用友E-HR打造高效人力资源管理

金瑶集团成立于1995年，为中国运动服饰及休闲商品的专业零售商。并于旗下知名的零售连锁店和百货店致力销售优质及潮流商品。自1996年以来，通过百货店在国内的各销售点，集团引入了多个国际化运动、休闲及时尚品牌，为国内主要城市日趋富裕的消费者提供选择。集团在国内营运历史悠久，其百货店已成为深入各年龄阶层的知名品牌。凭借优质品牌，拥有多元化的零售业务经验，金瑶集团的使命是于未来数年成为中国最顶尖并带领潮流的零售连锁店和百货店经营商之一。

集团组织架构如下图所示：

一、项目需求和目标

随着集团业务范围在全国各地的不断扩大和企业规模的不断壮大，根据企业的规模和业务布局特点，现有的管理模式已无法满足日益提高的企业管理水平，主要表现在：

1、现公司业务分布全国各地，除上海总部以外共下设十三家门店，每家门店相对独立，管理分散不集中，信息的沟通与交换产生较多的瓶颈，领导无法适时动态地掌握公司的发展状况，影响到领导层的决策;

2、对各地日常业务流程无法做到适时监控，管理流程不规范，管理松散，执行力低造成办事效率低下。

3、各地HR业务管理水平参差不齐，对于公司既定的各项制度落实不到位，无法实现企业精细化管理的需求。

4、日常繁重的事务性操作和各类核算浪费了大量人力、物力资源。

二、目标

基于以上及其它多种因素，现需要建设一套完善的企业信息化管理系统以满足和提高企业的管理水平，达到以下目标：

1、构建集团管控的信息化统一平台，实现日常业务数据的集中处理，业务信息的动态适时的筛选，对数据信息提供分析，为领导提供决策支持。

2、通过对业务流程的审批控制，实现全国各地门店的日常业务监控，规范业务流程，提高执行效率。

3、通过信息化建设与应用，培训造就一批精通业务，能熟练使用软件的一流管理人才，促进公司的人力资源管理向人力资本管理方面更进一步。

4、将人力资源从业人员从繁重的日常事务性以及核算性工作中解决出来，并投入管理性、分析性的工作当中去，为以后进行建设性、战略性的人力资源管理奠定基础。

5、促进人力资源管理四化建设：组织结构专业化、工作方式标准化、管理制度流程化以及办公无纸化。

三、项目解决方案

1、总体规划

2、整体业务处理说明

系统上线的模块分别为：客户化、组织机构信息、人员信息维护、人员变动管理、薪资管理、时间管理、招聘管理、培训管理、绩效考核模块。在各模块中分别处理相关业务，并且各模块间存在关联关系。各模块操作流程分别为：

1)在客户化模块中设置各类参数，其中在基本档案设置完成后，人力资源部的组织机构管理员负责维护角色权限的管理、用户管理，通过对用户分配不同的权限，从而达到数据的安全性。设置人员类别并且在人员进行正式系统前可以按不同层级关系建立相应的公司、部门、岗位等基础信息，包括内部组织机构变动调整。

2)在组织机构中，我们需要完成公司、部门和岗位结构等基础设置。是人员信息档案的基础。

3)进入人员信息维护，完成对人员信息采集，人员信息的维护并且生成各类卡片和花名册，是整个人力资源信息系统的核心，其它的业务模块的业务开展是建立在人员信息管理之上的。

4)在人员变动管理中，根据实际业务需要对其进行转正、升职、轮岗、离职、以及跨公司集团内部调动等业务流程，处理后的人员信息自动转入到人员信息管理的相关信息集中，需要走审批流程的可以定制各类型的业务流程。对在离职管理中，对离职人员的信息维护后自动转入到人员档案中。

5)在薪资管理模块中，薪资专员必须按时每月对员工薪资档案维护，并更新最新的薪资数据。遇到公共信息项目的变化如公式的变化，需要和系统管理员共同完成薪资的调整，完成薪资发放工作。所有自助用户都可以通过自助服务查询本人的薪资数据。

6)在时间管理中，HR相关业务人员根据业务的需要，设置考勤规则，进行班别的定义和员工的工作日历排班和调班处理，根据考勤结果生成考勤日报和月报;进行出差管理、休假管理以及加班管理等工作，最终生成相关日报表和月报表，生成的考勤结果和薪资项目关联，参与薪资核算。

7)在招聘管理中通过职位空缺管理中招聘职位的发布、WEB自助招聘服务中应聘人员用户注册，简历的在线投递、HR业务人员在系统的应聘人员管理中应聘人员信息的筛选采集、将暂不符合条件的人员放入到人才库管理中，对于审批后符合条件的人员转入录用人员管理中，对于录用人员的信息完善后提交到报到管理中，报到入职确认，对于审批不通过的人员还可转入到人才库管理中，人才库中的人员可以再转入到应聘人员中进行再次的录用。最后通过设置好的数据转入规则，报到后的人员信息会自动转入到人员档案中，从而实现整个人员招聘的流程化管理。

8)在培训管理中主要通过对培训资源档案管理，培训需求调研和需求填报审批，需求汇总后进行培训计划的制定，制定公司级和部门级的培训计划及对计划的审批，最后在培训活动中进行申请审批发布，员工可以通过员工自助服务实现在线报名，由相关人员对报名进行审核，最后对培训的结果和培训的资源进行评估，生成员工培训的档案。相关信息会记录在人员档案的教育培训信息中，通过系统实现培训流程管理和培训档案的管理。

9)在绩效考核中通过设置考核周期、考核等级、考核指标、考核人与被考核人类别以及考核的评分规则等相关设置，再根据不同的考核对象配置不同的考核量表，定义不同的考核方案，结合自助服务系统实现全员参与的考核打分，系统根据设定的评分规则生成考核结果，对于审批后的考核结果运用于薪资核算中和作为绩效沟通的依据。

3、解决方案

1)人事薪资业务流程

A、人事业务流程说明

日常业务分为：人员转正、岗位调整、内部调动、试聘用人员、跨公司调动。

人员转正、岗位调整和内部调动业务流程：由部门经理提出申请，提交HR部门审批并执行人员变动调配，变动后的结果会体现在人员信息维护的工作信息中，并同时在人员的任职记录或者人员的履历信息中生成一条新记录。

跨公司调动：由员工所在原公司部门经理或者HR业务人员提出调配申请，提交后由原公司主管领导审批，审批通过后，目标公司的HR主管领导审批，领导审批通过后，原公司HR业务人员在人员变动管理中执行调配，调配完毕后，再由目标公司的HR业务人员执行人员变动的调入处理，执行完毕后，人员档案会由原公司转入到目标公司的人员信息维护中。

B、薪资业务流程说明

薪资类别分为：员工月工资、试聘用员工月工资、季度奖和综合差旅费;

不同的薪资的类别分配不同的用户角色权限。(系统已预设完毕)

薪资发放项目：不同的薪资类别对应的薪资发放项目不同，系统预设好各类别的薪资发放项目并分配好薪资项目的用户角色权限。(系统已预设完毕)

薪资业务流程：用户登陆系统后在薪资管理的的薪资核算进行以下操作设置

薪资档案设置：

a.将试聘用人员薪资类别转入到正式员工月工资薪资类别中;

b.将兼职人员或外派人员加入到相应的薪资类别中;

c.设置人员发银行及银行帐号信息，设置人员是否薪资停发以及该人员的税率表

数据接口：根据系统已预设的各接口，先将相应的数据接口导出(导出的是一张手工模板表样)，HR业务人员将考勤数据或者公积金调整等手工信息填入到相应的表样中，再将此表导入到系统中即可完成手工项薪资项目的信息导入。

薪资计算：在完成薪资档案设置和数据接口导入后，在薪资发放节点点击“计算”按钮即完成薪资计算，计算完毕后，所有薪资项的结果计算出来。

HR审核：预设的薪资的项目中将薪资的审核方式设置为“在薪资审核节点审核”，在薪资计算完毕后，根据业务流程，由HR进行审核。

财务审核：由HR审核通过后，提交发放申请，由财务角色进行审批。

审批不通过：发回到HR重新进行薪资档案设置和薪资计算，再重新提交发放申请。

审批通过：1)提交由领导系统内进行审批，审批通过后由财务进行薪资发放。

2)财务直接进行薪资发放，HR进行系统外提交领导审批表单由领导审批。

薪资发放：薪资审核完毕后，由财务进入薪资发放节点点击发放，发放完毕后才可进期末处理。

C、报表处理说明

1)工资发放条和部门工资汇总表，工资发放签名表，在薪资发放后，在薪资发放节点直接点击打印即可。

2)薪资报表的报表查询，在薪资计算完毕后即可生成薪资调整表、缺勤扣款表、公积金表，补贴额度表里的数据。

报表图例：

(薪资发放表)

(薪资调整表)

(公积金贴扣表)

(社保缴费明细表)

……..

4、实施回顾

1)项目规划阶段：双方领导高度关注项目的建设，客户还专门聘请了一位在信息化建设方面具有丰富经验的人员担任关键用户角色，由IT部总监和HR总监担任项目经理以及由HR业务骨干组成的项目组，制定了实施主计划及各阶段的实施计划、明确项目组成员的职责并制定了项目组工作制度，为后期的项目顺利实施打下良好的基础。

2)蓝图设计阶段：此阶段是非常关键阶段，决定了整个项目实施的方向。首先按照各业务板块进行业务需求调研，参与调研的业务都具有较高业务水平，在他们的紧密配合下，根据调研的结果，对期业务进行整理、分析后向客户提交需求分析报告，并且得到客户的认可确认。根据分析报告，我们又为客户提供业务解决方案，双方对业务解决方案进行多轮的研讨、多次的调整，最后确认。在此阶段同时完成了关键用户的培训以及产品安装等多项工作任务，特别是方案的确认标志着我们系统建设的框架已经构建完成，为我们下阶段的系统建设提供了明确的目标。

3)系统建设阶段：根据既定的实施方案，我们按照方案设计的思路进行各类参数的设置，薪资及考勤等各业务模块的初始化，其中对于静态数据的整理、导入以及方案的测试我们花费了较多的时间，投入了较多的资源，特别是测试工作，在这过程中发现和解决了很多的问题，对提高整个系统的质量起到非常重要的作用，为我们后期系统的正式上线和全面推广铺平了道路。

4)系统切换准备：在此阶段主要配合客户进行培训工作以及系统维护制度的建立及系统操作手册的编写等工作。，为系统正式上线打下基础。

5)系统切换上线：在系统建设阶段和切换准备阶段做了大量的基础工作与完善工作后，向领导作了项目汇报，并且得到领导的认可，各业务人员根据自已的业务权限，正式进入系统进行日常业务的处理工作，系统的正式切换上线也标志整个项目取得了阶段性的成果。

6)持续支持阶段：在系统上线运行的一段时间内，我们提供了完善的支持服务工作，确保了系统的正常运行，同时在此过程中也及时解决了很多在测试阶段没有发现的问题，对系统做了进一步完善和优化，大大提高了系统的运行效率和使用效率，同时也大大的提高了客户的工作效率，提高了企业的管理水平。在此的阶段所表现出来的结果让客户非常满意，达到或超过了客户预期的效果，于4月初对项目进行全面验收。、

项目验收并不表示该项工作的结束，而是标志着我们工作新阶段的开始。实施项目验收后，公司人力资源部及各分店应按照工作计划要求，扎实地做好每一步的工作，以尽快地适应管理的要求，提高工作效率，提升工作水平。

四、项目价值

通过借助信息化平台的应用，实现了：

1、提高效率：根据同HR业务人员的交流获悉，原本每月需要花上一周左右的考勤统计与薪资核算工作现在大概只需要1天左右的时间即可完成，更多的只需几个小时就可以完成，而且不会担心出错。更重要的是所有信息的采集、数据统计以及各项业务审批工作流程可直接在系统中完成，不再需要像往常一样的“下发通知--各单位统计(期间还需要花费大量时间精力进行沟通)-公司收集汇总(期间还会花费时间精力人工进行调整)-上报”等一系列繁琐的工作。通过信息平台就可大大减少这样的上传下达的中间重复工作，为我们节省出更多的资源去做更重要的分析性工作和管理性工作，为企业创造出更大的价值。

2、规范管理：通过信息平台的建设与应用，将大量基础性的工作进行规范整理。把考勤制度以及日常考勤业务、人员变动业务流程、新员工招聘流程、合同处理、培训活动、绩效考核业务处理、薪资核算业务流程以及各业务线之间工作流的关联等HR业务，在全集团范围内规范统一，通过系统的审批流程与权限功能控制实现日常业务的规范管理，特别是对考勤制度不统一和存在少数人情关系而使得考勤制度无法得到切实执行，薪资制度的不规范、不统一或是统计口径不一致等情况得到根本的改变。

3、加强控制：随着公司规模的不断扩展，员工的增加，薪资福利的调整，管理幅度越来越宽，要求管理水平的不断提高，“工欲善其事、必先利共器“，系统的应用为我们提供了“利器”。通过一系列规范统一的数据，直观求实的图表，可为我们提供及时、准确、全面的信息，可以加强对系统实际情况的掌握，为政策制定以及领导决策提供强有力的依据。

4、提高业务水平：每一项管理工作，都是“与时俱进”，随着外部环境和内部因素的不断变化，促使我们要不断地改变工作内容、工作方式与工作手段，因此在系统建设之初我们就明确了要将传统的数据整理统计工作转化到信息的全面掌握和信息的综合分析上来，管理要上新台阶。

5、提升信息利用度：应用系统后，我们把原有零散的、片面的信息通过信息系统转变为既可从整体把握又可从细处研究;既及时、全面又能做到准确。提高我们掌握实际情况有能力与分析能力。

五、项目总结：

1、项目成功因素

1、人的因素：

1)双方的领导的高度重视，为项目建设提供了丰富的资源。

2)双方项目组成员良好的工作态度是至关重要的，因为项目建设是个较长的过程，在此过程中会增加很多的工作，而且会遇到很多的阻力，所以没有良好的工作态度来对待这项工程的话，那么系统建设将会很难顺利进行下去。

3)项目组成员丰富的业务知识和较高业务水平为系统建设提供了很好的技术支持。

4)双方各部门之间的密切配合和各方资源的合理协调。

2.产品的因素：

用友NCHR具有良好的功能性和系统的可扩展性，通过各类参照的调整设置可以最大限度地满足客户的业务需求。

3.流程的因素：

通过系统的建设同时对客户的业务流程进行了一次全面的疏理，通过调整或者是重建的方式对不合理的流程进行改造，大大提高了工作效率，大大提升了项目的价值。

2、顾问心得

任何计划都要制定成可实施，可追踪和可考核的;

对于不熟悉的业务领域要勇于学习，接受挑战，同时要积极协调资源支持。

要融入到客户的业务和组织中去，知己知彼方能百战不殆，在实施过程中要积极主动，在客户面前充分展现顾问的业务水平，在客户心中树立良好形象。

对于实施方法论要灵活运用，切忌生搬硬套;

要充分认识到项目实施的复杂和困难，保持敏锐的洞察力和风险控制能力;

要站在客户的角度思考问题，把握客户的关键需求，为客户排忧解难;

与客户保持充分的沟通。

关键用户的培养非常重要，可以为我们在实施过程中解决很多的问题，同时为后期的上线支持会起到很大的作用，充分实现知识的转移。

3、客户感言

1、自用友E-HR项目实施至今，金瑶与用友的双方合作非常默契，对用友实施方梁明认真负责的实施工作也非常满意。

2、对用友E-HR系统现阶段可以实现的功能认可，现阶段系统可以实现我方对E-HR业务应用需求。

3、基于以上，认可金瑶人力资源信息管理系统通过验收。