基于ERP系统的采购管理与传统采购管理的对比

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP(物料需求计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。

ERP系统主要包括了财务、物流、人力资源等核心模块，具有以下特点：

(1)数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性。

(2)集信息技术与先进管理思想于一身，改善与优化企业业务流程。

目前，国内90%企业实施ERP时主要运用于物流管理，其目的主要是通过利用ERP对信息强大的、快速的处理能力，从而实现物流成本的降低。本文将针对ERP系统平台下的采购管理模式与传统采购管理模式进行详细的论述。

1 基于ERP系统的采购管理模式

以国内某大型电力公司的ERP系统为例，对ERP系统下的采购管理模式进行概述。

1.1 采购管理模块内容

该采购管理模块主要包括：需求计划管理模块、询/报价管理模块、合同管理模块、采购订单管理模块、采购接收和验收管理模块、采购付款管理模块、供应商评估管理模块等七个部分。

1.2 采购管理业务流程

生产部门编制物料需求计划—物资采购部物料综合平衡—库存物资库存领用—无库存物资编制采购计划申请单—编制询价单，上传网上报价平台—供应商网上报价—接收报价，编制报价单—确定供应商—签订供货合同—编制采购订单—物资到货验收—验收不合格办理退货—验收合格，仓库办理接收—编制付款申请单—发票、接收单、验收单、合同、付款申请单送交财务办理结算—供应商评估管理。

1.3 ERP系统下采购管理的特点

结合ERP系统中采购管理模块内容和业务流程，可以针对该系统平台下采购管理模式的特点归纳如下：

(1)整个管理系统是以计算机系统为主体，严格按照既定流程模式进行运营的，采购人员必须按照设定的采购流程逐级执行并提交审批，才能完成整个业务。在这一流程管理模式下，整个采购过程与采购数据可以达到监督与共享，实现采购阳光化。

(2)以计算机为媒介的ERP系统，通过对物料采购数据的统计汇总，对比分析，可以较好地掌握物料流转的规律，对物料的采购价格趋势进行把握，从而为进一步实现物料的集中化采购，集约化管理奠定良好的基础。

(3)在系统中，要对每一种物料规定最大储存量和最长储存期限。当库存超过最大值时，系统会发出提示信号，以便采购人员采取纠正措施，确定经济订货量。

(4)网上报价系统有效地缩短了采购时间，降低采购成本，内置的完善的网络评估机制，可以收集与保存采购信息，便于对交易数据进行搜索与统计分析。

(5)采购合同订立，采购订单制作完成后，系统可以提供多种查询途径，及时跟踪采购合同执行情况。

(6)ERP系统内的各种物料的入网供应商，都必须经过认证，资质审查合格才能建档，否则ERP系统将拒绝执行。

(7)严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行一系列的对比，如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。必须几方面都相符才能执行付款程序，严格控制不良资金流出。

2 传统采购管理的模式特点

与基于ERP系统下的采购管理模式不同，传统的采购管理模式主要是以人为主体的一个采购管理流程，采购计划从申请到执行整个过程由采购人员全权负责完成。其主要特点归纳如下：

(1)按需采购。由于传统采购模式下，采购计划的制定没有严格的管理要求，因此，采购人员直接根据需求部门的需求申请制定采购计划，执行采购活动。