北自所RS10/ERP助北车集团天津装备公司实现信息化登高工程（1）：物流管理助企业降本增效

国家“十二五”规划提出“两化融合”概念，将“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化”作为中国制造行业转型升级、科学发展的根本要求。在此背景下，大量 制造业企业通过引入 ERP系统及其管理思想，规范制造流程、降低企业内部采购和库存成本，实现了企业物流、信息流和资金流的统一和协调，极大地提高了生产效率。与此同时，占据制造业比重70%以上的离散制造业企业仍基本停留在小批量、多品种的生产模式上，繁多的物料和复杂的工艺造成了诸多管理弊端。因此，在离散制造业中全面实施ERP系统具有很强的导向与现实意义。

1 企业概况

天津机械轨道交通装备有限责任公司（以下简称“天津装备公司”）是中国北车集团旗下一 家具有百年历史的车辆配件制造和研发单位，主要产品为缓冲器、弹簧、增压器、调速器、制动机、滤油器等，广泛应用于客货车辆、内燃机车、 电力机车、船舶、 汽车、摩托车及核电站等领域。该企业的弹簧研发和生产通过技术改进实现了设备一流、工艺一流、产品一流，现今处于国内领先和国际一流地位。企业早期已使用总账系统、物流系统、固定资产、合同管理、应收应付系统，解决了公司主业产品财务、采购、销售、仓库的有机结合。随着业务的快速增长以及市场竞争的日趋激烈，目前的管理信息系统已不能满足企业发展的需要。同时，为了响应集团 企业信息化发展战略规划的要求，天津装备公司希望应用先进的ERP系统，进一步优化组织机构、管理模式、业务流程，构建统一的财务业务一体化平台，实现信息共享和资源整合，形成适应企业发展需求和特点的数字化管理，为实现提高企业整体素质和综合实力的战略目标提供持久支持。基于此，天津装备公司实施了北京机械 工业自动化研究所（以下简称“北自所”）提供的RS10/ERP系统。如图1所示，本次ERP系统实施范围主要包括 销售管理、 物流管理、生产制造管理、技术管理和 财务管理五大业务模块，本文重点介绍其物流业务模块的系统实施。

图1 天津装备公司ERP系统实施范围

2 天津装备公司物流业务现状

天津装备公司的物流业务涉及其供应部、采购部、生产制造部、运营管理部和质量保证部五个部门，分为采购管理和库存管理两大部分，其管理现状如下：

（1）采购管理现状

天津装备公司具有采购职能的部门有采购部、生产制造部外协处、抽油机事业部和其他各分厂。采购部主要负责采购原材料、标准件等物料；生产制造部外协处主要负责采购毛坯等带图不带料的外协件；抽油机事业部具有自主采购权，负责采购抽油机产品的外协件；其他各分厂具有自主采购权、负责采购一部分多元化经营（简称“多经”）产品相关的采购件。

企业目前在采购业务管理上存在一些问题，主要有：①各分厂的采购业务不易管理：企业为提高各分厂承揽多经业务的积极性，规定各分厂可自主支配80%的多经利润。各分厂通常使用这项资金采购一部分多经产品的原材料和零部件，但导致了采购业务的多头管理，且难以管理这些物资的及时出入库情况、实际用处和用量，因而造成全企业的物流信息不一致。②供应部参与采购需求申请和采购计划编制：因采购部和生产制造部无法掌握库存信息，各分厂将物资的采购需求须先提交给供应部进行库存情况审核后才能提交给采购部，这使得各分厂的采购需求申请的审核流程复杂化；同时生产计划部编制生产作业计划后须先下达给供应部，供应部结合库存情况编制物流需求计划，采购部再依据物料需求计划编制采购计划，这使得计划编制的流程和周期加长，生产制造部对生产计划的控制能力减弱。③临时采购需求申请较多：因临时的采购需求申请较多、采购需求申请的计划性不强，供应部和采购部频繁须应付临时采购，致使工作效率较低，采购成本高。④采购物资到货后未入库即被各分厂领用：采购物资会因分厂紧急使用物资、发票未随货而到、未及时签订采购合同等原因在到货后未办理入库手续即被各分厂领用，这导致了信息流滞后于物流，给采购管理造成不便。

（2）库存管理现状

天津装备公司具有库存职能的部门有供应部、生产部、国际贸易部和资产管理部。供应部主要负责原材料库、成品库、物资回收库的管理；生产部负责毛坯库、立体库的管理；国际贸易部负责多经产品库、轧制工具库、涨紧装置库的管理，但都是虚拟库，多经产品库一般生产完即发货，所以基本无库存，其他两个仓库由供应部代管；资产管理部负责设备备品备件库的管理。

企业目前在库存业务管理上主要存在的问题有：①部分信息流与物流无法及时同步：企业要求“当天领料当天必须开票、当天数据必须当天录入系统”，但因分厂紧急使用物资、发票未随货而到、未及时签订采购合同等多种原因仍然出现“白条出库”的现象。同时，现用的管理信息系统与立体库没有集成，须在月底进行集中手工录入系统。这都导致了信息流与物流无法及时同步，不便于库存的及时管理与决策。②同种产品完工后进入不同库房：因部分产品有多重用途，对外直接销售的须进入成品库，对内用于再组装和再加工的须进入半成品库，且根据生产计划需求，这两种成品库之间存在临时转库现象，这造成一物多码，不便于库房的统一管理。③多经产品仓库主管部门不明确：国际贸易部负责轧制工具、涨紧装置的出入库手续和手工账的管理，但其实物由供应部代管，这导致财务和实物的管理部门不统一，库存管理责任难以理清。

3系统实施目标

针对天津装备公司物流管理的上述现状及问题，其ERP物流业务系统实施目标主要包括以下四个方面：（1）实现采购业务从采购计划、订单管理、接收入库、采购付款全流程通过信息系统进行统一管理；（2）实现仓库各类入出库业务、盘点等业务通过信息系统进行统一管理；（3）通过系统分析采购订单的执行情况和库存物资状况，为生产管理提供快速可靠的信息支撑；（4）实现采购计划在北车 供应链管理系统SRM统一招标，实现集团采购管理。

4天津装备公司ERP物流业务的解决方案

围绕天津装备公司物流管理出现的问题和ERP物流业务系统实施目标，北自所对天津装备公司物流业务（含采购业务和库存业务）的主管部门职责和系统流程进行重新梳理，并提出具体的解决方案。

4.1采购业务系统解决方案

在采购业务方面，主要的解决方案为“两个规范、两个实现”，即规范采购计划执行部门职责、规范多经业务的采购管理和实现对采购订单执行情况的及时跟踪、实现集团供应链系统与分公司ERP系统集成。

（1）规范采购计划执行部门职责。ERP上线后可共享库存信息，生产制造部编制的采购需求计划已考虑库存情况，不再需要供应部参与采购需求申请的审批和采购计划的编制。因此，将采购计划职能集中于生产制造部，产品的生产用料、非生产用料都由生产制造部编制采购计划。而采购部根据该计划进行采购，生产制造部外协处根据该计划执行外协计划，抽油机事业部根据该计划执行抽油机产品的带图不带料外协件的采购。

（2）规范多经业务的采购管理。除抽油机以外的各分厂不再具有采购职能，统一收归采购部管理。各分厂原具有自主采购权的多经产品由各分厂提交采购净需求申请并录入系统，生产制造部编制采购计划时考虑采购需求，计划生成后下达至采购部进行统一采购。同时，为了提高采购效率，各分厂可以与供应商洽谈，谈妥后交由采购部执行采购。

（3）实现对采购订单执行情况的跟踪。通过采购订单执行情况的查询功能，实现采购员和相关领导对采购订单的跟踪，实时掌握订单的执行情况，包括每笔订单的已入库数量、已开票数量、已付款数量和金额。其中，采购订单执行情况跟踪的有效开展主要依赖采购物资到货质检后及时办理入库手续和付款后采购员及时进行付款核销和订单核销。

（4）实现集团供应链系统与分公司ERP系统集成。通过使用webservice接口，将SRM与ERP系统进行集成，实现信息传递。集团管控的物料，从ERP系统中生成采购计划后，上传至SRM系统进行招投标，降低企业采购成本。在SRM系统中找到供应商并做好合同后，下发至ERP系统执行采购业务。