过检查点可以看到下属工作情况，这也是一种间接授权的形式。所以通过这个工作平台，领导即使在家或是人在国外，也能随时了解公司每天发生了什么，也能办理相应的流程和检查工作，所以说远程办公、全局掌控企业管理不是一件困难的事情。

4、畅通性的信息交流沟通平台

一个有效的组织90%的时间是用来沟通，同样处于公司级别的不同员工所花费在沟通的时间也是不一样的，沟通在工作中发挥重要的作用，但是，在沟通经常会出现不及时、不量化、不协同、不互动的情况。提供专业的即时交流工具，体现企业的内部交流和外边交流，改变了交流摸式，以前经常通过EMAIL，电话和会议，而现在可以实现点对点、点与面的及时沟通，实现了扁平化沟通方式，而作为第三者可以同时参与到沟通过程中，随时保证协同，并且领导通过沟通记录能看到整个沟通过程，保证了沟通的不量化和不精确的现象。而工作日记则是搭建管理者与员工沟通的工具，便于了解员工思想动态，从而进一步做思想和情感沟通，通过领导批示可以将这种单方面沟通转为双方面互动沟通，具有极强的激励作用。通过博客和论坛，打破空间距离，让企业所有上下都能保持一种轻松自由的沟通；通过新闻评论的沟通，可以激发全员对企业事件的关注，从而保证通过事件联动人员沟通。通过邮件系统，保持企业内部与外部客户的良好及时沟通。

通过多渠道的沟通方式，让员工因为沟通保持工作更加协同和交流畅通，并且通过长时间的沟通，可以将这些沟通记录积累起来，将个人的隐形知识和技能、企业的散落知识共享起来，自动转为企业知识管理库里，成为企业的重要无形资产和财富。

5、系统性的知识资产管理平台

知识是企业的一种特殊的资源，是个人和组织的智力资本。企业的竞争最后也是人才与知识的竞争，金和C6系统知识管理可以让企业的隐性知识显形化，个人知识转为集体知识，作到知识在不断的积累应用的过程中不断创新和传递。知识管理是基于科学的设计理念而建立的，包括：学习习惯由被动转为主动；发布知识和获取知识是多途径、多渠道；知识快速传递、快速复制；知识管理的个性化。

学习习惯由被动转为主动：通过“我的订阅”，在我的订阅中，使员工的学习习惯由被动到主动转变，通过文档订阅查看，通过与网络寻呼及时提醒，将个人所需的知识直接推送动个人工作台，可以随时查看最新的知识，让知识找上你，也改变了学习由被动到主动的转变过程；发布知识和获取知识是多途径、多渠道：网络寻呼的记录、电子邮件的内容、内部论坛、博客等内容都可以直接推送至知识管理模块，加快知识文档的流动和共享，这在无形加速知识从隐形转为显形的转变。而获取知识有两种方式，当清楚自己需要什么知识的时候可以通过“知识地图”直接查找知识，方便知识的归类和获取；当不清楚自己需要什么知识的时候，可以通过全文检索；知识快速传递、快速复制：知识能够大流量、高效率的进行流转，把知识迅速而通畅的贯穿到企业工作的各个方面中，以最佳的方式实现知识的共享、利用和增值，通过不断的学习和丰富让知识能在全公司上下快速传递和复制，便于员工成长，培养学习型的组织。

6、和谐性的企业文化管理平台

和谐的企业文化管理平台旨在通过信息化手段解决企业文化落地难、传播难的现状，保证企业成员在这个平台上能随时了解企业发展现状，规范企业行为，参与企业文化建设，融入企业文化环境。通过新闻信息和内部通知，随时告知企业的发展情况，宣传企业的价值观，让处在不同地点的成员能跟上企业发展脚步，让更多的人触摸企业文化；通过规章制度宣传规范企业员工的行为，让员工能体验企业文化；通过公告栏可以送去温馨的祝福，为企业创造一个更为人性化的环境，让员工能感知企业文化；通过论坛和博客为个人的发挥和交流创造一个自由的环境，让员工参与企业的管理，建立一个更为和谐的企业文化环境。

（五） 应用效果：全局协同、辅助决策

水电四局有限公司通过运用金和软件C6协同管理软件办公平台，如今企业全体人员及时通过平台汇报工作进展，企业管理者可以随时查询到统计支持的数据，C6真正成为了辅助水电四局有限公司健康、快速发展的高效信息化工具，企业信息化建设也取得了良好的应用效果。

1、 领导与员工间的沟通更加顺畅。即时通讯工具很好的解决了企业内部沟通的问题，对于一些消息的传达是否已经被看会有一个详细的掌握，便于一些重要信息的传达和落实。

2、 规范化考核和绩效管理功能客观地对员工的工作予以评价，提升了水电四局有限公司的人力资源建设，杜绝了本位主义现象对企业可能造成的危害；

3、 信息传递及时有效，避免工作中的拖沓现象，有效提高执行力。任务的布置和汇报，领导可以随时查看布置任务的执行情况，让信息的传达更有效，执行力更强；

4、 流程审批大大提高了企业的办公效率，屏蔽了异地办公弊端，有效防范供应链断裂的潜在风险，同时，审批工作不仅更加规范化，还减少了日常办公成本消耗。

5、 辅助领导全面掌控，全面提升企业管理。尽管水电四局有限公司分支机构众多，并且绝大部分机构都在异地，但是通过检查点功能，即使在领导繁忙的时候，也能清楚公司职员的任务进展情况，是否响应了公司策略，是否正朝公司的既定目标前行，做到有效管理，规避企业风险。

（六） 项目经验分享

水电四局有限公司的信息化建设取得以上成果是水电四局有限公司与金和软件共同努力的结果。金和软件通过这个项目，总结得出以下成功经验。

1、成立专门的信息化小组

为了信息化项目的成功实施，水电四局有限公司专门成立了以总工为项目组组长的信息化小组。从前期深度调研、项目需求分析到中期的技术开发、后期的技术实施，水电四局有限公司信息化小组全程参与，各部门提交了高质量的数据，为项目的成功实施作了良好的铺垫。金和软件公司方面组成了由产品部经理、实施部经理、实施顾问、开发工程师组成的实施团队，在项目的不同阶段进行人员配置，为水电四局有限公司提供优秀的实施服务。

2、“领导带头”效应

自从金和C6系统实施开始的第一天，企业高层领导一直非常关注，并且对实施过程非常重视。他们会定期的听取整个项目组的工作进展，与此同时，对阶段性工作给与客观评价，并提出调整和优化的具体方案，与项目小组成员交换意见。

在公司总经理和党委书记的带领下，使用协同办公系统办公形成了一种良好的氛围，使得有些部门和单位已经停止了纸质文件的使用，逐渐形成了网络化办公的习惯。

3、优秀的组织培训

在实施培训阶段，为了保证系统能100％的全面运行，金和软件对企业上至总经理下到一线员工、系统管理员都进行了全面培训，还结合公司不同岗位的工作性质对C6 的各个模块进行详细讲解，让使用人员能够尽快熟练使用系统的各项功能，并且在这个平台上员工都明确了自己在公司中所处的位置、发挥的作用和工作的重要性，提高使用软件的积极性。

4、符合企业文化的信息化推广制度

软件的设计是灵活的，如何用好金和系统办公软件，如何把网络办公平台推广好成为了整个项目至关重要的环节。通过双方项目组沟通，我们结合着以往的实施经验、行业特点、以及水电四局有限公司的企业文化，我们订制一套比较符合企业环境的信息化推广制度，通过推广制度让员工更好、更规范地使用金和C6系统，充分发挥出协同管理平台的作用。

5、 全程服务保障

水电四局有限公司协同管理平台系统全线后，金和软件公司为了确保水电四局有限公司协同办公平台的有效运行，客户服务中心专门成立了一个服务团队，由一名客户经理和一名技术支持对企业的系统进行全程技术维护，做到24小时服务和远程在线调试；另外，金和人员定期进行电话回访和现场上门服务，力争为用户提供最满意的服务和最快速的响应。

通过金和C6系统，中国水电四局有限公司在信息的建设上有了质的飞跃，对于自身垂直化的管理效果有了很大的提升。金和软件不仅为中国水电四局有限公司提供了办公管理平台，而且把知道系统设计的“精确管理”思想真正的带到了中国水电四局有限公司的管理模式之中，带到了每一位中国水电四局有限公司的高层管理人员的心里。相信在不久的将来中国水电四局有限公司在金和软件的助力下一定可以插上信息的翅膀，如虎添翼！

6、网络环境和计算机硬件的保障
公司为推行网络化办公，改善了公司的网络环境，实现了公司Interneit的双线接入（同时接入了电信和网通），更新了公司总部的台式计算机，增加了部门领导使用笔记本电脑的数量，为今后长期使用网络化办公，实现现代化办公的手段迈向了新的阶段。

7、结束语

信息化是现代化企业的必然途径。网络办公协作平台作为企业信息化的重要组成部分，能极大地提高工作效率、节省运营成本、规范公司管理等，对实现网络化办公起着至关重要的作用，因此公司对其建设投入了很大精力和费用。自公司网络办公协作平台投入使用以来，系统中的公文系统、公司动态、信息交流等子系统运行良好，逐步替代了传统的行文方式。公司所属成员单位可以随时了解公司信息，不再需要批量印发和邮寄文件，既提高了工作效率又节约了费用。

随着网络办公协同平台在公司应用的深入，公司根据自身的应用需要，在原平台基础上进行了多次再造与开发，以提升公司的办“公自动化”能力。由于公司战略转型，业务运转模式发生转变，同时由工程局更名为公司制的运行模式，新的领导班子换届上任，又是公司成立五十年之际等重大变革的形式下，实现了网路化办公的手段，使得前任多届四局的老领导和职工感慨万分，四局五十年的辉煌，凝聚了多少人的心血，多少人为之付出了自己宝贵的生命，才使得一座座闪耀的明珠－水电站，屹立在祖国的大江南北，多少是一种安慰吧。

作者：吴清洲同志，在水电四局有限公司工程管理部信息中心工作。毕业于北京水电学院计算机应用专业，长期从事公司内部信息化建设工作，参加了公司内部组织的《计算机网络建设》获公司科技进步奖《工程项目施工管理信息系统的开发与应用》获全国工程建设企业管理现代化成果三等奖，《物资管理系统的开发与应用》获全国工程建设企业管理现代化成果二等奖，《全局干部管理信息系统的开发与应用》获公司科技进步奖《工程项目管理快报系统的开发与应用》获公司科技进步三等奖。