ERP与全面预算管理融合解困传统预算缺陷

传统预算编制方式下的信息不集成，未能真正发挥预算管理进行“事先计划”的作用；事中控制所需反馈信息时效性差；事后分析时信息收集不足会导致分析结果出现较大的差异。ERP与全面预算管理的融合是解决传统预算缺陷的一条可行之路。

一、ERP与全面预算管理融合：解决传统预算缺陷的思路

（一）ERP与全面预算管理融合的理论基础

首先，企业的主要目标是盈利。为达到这个目标需要通过预算分门别类、有层次地表达企业的各种目标，包括销售、生产、成本、费用、收入和利润等．这些企业的总目标．通过预算被分解成各级部门的具体目标，体现在ERP上就是一种“事先计划”。其次，计划一经确定，就进入了实施阶段。管理工作的重心转入控制，即设法使经济活动按计划进行。ERP能在事中实时监控整个过程。控制过程包括经济活动状态的计量、实际状态和标准的比较，以及两者差异的确定和分析。并采取措施调整经济活动等。预算是控制经济活动的依据，也是衡量其合理性的标准。当实际状态和预算有较大差异时，要查明原因并采取措施。通过ERP软件对预算执行情况的分析结果可以作为业绩考核的依据。从以上两个方面的分析，可见。财务活动是全面预算管理与ERP系统的交叉部分，二者的融合可以通过以该交叉部分——财务部门为核心向企业的其他部门扩散，从而形成在企业整体层面上的融合。以产生最大的整合效应。

（二）ERP与全面预算管理融合：产生整合效应

1．从价值流方面来看，ERP中融入全面预算信息。可以实现事前计划、事中控制、事后反馈三者的统一。在ERP中，可以将企业的研究开发、设计、采购、生产以及销售等职能看作一个价值链，产品通过整个过程的流动，体现出其附加价值。价值链被视为一个整体，管理者通过价值链控制着整个价值流的总成本。价值流的体现主要通过管理会计来实现。通过管理会计模块，可以方便地查询企业的成本构成和各种影响因素，为管理人员提供分辨可降低成本的高价值活动。但ERP系统缺乏对企业价值流的全面预算，管理会计只是在成本发生后进行统计核算。再将价值流信息用于“成本核算”模块中进行成本控制，导致进行成本分析时没有统一的衡量标准。因此，在价值流管理中加入全面预算管理信息是必要的。通过将全面预算管理融入ERP管理会计中，ERP系统能及时根据全面预算管理所反馈的信息进行成本控制。

如下图所示，在ERP中融入全面预算信息，可以实现成本发生前先预算；成本实际发生时，价值流与预算价值流并行。通过管理会计模块对比、分析控制；最后将实际成本信息与预算的差距进行及时反馈。

2．全面预算管理系统与ERP中其他子系统集成。形成了企业各种资源的信息集成系统。ERP系统将企业的基本流程联结在一起，从来自顾客的订单进而控制和管理库存数量，直到在各种账表上记录。通过会计、制造或材料管理系统。ERP系统可以自动记录且执行计划并产生报表，使企业能即时掌握内部资源运转的信息。ERP中要如同考虑设置生产计划员一样设立预算员，保障预算员的地位。预算人员周期性的跟踪预算和预算的执行可以对业务量成批更新，保证企业各部门的需求，符合经营运作计划，从而不断满足当前资金消耗情况，实现物流与资金流、信息流同步。ERP系统对于企业内部的信息能有效地即时整合，通过延伸的升级系统可以联结外部信息，使企业内外部信息相互调节，达到资源共享、信息及时的整合效应。

全面预算管理系统可分为预算编制、预算控制、预算分析和考核系统。预算编制方面，在ERP环境下，预算编制所需要的数据都可由ERP其他子系统提供。销售预算由销售子系统和市场预测子系统产生；生产预算由主生产计划子系统产生：材料采购预算由采购管理子系统产生；存货预算由库存管理子系统产生等等。所以，在ERP环境下，全面预算管理信息系统町以根据其他子系统的变化随时更新预算的编制。同时预算的变化又反过来影响各业务子系统的执行，从而构成了一个闭环的管理系统。预算控制方面，预算控制系统的功能主要是在预算期间对ERP的各业务子系统范围内采用一定的控制方法，对预先设定的预算项目进行控制，并提供相应的预算控制报告。当经济业务发生时该业务作为一个事件实时驱动相应的子系统获取信息。同时驱动预算子系统的控制器接受数据：预算控制器将计划数与实际数进行比较，根据控制方法进行有效控制。财务与业务的协同使企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈，从而加强资金流的全局管理和控制。预算分析和考核系统方面，预算分析和考核系统对企业内部各级责任中心执行结果（实际经营业绩）和预算指标之间的差异进行分析评价，是对各级责任中心考核和评价的依据。在预算执行年度，按固定时间由ERP其他业务子系统中取得预算执行数据，并与期初预算进行对比分析，对不同预算从不同角度进行差异分析，找出预算的不合理之处，并综合分析整个预算和生产计划的进行情况。

3．ERP可以及时提供全面预算管理所需要的数据，有效地实现全面预算管理。ERP包含的产品结构图和物料清单之间的数量关系、物料主文件中记录的采购成本、工作中心文件中的各种小时费率、工艺路线文件中的标准时间等数据可满足全面预算中对基础数据的需要。会计核算功能是ERP中极其重要的组成部分。因此．ERP也可以满足全面预算对历年基础数据的需要，即ERP可以提供以前年度的财务数据、报表数据以及各种重要的预算数据。当企业的实际业务发生时，ERP系统会记录下当期发生的各种实际的业务、会计数据等。因此．对于全面预算需要的预算年度发生的会计核算数据，ERP可以及时提供，通过与当期预算数据的比较。分析出不同性质的量化差异。对于ERP软件没有提供全面预算所需要的其他数据．可以通过相应的功能扩展来实现。

全面预算管理与ERP融合可以实现企业的事前计划、事中控制、事后反馈三者的统一；全面预算管理与ERP系统的各子系统的有机融合和信息的充分共享以及及时提供全面预算管理所需要的数据，可以有效实现全面预算管理。总之，二者的融合，能更好地贯彻集团公司的管理思想．在管理流程再造、员工行为优化和组织关系调整等方面发挥着积极的主导作用，增强集团对资源的有效配置能力和对集团公司战略目标的支撑，提升集团的核心竞争力。

二、提升融合质量中应注意的问题

企业将ERP系统与全面预算管理融合只是提高管理水平的第一步，在此基础上还应当进一步提升融合质量，才能最终真正实现ERP系统与全面预算管理的全面融合。为此，在实践中以下几个问题要引起注意：

（一）开发完整的管理系统。企业整个管理系统应综合考虑企业内外部环境、业务模式，选择合适的软件系统、管理模式来实施管理。要求管理系统必须不仅能适应企业的管理环境．更重要的是能够实现ERP系统和企业全面预算管理的无缝连接。

（二）企业的组织机构设置应柔性化。可以根据管理的需要灵活设置责任中心，也可以根据需要调整责任中心。相关的经济业务可以自动调整。

（三）预算管理过程流程化，且流程可以重组。将预算的编制、预算的执行、预算的调整等工作在系统中用工作流的方式实现，也可以根据管理的需要进行流程的调整与重组，从而使管理流程得到持续的改进和优化。

（四）预算管理与财务、非财务业务相融合。预算管理控制可以延伸到业务的发生点。实现一体化管理，可以进行“实时控制”、“事前控制”。在“业务的发生点”进行预算控制，就是指在业务经办时就能受到预算的控制与监督。这才是真正的“事前控制”；应避免把会计凭证制单环节的定额控制当作“事前控制”。

（五）预算项目体系应设置灵活，编制方法多样，能够适应企业不同发展阶段预算模式变化的需要。预算项目体系、预算编制方法要和企业的业务模式以及预算管理模式相适应：企业在不同的发展阶段会选择不同的预算管理模式。这就需要预算项目体系、编制方法可以灵活调整。

（六）建立不同的预算分析评价模型。为管理层提供强大的决策支持。预算分析与评价是预算管理的重要环节。应在该环节预置多种分析模型，自动产生实时分析结果，为各级管理者提供及时、有效的决策支持。