当内控搭上ERP的“顺风车”

无疑，ERP为企业内部控制提供了一个全新的运行环境，同时也对企业内控产生了很大的影响。东风悦达起亚汽车有限公司就是一例。

“东风悦达起亚自从内控搭上ERP的‘顺风车’，运营成本降低了，费用支出可实时监督，数据分析更加方便及时，舞弊事件更是少之又少了。”东风悦达起亚汽车有限公司财务部运营总监仇大华在接受《中国会计报》记者采访时说。

记录采购环节的“蛛丝马迹”

在ERP环境下，企业可以有效加强对业务环节的内部控制。以采购环节为例，东风悦达起亚每年需要采购大量的机器设备和辅助设施，全年的采购业务量巨大，对公司的经营影响很大，所以加强采购环节的监督与控制显得格外重要。

“在ERP环境下，东风悦达起亚对采购环节采取了‘网上流程报备’的方式，网络系统中留下的详细数据记录，随时可以查看。”在对东风悦达起亚的调研中，南昌大学科学技术学院财会系副教授谭文浩对此印象深刻。

据介绍，东风悦达起亚的采购分为一般设备的采购和重大设备的采购。一般设备的购买由采购部门的业务员在资材采购系统中进行电子招标，选择资信度高、服务好、产品性价比高的产品供应商，这样公司每年可以节省几千万元的采购成本，从而大大降低了经营成本。对于重大设备的采购，由业务员提请书面报告进行战略采购，然后领导在几个符合条件的供应商中选取最优的一个。以上所有采购流程都是在系统中完成，在系统中都有详细的数据记录。这些记录在下次采购的时候，相关人员可以参照对比，减轻公司的利益受损程度。

通过预算实时控制费用支出

在东风悦达起亚的系统流程中，所有业务部门的费用支出，都必须通过SAP远程操作，方能进入SAP财务系统。

一般业务发生的费用主要分成两部分，一是综合费用，二是工厂投资项目。综合费用包括制造费用、管理费用、营业费用、直接材料、辅助材料等，在SAP中通过会计科目进行控制。例如，车间的设备维修费通过该车间的制造费用预算进行控制。而投资项目则是通过投资预算进行控制。例如，冲压车间需要购买一台2400T压力机，需使用其压力机的投资预算号。通过使用投资预算号和会计科目，有效地控制了各项费用的合理有效的支出。“任何项目，如果前一年度没有申请预算，则无法申请付款或报销。SAP为预算控制职能的实现，提供了强有力的信息系统支撑。”仇大华总结说。

另外，任何部门申请费用或投资都必须由业务部门的预算员做一份起案报告，由财务部进行必要性、价格、数量等项目的审核，确认通过后由领导签字，然后通过资材采购系统传输到采购部，由采购部对价格、数量、付款条件进行审核。在此基础上，才能进行招标并确定最终的供应商。这样做的好处显而易见：在保证产品质量的前提下，可以选择质量、服务最好的供应厂商。若采购价格低于业务部门的预算申请价格，则业务部门就节省了该部门的预算经费，改善了资金的配置。

数据分析方便及时

在传统的环境下，财务人员将大量的时间花费在会计核算上，很少有时间去分析数据，并在数据分析的基础上改善企业的经营管理。

比如在手工环境下，领导要取得一个重要的决策数据，通常要由下面的人忙碌很长时间才能得到，而且数据的准确性还很低，严重影响决策的质量。“但是，现在在ERP系统环境下，要提供一个数据，可以随时从系统中导出，非常方便快捷。”仇大华说。

在ERP环境下，东风悦达起亚可以通过系统直接掌控某些核心数据。“在此基础上，对这些数据进行深层次的挖掘、分析，比较分析企业运营状况是否正常、健康，在同行业中是否处于优势地位。如果企业的经营业绩不是很理想，则及时分析原因，控制成本费用、改善营销策略、提高销量、优化业务流程、挖掘产能加快技术改造，通过一系列的数据分析，快速改善了企业的经营现状，优化了资源配置，加强了企业内部的控制，提高了资产运营效益。”谭文浩对此做出较高的评价。

将舞弊事件“扼杀在摇篮”

ERP信息系统的本质就是要将企业内部的资源进行整合，优化资源配置，最大可能地发挥资源优势。

“要使得资源优势最大化，首先就是要将所有业务流程规范化，将人为操纵的影响控制在最小范围内。而要做到这一点，既要有强有力的内部控制制度的有效运行，又要有严密的系统控制程序。”谭文浩说。

在东风悦达起亚，ERP系统正是这种管理理念的载体，在实施ERP信息系统的过程中，就将这些控制理念灌输在系统执行程序中。“例如，填制会计凭证的人与审核记账的人不能是同一个人，负责发票入账的人员不能同时具有付款清偿权限等等。在SAP系统中，每一笔付款清账凭证都可以找到对应的应付款凭证，这两个凭证是相互关联与牵制的，真正起到了内部控制的作用。”仇大华举例说。