对ERP应付模块运行的探讨

潍柴重机股份有限公司是一家大型机械制造企业。公司2004年开始实施ERP系统，ERP系统覆盖了财务核算的整个过程，ERP系统使用的成功经验也相应推广到集团的各分、子公司。提高了企业在市场中的竞争能力和应变能力，作为ERP应付模块的关键用户，笔者结合实际谈一下自身的体会。

1 ERP系统应付模块给企业的财务管理带来的影响

1.1会计核算工作效率的提升

1.1.1 提高了材料成本核算水平

当采购业务实际发生时，实际采购价格与计划成本之间存在差异，系统会自动生成采购价格差异。供应商开具发票入账时，自动匹配形成发票价格差异;根据价值工程部下发的价格通知单，每月初进行材料计划成本的成本更新。并及时维护一揽子采购协议价格，提高材料成本的准确性。

1.1.2 提高采购资金计划的编制水平

对于长期合作的零部件供应商，付款周期一般比较固定，根据与供应商的付款协议，在系统中维护各种付款条款，系统根据付款条款与条款的基准日期来计算各笔应付款的计划付款日期，付款提款的定义可以明确到天。比如：10天后付40%，30天后付60%，某供应商次月的付款计划=该供应商所有在次月付款之前需要支付但尚未支付的应付款之合计。系统自动扣除质量索赔(贷项通知单)及质量保证金(暂挂部分)，通过系统中资金计划报表，每月自动导出采购付款计划，提高工作效率。传统软件无此功能。

1.1.3 往来核算管理细化和可追溯性得到提升

应付模块中能够提取各种管理数据，为管理者决策提供数据支持。传统软件的账龄分析，只能从单位三栏账中一笔一笔地提取，工作效率和准确率低，而ERP系统根据报表要求，能够提取各账龄段的往来分析。同时，ERP系统将财务核算与业务模块集成，从财务数据直接通过系统追溯业务交易，方便快捷，如通过追溯能够查询到供应商的应付账款入账、付款、索赔等信息，追溯查询到供应商的发票金额、税务发票号、以及每个物料的采购价格、接收号等信息。

1.2 确保应付账款的安全性

(1)ERP系统中应付模块的核算包括采购发票的录入和应付账款的支付，应付模块有保证金的暂挂功能，可以从应付账款中预留保证金，在系统中做标示，从系统设置上保证了资金的安全性与准确性。传统的应付账款软件，根本不具备该功能。无论供应商是否有余额。办理相关手续都可以付款，应付账款会出现借方余额，一旦供应商停止供货，将给企业造成损失。

(2)应付模块付款时需要支付到每一张发票，只要供应商余额充足系统才支持付款，否则系统无法运行，从而确保应付账款的安全性。

1.3 提升财务监控与预测风险能力

应付从采购到付款的管理流程看，从采购订单及一揽子采购协议开始，仓库保管员在系统中根据收到的物料做采购订单接收，应付会计在应付模块录入应付发票并按物料、数量和价格与采购接收的记录进行匹配，匹配相符的才能通过发票验证并生成应付账款。开单数量、单价等与接收数量、单价不一致时，系统在验证时会将该发票进行“暂挂”，状态提示“需要重新进行验证”。如此暂挂项在允许范围内，需要有相应权限的人进行释放处理。这样一环扣一环的业务处理，使采购业务的内部控制得到加强，有效防范了没有采购收料单或超量接收、采购价格不对就入账的风险。

1.4 与往来单位对账准确率高。提升了企业良好形象

使用ERP应付管理模块后，提升了与供应商核对往来账目的准确性。给企业树立了良好形象。已经与几百家往来单位核对账目，笔者所在的企业没有出现一笔入错账目的情况发生，准确率和对账效率极大提高，而供应商却经常出现串户、入错账，这是手工账和传统核算软件所不能做到的。ERP系统的强大功能能够使供应商与物料通过批准的供应商列表，在ERP系统进行关联，从采购订单到物料入库，再到发票入账，都进行了控制关联，可以这么说，在应付账款模块中，你想入错账都难，这是ERP应付模块最大的亮点。

2 ERP应付模块实施中出现的问题

ERP系统是一项复杂的系统工程，经过这几年的实际应用，ERP系统应付模块在使用过程中也发现了一些问题，主要有以下几个方面：

(1)ERP系统升级后形成的漏洞问题。ERP系统升级已有半年，通过实际操作，逐步发现原有的风险控制点部分失效。比如ERP系统升级前，在应付模块中取消标准发票，财务信息能够即刻导入总账系统。ERP系统升级后，应付模块取消标准发票后，财务信息不能同时导入总账，分两天完成。取消发票当天。标准发票信息导入总账。取消发票的第二天，取消发票信息导入总账。特别是月底最后一天取消发票，到次月1号才能导入总账。影响财务信息的准确及时。

(2)ERP系统没有采用逆向物流程序，存在潜在的财务风险。仓储部门在ERP系统中做退货处理，对已经接收入库的物料退货，系统不能打印负数入库单，只能冲减原接收物料的数量，若供应商发票已入账或已经付款又发生退货，ERP应付模块系统无法控制，存在很大财务风险。

(3)应付模块供应商出现采购订单总数量人账问题。在应付模块中，个别供应商的采购发票不能在“收据”界面，按物料“接收号”匹配入账，出现“采购订单”总数量入账，看不到“接收号”。

(4)采购订单关闭不及时问题。影晌材料各期的采购价格差异和发票价格差异。

3 解决问题的，办法及措施

(1)建立ERP应付模块风险评估机制，防范系统风险。①建立ERP应付模块风险评估机制。通过定期和不定期的，由相关关键岗位人员参加的、面对面的风险评估讨论，结合采购管理和内控制度，针对风险控制点进行重新评估;②形成书面问题报告，送达信息化部专业人员，力求从系统内完善：③项目经理确认无法从系统内实现的，制订控制措施，确保形成闭环式管理。经过信息部专业人员测试验证，完善未入账报表，运行AP管理系统会计核算流程;应付会计从应付模块导入总账核算信息时，提交日期参数为T+1，取消发票信息就能正常导入总账，解决了系统升级后的漏洞问题。

(2)制订ERP退货业务流程，制订严格的规章制度和管理办法，形成书面文件下发。仓库保管员在ERP中严格接流程操作，并做好退货历史记录;最大限度地减少财务风险，使所有的风险点都在可控范围内。

(3)在系统维护部门或层面，建立系统运行的监控指标体系，及时发现并解决系统或业务运行的异常点。供应商的采购发票不能按接收号匹配入账，是系统维护错误造成的，可见提高运维人员责任心、内控意识和管控水平非常重要。

(4)建立定期关闭采购订单的运行机制。提高采购订单、一揽子发放的及时率，保证接收物料采用最近期的采购订单。

(5)重新编制ERP系统应付模块操作手册，及时记录在ERP实施过程中所积累的经验知识，满足了财务人员日常工作的需要，对ERP操作中出现的问题提供了指导，提升了财务人员的工作质量和工作效率。

4 结论

ERP系统应付模块直接关系到整个ERP系统的质量。对会计人员提出了更高要求，不仅对应付模块要操作熟练。对前端的采购模块、库存模块、成本模块也要有所了解，找出业务的关键控制点，ERP系统就能更好地为财务管理服务。