明源软件助力上海汉石普瑞信息化

公司简介

上海汉石普瑞置业有限公司的母公司是上海城巷置业有限公司，该公司成立于1998年，注册资金5000万元，是以实业投资和房地产开发经营为主的综合性集团公司，已成功开发莲花公寓、剑桥景苑等多个项目，其中剑桥景苑被评为上海十大经典别墅楼盘。目前，该公司投资在建的项目有剑桥馨苑、剑桥丽苑、剑桥骏苑、剑兰阁等高档住宅小区。

实施期望

目前，汉石公司的主要项目都是动迁房，由于销售价格相对固定，如欲提升整体竞争力，必须加强内部管理，向管理要效益，因而成本的管理与控制成了企业发展的重中之中。汉石的决策层在制订管理策略时，意识到信息化对于房地产企业管理的重要性，结合汉石企业自身的情况，迫切需要一套设计理念先进的软件工具来及时洞悉成本异动，辅助进行成本的控制。

在信息化管理系统选型之前，汉石提出了具体的需求，包括：需要利用软件规范审批流程，保证审批的及时与便捷；帮助将项目进度管理和成本管理结合起来，最终实现现金流的及时预测等，对于信息化管理寄予很高的期望。

选型过程

汉石公司对于软件的选型过程非常慎重，邀请国内多家房地产信息化系统供应商进行公开招标，重点考察软件供应商的产品成熟度、与汉石需求的匹配程度、软件供应商自身的实力以及实施类似软件系统的实例等几大维度。通过对“产品演示”、“客户参观”、“方案比对”等多个环节的综合考察，最终汉石公司确定与明源软件进行合作，引入最新的“明源地产ERP”信息化管理系统，对公司的销售、进度、合同、成本进行全面的管理。

选择明源软件，是存在多方面原因的，其中包括在长期合作中的了解。上海城巷置业有限公司下属的剑桥置业公司一直在使用明源的销售管理系统，用于剑桥馨苑、剑桥丽苑等项目的销售管理，双方合作情况良好，明源过硬的产品与优质的服务也给城巷公司留下深刻的印象，因此在城巷公司董事长的牵头下，决定在汉石公司全线采用明源地产ERP系统。

实施过程

汉石的信息化规划是很好的，但涵盖的面非常广泛，工作量也相当庞大，不可能一蹴而就。经过反复的讨论与尝试，最终决定首先从具有一定基础的成本管理、工作流管理和销售管理做起。

在明确了双方项目负责人员之后，项目启动会正式召开。会上，汉石领导强调此次系统实施工作的重要性和严肃性，明源的项目经理也介绍了项目实施过程中经常会出现的问题和注意事项。虽然此次实施的应用目标是全员参与，但考虑到参与人员过多，组织协调难度比较大，进度控制和质量保障都存在风险，所以经双方项目组成员认真讨论分析后，决定第一阶段的工作，主要组织了合约部和财务部的业务骨干，先把主要框架搭建起来。

经过业务调研、培训、系统初始化及紧张的历史数据补录工作，整个成本管理系统以合约部、财务部业务骨干人员为基础开始正式运行。

紧接着，以明源工作流引擎的全面上线为契机，汉石的信息化管理项目开始在各部门的推广工作。

通过工作流的实施，将合同审批及付款流程和系统紧密结合，实现“发起申请→领导审批→财务确认审批结果→财务支付时间安排→实际支付→实付审核”整个流程的每一步都在系统中进行相应操作，不再仅仅依靠骨干人员来完成数据的录入，而是在流程中收集基础业务数据。

最近，汉石的一个项目进入入住阶段，销售系统的上线也同时跟进。由于这个项目属于动迁房，销售管理中的重点内容主要包括：入住、签约的管理，以及与银行的对帐等工作。这里采用远程接入系统的方式：在现场，业务员每天录入入住和收款的信息；在总部，通过特别定制的报表，公司领导及时了解入住和回款完成情况，而且财务部可以自动按银行汇总的金额与银行核对账单。

效果分析

1.成本信息的实时体现

公司领导可以实时看到最新的项目动态成本和单方信息，对预计成本做到心中有数。合同变更、成本的最新变动，都会实时地在管理驾驶舱中体现出来，帮助决策者及时发现问题，即使是远在国外的董事长，也能通过远程登入系统实时了解成本情况。

2.合同及付款实现系统中流转审批

审批单的传递由系统按照设定的流程严格执行，保证了审批过程的规范性；系统自动提交审批单给相关人员，申请人员可以不用总去“抓”老总的时间来审批；审批过程实施查看，发起人员可以及时了解审批进度；审批过程每一步的时间都留有记录，对未来流程的改进沉淀了可供参考的数据，且入住数据及收款数据也得以及时的统计。

经验分享

1.领导的重视

领导的重视不只是在项目启动会上宣布一下动员令而已，还要真正做到“以身作则”、“保持关注”。通过汉石的实施案例我们可以看到，在很多人不自觉改变操作习惯，且对录入数据和电子审批有所抵触时，汉石总经理率先使用系统，每天都会抽出时间进入系统处理审批，查看成本情况；在汉石实施的紧要阶段，每周的工作会议上总经理都会询问要求相关人员汇报项目进展，历史数据录入情况……总经理的做法在全公司很快推广开来，时时警醒每一位运用系统进行管理的汉石人。这种领导以身作则的精神既表明汉石信息化管理“颠覆”的决心，也体现领导的重视在信息化管理推进过程中的重要地位。

2.项目实施负责人要有足够的权限

实施过程中需要公司的各种资源——人员、数据、资金投入等等，而资源能否合理运用将会直接导致项目的成败。汉石公司任命总经理助理兼财务经理来担任该项目的负责人，直接对总经理负责，对资源的调配与整合有足够的权限，项目所需资源都能保证及时到位，为项目的顺利进行提供了坚实的基础。