一个采购分给多家供应商 分拆采购为了啥?

作者:阿峰
2007/7/6 16:37:07
本文关键字: 运维 ERP运维

一种材料采购分给多家供应商,看似增加了工作量,然而企业却可能因此而节省资金并缩短供货周期。

一个请购单多家供应商,到底为了啥?

“我们采购部又提出了一个需求。现在需要一个零件10000只,该零件默认有3个供应商。采购部不想只下给一个供应商,而想按百分之五十、百分之二十五、百分之二十五的比例分别下个A、B、C三个供应商。按照现在的做法,只能按照一个供应商生成请购单。要分单的话,只能手工分单,请问有方便的解决之道吗?”一早沃奇公司丁经理便提出了这样的要求。

且不论沃奇公司的这个需求是否能够解决,阿峰认为首先要判断一下这个需求是否合理,一般情况下一个请购单交给多家供应商,企业会出于以下目的:

① 请购数量过多,若只交给一家供应商的话,估计会供应不及时;

② 供应商之间进行平衡。有时候,特别是大单的情况下,为处理好各家供应商的关系,会把采购量在各家供应商之前进行分配;

③ 有时出于交货期的考虑,也会做类似处理。如有供应商A、B、C,A供应商的交货期平均为10天,B供应商为15天,C供应商为25天,但是,价格A供应商最贵,B供应商次之,C供应商最低。一般情况下,当然是都向C供应商购买,但是由于C供应商交货期比较迟,若向其购买的话,会影响最后产品的交期,所以,采购决定部分向A供应商购买,在不影响生产交期的情况下,剩余数量向C供应商购买或者再在B与C供应商之间进行分配。

以前遇到类似情况时,修改自动生成的请购单的数量,并手工开立其他供应商请购单,以达到分单的需求。这种方法的优点是不用额外的设置。缺点是每遇到类似情况,都要手工操作,缺乏控制;若此类情况的供应商较多,一张请购单要分给十个供应商则工作量比较大。

看来这个需求并非空穴来风,既然可以为企业业务部门带来便利,又切实存在这样的应用,提出解决方案阿峰责无旁贷。不过让阿峰高兴的是,随着沃奇公司的ERP项目逐渐成熟,企业也开始逐渐注意细节问题的解决了,离项目完工的日子不远了。

分拆采购 一项采购分给多家供应商

阿峰给出了ERP处理分拆请购单的解决方案如下:通过在原材料基本信息处设置供应商之前的分摊比列,然后在请购维护窗口会给出分摊的建议,由采购员进行维护确认。

以沃奇公司的套筒采购为例。假设现在需要一原材料“套筒”,需求数量为30万只,该原材料有A、B、C三个供应商,企业统计历史数据,一般情况下,按50%,25%,25%进行分配。则从理论上来讲,应向A供应商采购15万只,向B供应商采购7.5万只,向C供应商采购7.5万只。

采购流程如下:

可见关系请购分购的流程由“原材料基本信息”、“请购单维护”、“请购单生成请购单”三个环完成。

① 原材料基本信息

在此环节中,主要设置各个供应商之间分配的比例。如上例子,我们可以给套筒添加供应商A、供应商B、供应商C,并且分别设置分摊比例为50%,25%,25%。进行如此设置后,系统在考虑向谁采购时,就会按次比例来计算采购数量。

若B供应商由于质量等原因终止向其采购时,一般会在供应商基本信息处,把该供应商设置为“不准交易”。此时,系统会提示用户,该供应商已经设置了分配比例,要设置不准交易前,必须先调整分配比例。

② 请购单维护阶段

因大部分时候,需求部门并不关心我需要的东西是向谁请购,所以,在请购单中,不会反映供应商信息。但在请购明细中,有一字段,用来控制是否要分单采购。若数量少时,可能不需要分单请购,则可以把分单请购去掉。

请购单审核时,会根据在原材料基本信息处设置的比例,在“请购单维护”界面中,30万只套筒被分解成三条记录,分别向A、B、C采购15万只、7.5万只、7.5万只。

在此处,采购员可以根据实际情况,修改数量。如为了方便统计,把B供应商7.5万只套筒改为8万只,则C供应商数量会自动改为7万只,而A供应商数量不变。即数量修改时,是根据原材料基本信息处设置的供应商顺序来修改。假设原材料基本信息设置了ABCDE五个供应商,若B的数量发生了变化,则变化的数量体现到C供应商身上;D变化,反映到E身上。修改后,在该单据保存时,系统还会核对一下,总的请购数量是否为需求数量,若不等则系统会提示警告,让用户再次核对。

当然,该项数据的修改,可以进行权限控制,可以指定具体人员,如采购主管,来更改此数据。

③ 请购单生成请购单

在请购单生成请购单时,系统会让用户选择,是否按供应商分单。若按供应商分单的话,系统会把套筒根据供应商不同,分成三张请购单;若不根据供应商分单的话,则系统只产生一张请购单,只是请购单的项目上有三条记录,分别是A供应商、B供应商、C供应商的采购数量。

关于分拆采购阿峰提醒注意:

① 分配比例如何确定。在手工操作情况下,可能A、B、C供应商之间进行分配的时候,没有固定的比例,这次A多一点,下次可能就B多一点。而系统控制时,是有具体的比例的。这个比例具体如何确定,才能给企业带来最大的效率,这系统是解决不了的,要靠企业根据经验来确定。

② 若需求数量小时,最好在请购明细中把“采购分单”去掉,而不要在请购维护中修改,因为后者的工作量大,而且容易出错。

③ 不同的供应商之间,原材料或多或少存在着一定的差异,如色差等。这些情况,跟以前的作业一样,系统无法帮忙解决,要靠加强实际的采购与检验管理,才能解决。

责编:阿峰
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