ERP技术在财务信息化转型中的应用探讨

来源: 万方数据
2014/3/21 15:08:00
随着信息系统的深入应用,充分应用ERP技术手段,推进企业财务监管信息化水平,是提高企业管理的有效途径。因此,财务工作必须转变理念,开拓创新,突出风险防控,充分发挥财务职能作用,推动公司持续有效健康发展。

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本文关键字: ERP 财务信息化 信息化 自动化

“建设一流企业财务”对财务转型提出新要求,在财务监管实践中,以最低的成本实现最优的控制是财务监管工作的核心。随着信息系统的深入应用,充分应用ERP技术手段,推进企业财务监管信息化水平,是提高企业管理的有效途径。因此,财务工作必须转变理念,开拓创新,突出风险防控,充分发挥财务职能作用,推动公司持续有效健康发展。

1 完善资金到账管理,实现营业资金实时监控及清理

随着销售企业经营规模与经营范围的不断扩大, 业务经营的复杂程度也不断加大,加强对营业资金的管理显得尤为重要。特别是对于地市一级公司来说,油站用工优化不断深入,职能部门对资金监管的压力也陡然增加。提升ERP系统实现对营业资金的实时监控以加强对营业网点的现场管理,是当前亟待解决的难题。

1.1 优化流程,实现营业资金到账检查全覆盖

通过开发资金到账检查程序, 能自动显示油站资金应到账、已到账、未到账金额,数据罗列简单明了。但是以资金占比情况看,直分销、IC卡、非油品业务绝对资金量也较大,且有部分未银企直连网点。因此,优化流程,将所有经营业务资金到账情况纳入自动检查核对范围,开发数据转换接口,将非银企直连的网点通过数据转换, 导入ERP系统后实现自动到账检查。通过上述开发,实现对营业资金到账检查的全覆盖,可以减少财务人员对复杂数据的整理,从而有利于加强对重点高危环节的监控。

1.2 提升管理,实现信用客户资金监管及时性

由于受多方面影响,社会资金面总体偏紧,企业更要加强客户信用管理。①要加强对直分销客户应收款余额的控制,②要加强对IC卡见票充值的后续跟踪检查。通过对ERP系统应用的提升,开展对客户信用以及应收款余额双重控制,即在月度信用额度内,企业开票不受控制;同时对客户维护月末控制应收款余额,如果上月余额超过控制额度的,次月即使在信用额度内的,也不能开票。开发IC卡支票充值管理系统, 对见票即充客户在ERP系统中进行充值到账管理,实时监控支票到账情况,及时提醒已充值的未到账IC卡客户,实现见票即充客户跟踪管理,提高支票到账安全性。

1.3 完善程序,实现到账检查财务清账自动化

在手工清账状况下,财务核算人员需要花费大量的时间核对营业网点上报的销售日报,对支票单位还要逐一整理清账,财务人员难以腾出空余时间对网点现场管理情况进行第一时间监控。因此,在资金到账自动检查的基础上,开发自动清账程序,对已核对一致的网点营业资金,实现系统定时自动清理,集成财务清账凭证。

2 优化合同管理系统,实现合同项目资金支付闭环管理

从目前销售企业合同系统应用现状来看,合同订立通过系统统一管理,但合同的后续管理,如资金申请、支付审批以及凭证集成未能实现统一, 印花税应税合同不能实现系统自动计算统计。由于合同签订、履约、资金支付以及会计核算相互脱节,大大制约了工作效率的提高,也存在人为调节、线外操作的管理风险。

2.1 优化合同项目管理系统

在现有合同管理系统的基础上, 对涉及合同要素的项目,如合同金额、付款要求、付款日期等关键内容实行按字段管理,在此基础上开发ERP系统合同管理子模块并与合同管理系统集成,根据合同流水号自动读取合同中有关付款的要素信息,实现合同履行支付申请表自动生成,进而取消纸质手工审批。

2.2 实现合同项目闭环管理

经办人在合同系统创建合同并经过审批完成后, 在其ERP登陆初始界面,提供待办清单,并对合同履行情况实行未清项管理。经办部门需要对外付款时,经办人员只能在未清合同项目上提交支付申请,对资金需要单独申请的合同项目提示自动提交流动资金申请,待上述审批完成后,支付申请自动流转到财务部门进行对外付款,并自动集成财务凭证。付款完成后,合同履行支付申请自动关闭,不得重复提交。

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责编:王雅京
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