取胜之道——上海宝翼制罐有限公司实施企业信息门户案例

随着改革开放，中国国有大中型企业面对国际市场的激烈竞争纷纷走上改制转型道路，不仅注重从体制着手改变国企现状，也越来越深刻地意识到以高科技手段辅助企业管理的必要性，从而真正提高企业核心竞争力，为赢得未来的竞争打下坚实基础。

作为上海宝钢集团的下属企业，上海宝翼制罐有限公司在企业内部建立起信息门户平台，通过文档和高效协作建立知识管理系统，在转变思路谋求更大发展的道路上迈出了坚实一步，其信息门户平台构建经验可为同行业者参考。

GrapeCity作为宝翼制罐信息门户解决方案的实施商，以微软Office2007和SharePoint Portal Server2007为基础，搭建起一个文档共享、同步协作的虚拟平台，充分体现二十一世纪“高效、协作、共享”的精神，以科学的流程管理提高整体工作效率。

客户背景
上海宝翼制罐有限公司（以下简称“宝翼制罐”）是一家以上海宝钢产业发展有限公司为投资主体、为宝钢三期工程配套的中外合资企业，主要投资方有法国钢铁集团索拉克公司、荷兰霍高文集团包装钢铁公司，系国内首家钢制二片罐生产厂家。

宝翼制罐在上海、唐山等地都设有分支机构，随着业务规模扩大各分支机构的技术文档、设备更新资料越来越多，公司领导深刻体认到现代商业模式不再局限于“一时一地”，而是全球化的共同协作，尤其在诸如文档管理等知识库建设方面更需要各部门、分支机构的通力协作。有鉴于此，宝翼制罐将选型目光投向了GrapeCity提出的企业信息门户解决方案。

业务需求
GrapeCity的实施顾问通过调研企业需求，发现宝翼制罐存在以下一些问题：

公司信息查找不便 宝翼制罐的日常业务中，查找数据、文档等资料性文件所占比重甚巨。而公司将这些信息输入电脑后并未妥善进行统一管理，分散存储于不同的文件夹或员工个人电脑中，为其他人查找资料带来极大不便。

手工报表无法共享 宝翼制罐各部门都有自定义的报表，比如财务部专为员工报销制作了报表，但非本部门员工并不能直接利用这些报表，不得不打印出来让员工到专门的部门领取报表再进行填写，效率很低。

物料成本统计不及时 为改进生产工艺，宝翼制罐的生产流水线皆从国外引进，耗资过亿。生产线经常需要进行维修或零配件更换，这些数据由轮班的工作人员负责记录，日积月累数量惊人。在海量的数据中查找零配件更换资料，费时又耗费人力。

协同合作缺少平台 宝翼制罐分支机构、各部门之间缺乏高效的协作平台，造成各自保存文档资料，信息分散存储给员工查找带来麻烦的同时也不利于企业建立知识库，大大减缓企业信息化发展进程。办公系统缺乏远程工作支持能力，各个分支机构不能通过网络协同工作，只能依赖电话、邮件等方式做有限的沟通，降低了整体工作效率，甚至当关键业务人员在外时业务或办公流程无法按时完成的情况。

企业信息门户解决方案（EIP）
GrapeCity企业信息门户解决方案基于Microsoft SharePoint Portal Server2007，为整个企业构筑智能化管理工作平台，无缝连接个人、团队、公司和知识。使用企业信息门户解决方案，企业的信息流通道时刻向全体成员公开，帮助员工随时了解公司发展动态；大大简化的工作流程使企业运营更为高效，减少在无谓琐事上耗费过多精力；身处不同时区的工作伙伴将打破时空界限，在同一个虚拟平台上共同协作。
针对宝翼制罐的需求，GrapeCity着重加强以下几个方面的应用：

1.建立文档中心 GrapeCity为宝翼制罐搭建的内网门户专门设计文档中心放置企业各部门的原材料数据、技术文档。

2.建立报表中心 宝翼制罐的成本报表涉及生产、销售、物料、物流等方方面面，GrapeCity在门户站点设计了报表中心，方便相关业务人员随时填写，即使在离线情况下也能通过下载以及上传方式及时进行汇总。

3.完善轮班管理机制 宝翼制罐的生产线分三班工作，换班时需要记录废品良品等信息以及生产巡查的次数。GrapeCity在门户网站上设计了生产轮班的资料记录站点，方便管理人员核查交接班记录，也能对员工实际工作进行有效监督。

4.运用工作流程 宝翼制罐利用GrapeCity的工作流引擎在SharePoint Portal Server2007上实现工作流程管理，包括实现网上费用报销等日常工作。

给予客户的收益
企业信息门户提供统一的标准方式，使得这些必需的信息可以从其不同的存在地点、不同的表现形式中方便地提供给需要这些信息的人，成为公司用户快速方便获取信息的大门。企业信息门户表现在用户面前的，就是一个简单的、个性化的、集成的和统一的界面和环境。

信息共享 这是EIP带给企业最直接的收益。实施了EIP系统之后，宝翼制罐的员工可以从公司门户网站上浏览到企业内容新闻，从而及时获得与业务或工作相关的信息。各部门通过建立自己的站点，依靠文档、信息共享实现协同办公。

提高工作效率 这也是EIP系统突出的表现之一。快捷的文档搜索功能节省了员工用来查找信息的时间，工作流程的自动提醒功能也可以帮助员工及时处理待审批的文档、以及售后服务的跟踪回访等工作，大大提高整体效率。

加强文档管理 EIP系统文档管理功能帮助用户按照不同类别集中存储文档并按不同权限进行管理，能方便地建立销售、服务等各类知识库，为各部门协同合作提供基础。

构建协同合作平台 协同工作、技能查询和专家定位是EIP的重要元素，部门内部和部门之间可以通过企业信息门户将需要相互协作的任务发布出来。同时，企业信息门户还能实现对业务数据的分析显示。不仅如此，员工之间针对工作的探讨、公司与员工的互动沟通都能在这一平台上实现。

建立知识型企业 使用企业信息门户最关键的收益是促使企业向知识型主导方向转变，销售资料、售后服务类文档、培训资料等统一放置于门户站点上且能方便得被搜索到，有助于完善员工的知识储备。

宝翼制罐通过实施企业信息门户解决方案，在信息化道路上迈出了一大步，也为国有控股企业向信息化运作过渡提供了良好的范本。在国际竞争的大环境下，固步自封者必然会被淘汰，唯有积极进取方为制胜之道。