企道ERP实施案例—爱德发集团

公司简介：

爱德发高科技集团于1996年成立于北京，1998年移师海外，如今已发展成为一个跨国集团公司。爱德发集团现拥有3间公司（北美加拿大爱德发企业、北京爱德发高科技中心、南美阿根廷爱德发电子有限公司）和两个生产基地（分别位于北京、深圳，东莞的生产基地也正在建设中）。集团现有员工近3000人，厂房10万平方米，已形成工业设计、产品研发、模具制作、注塑成型、喷油丝印、木箱制造、电子装配、扬声器开发生产为一体的大规模生产基地，年产音箱650万台套。集团自有品牌“漫步者”（国际商标“EDIFIER”）已成为优质多媒体音箱及家用音响的代名词，在业内有着极高的知名度和良好的口碑。

深圳市漫步者科技有限公司成立于2000年11月，现已形成集产品研发、模具制作、注塑成型、喷油丝印、木箱制造、电子装配、扬声器开发生产为一体的大规模生产基地，年产音箱600万套，员工达2500人。

深圳市智德多软件有限公司核心成员是一群具有多年管理经验的业务专家和执着于ERP软件开发和服务的技术专家。他们长期服务于制造型企业，亲身体验了企业由国内走向全球的发展过程。由此认为，在“中国制造”到“中国创造”的过程中，必然有更多的离散制造型公司成长、成功。

智德多以普及中国企业信息化应用为使命，深知离散制造型企业对管理信息化的迫切需求，把握市场契机，成功推出了针对离散制造型企业的信息化管理专业解决方案——“企道ERP”。此解决方案根植于离散制造型企业的实际业务流程，在紧贴其切身需求的过程中不断完善。产品运行稳定、性能可靠、功能实用、界面友好。

应用背景：

深圳漫步者的信息化工作在建厂之日就已开始进行，使用国内某软件公司提供的ERP软件中的进销存部分模块。随公司规模的快速增长、工艺流程的日趋复杂，原有的平台已远远不能满足管理的需要。在集团董事会的支持下，智德多软件于2002年开始开发适合离散型制造行业的ERP软件并在整个集团实施。

多媒体音箱行业产品更新快，技术发展日新月异。产品生命周期越来越短，产品更新速度加快。这就要求企业以更快的速度将科研成果转化为生产力，以更快的速度组织生产，实现销售，在产品生命周期里创造更多的利润。漫步者音箱成品型号有上千种，涉及物料20000多个，研发部对物料及产品结构的管理压力日益沉重。研发和生产等方面都要求ERP系统能够解决产品结构变更管理，快速的将变更信息传递到生产、采购等环节。企道ERP的ECN管理模块能详细记录产品结构变更信息，提供产品结构变更历史记录。通过企道系统特有的代用及配套代用功能，能智能的匹配、消化呆滞物料。

规模化生产与客户需求多样化的矛盾。规模化生产，提高产能和生产批量降低成本是企业的生存基础。在电子行业里如果没有规模化的生产，产品不能以低成本推上市场，即使拥有再好的技术优势也不可能获得市场分额。而另一方面客户需求多样化带来的影响是订单数量小、批次多、品种多。这一矛盾要求企业具备快速反应能力和柔性生产能力，面对变化复杂的市场提高适应水平。要解决这一矛盾，需要综合考虑多方位的信息，如销售预测、产能调整、工艺路线调整、物料需求计划、供应链整合等等，企道ERP系统成为处理多方面数据的有力平台，提高企业生存能力的可靠保障。企道ERP针对客户需求多样化与企业研发环节快速反应的现实要求，提出产品配置解决方案。在研发环节即确定公司产品的可配置功能，将柔性生产触角前移到最前端，最大程度的保留缓冲。客户可以通过产品定制来实现产品的差异化需求，如颜色、电器规格、配件等区别，而不需要研发部只是因为产品的些微差异即要建立新的产品物料编码和产品结构。一方面大量减少物料编码和产品结构的冗余；另一方面迎合了现实中客户小批量多样化的需求。客户定制信息在系统中贯穿物料需求、领料、入库及出货环节，通过系统数据的紧密钩稽和过滤保证采购、生产和出货环节不会因为物料编码的相同而出现张冠李戴的现象。

漫步者音箱生产涉及模具制作、注塑成型、喷油丝印、木箱制造、电子装配、扬声器开发生产等环节，工厂有模具、木工、注塑、喷印、扬声器、总装等车间。不同车间因为生产工艺及成本核算方法的不同对生产采用不同的管理模式。企道ERP对工艺独特的模具车间设计了按车间工艺进行生产的流程；对注塑和木工采用车间领料期末分摊给加工单的作业流程；对喷印车间的生产工时则使用按生产数量进行分摊的模式。通过系统参数的灵活设置，组成不同的流程来满足实际生产作业模式的要求。因为订单需求大，部分产能出现瓶颈以及特定工艺（如电镀）等公司不具备，托外加工生产要求频繁，对托外加工单及发放给供应商的物料管理困难，经常顾此失彼。企道ERP提供将加工功能与采购功能完美结合在一起的托工模块，提供半成品托工、工序托工及供应商委外仓库管理等功能，将托外加工从内部加工单托工需求出发到托外采购单管理和托外领料管理、采购收料、供应商物料管理、应付托工费用及托外加工成本计算等功能流程化，流畅的解决了长期困扰采购、生管、财务等部门的老大难问题。

漫步者音箱提供产品的终身保修，关注质量和客户的反馈。质量从来都是企业的生命，竞争的激烈更要求企业关注自己产品的质量。通过TQM管理从供应链的源头到生产过程到销售流通过程都要进行质量的全面监控，这就要求有相应的体系保障和ERP系统支持。企道ERP在采购收料环节提供IQC检验模块，详细记录每次收料的品质状况；在加工环节提供PQC检验模块，对每张加工单的制程品质进行跟踪；在加工入库环节提供OQC模块，保障入库制成品的品质；最后在销售出货环节，提供QA模块，对质量做最后的把关。此外，用企道ERP系统提供物料的批次管理，按先进先出和个别指定原则详细控制和记录物料的批次入库和领用信息，为产品质量追溯提供有力的工具。

集团业务的不断拓展和新销售渠道的建立要求对多家工厂、销售公司、代理商渠道进行整合，保证数据传输的无缝和快速反馈。企道ERP针对不同数据库间的数据传递提出用户可自定义的EDI模块。通过EDI功能，关系企业间方便的传送和转换数据。例如涉及北京总部代销深圳漫步者产品的作业模式，通过EDI的定义，深圳漫步者的出货单可以方便的转换成北京总部的采购单、收料单和出货单，加快集团内部数据交换，减少人力资源浪费并避免人为手工输入错误的发生。

音箱市场处于完全竞争状态，成本控制成为企业生存的关键。企业需要及时准确提供成本信息给营销部门、生产单位、采购人员、研发项目管理人员，在整个产品生命周期内将成本概念植入企业的灵魂中。企道ERP在产品结构定义中即可按行业特点由用户自由定义将产品划分成功能块，例如音箱行业中对产品的划分是低音炮、卫星箱、分体功放、外包装、电源适配器等几大功能块，新品研发或客户定制时经常在这些功能块间进行组合。能快速准确的提供这些组合的成本状况就成为企道ERP系统整合其它模块应用，展现集成优势的一个特色。

实施难度：

深圳漫步者工厂有模具制作、注塑成型、喷油丝印、木箱制造、电子装配、扬声器开发生产等不同制造工艺，体现在车间管理和加工单管理以及成本统计计算上有不同的处理方式。一方面要求系统能够支持多种流程，另一方面对实际流程的整合比较困难。针对模具、注塑、木工的工单及物料管理ERP系统提供了按车间统一领料再进行分摊的独特业务流程；对喷油丝印加工中的工时分摊ERP系统也调整相应的方案。原有的MIS系统应用水平低，对ERP理念理解不深，企业基本处于手工管控阶段。ERP流程的规范化比原有的作业模式弹性减少，更强调上下游的配合。在讨论和确定新流程及新流程的贯彻中遇上一定的阻力。

物料种类繁多，共有20000多种物料，且每年以30%的速度增长。原有的物料编码方案已不能满足发展的要求。启用新编码与ERP系统实施同时进行，加大了系统切换的难度。

原有的各车间分散做计划的组织结构不适合ERP系统统一物料需求的要求，需对组织结构进行调整。以计划为核心的生产系统对生管及物控提出了更高的要求。

实施过程：

2003年7月深圳漫步者开始实施ERP系统。

第一，由公司总经理和高层管理人员5人组成ERP项目指导委员会，制定项目实施纲要。

第二，在项目指导委员会的领导下，企业各部门的主管经理和智德多项目经理组成项目实施小组。由漫步者研发副总担任客户方项目经理；智德多项目经理担任实施方项目经理，按正规严格的ERP项目实施方法管理整个项目。

第三，成立关键用户小组和一般用户小组，智德多实施顾问通过ERP基础理论培训和ERP系统流程培训及结合实际系统演练，实现知识转移。

在公司高层的强力动员下，漫步者公司ERP项目实施开始驶上快车道。项目实施小组的成员为各部门的业务骨干，熟悉本部门的业务流程；项目经理负责整个实施过程的协调配合，并保障系统的正常运行。

第一阶段，对项目实施小组进行ERP理念和业务流程培训，为后续讨论提供基础。实施范围的确定及进度安排。客户方项目经理和实施方项目经理召集项目实施小组讨论确定物流（采购、销售、库存、加工单管理、车间管理、物料需求计划、主生产计划）、财务、成本、人力资源各模块的先后顺序和进度。

第二阶段，业务流程讨论及定义岗位流程，制定操作规范。在此阶段，对原有不合理流程进行调整，在企业实施一定范围的BPR，理清各岗位工作职责，实现定岗定编，为后续ERP实施确定基础。小组成员在理解ERP流程的基础上规范本部门工作，提高部门间的协作意识是ERP项目能否成功实施的关键。例如领料流程，针对不同的生产特点启用不同的领料流程。成立综合计划部，将原来分散于各车间的生产计划权力收集到该部门。在强调计划性和协调的ERP流程中，保证计划信息传递和反馈的及时有效。成品仓库从销售部剥离出，归入统一的物流管理部门。

第三阶段，安装系统，对关键用户小组培训。使用公司自身的数据展开培训，便于学习人员迅速而牢固地掌握系统操作，理解系统流程。培训中要强调实际操作和整个流程的连贯运作，要让用户真正理解其在流程中扮演的角色。建立考核和激励机制是本阶段成功的关键。通过这一阶段的模拟数据，考察新系统新流程数据的完整性和准确度，检查流程合理性，建立用户信心。项目组深刻总结前期培训不到位的教训，把培训工作作为项目控制的一项重中之重的内容来抓。本次项目组组织了全方位的培训工作，包括：理念、标准功能、最终用户操作及问题分析培训。针对最终操作，项目组分岗位编写了21份操作手册。为保证培训效果，要求操作者必须考试合格上岗，有50人获得了ERP系统操作资格。面对计算机操作水平参差不齐的操作用户，项目组没气馁，部分用户以前甚至没有操作过计算机，但项目组人员还是耐心地从开机教起，直至学会操作。针对部分人员对系统应用不熟练，工作态度不积极、不主动，工作不认真、不负责任，项目组召集了多次错误案例分析会，有针对性地强化操作培训，加强了相互间业务的了解和沟通，增强了操作人员的责任心。上线后，项目组组织多次培训，采购、销售、制造三条线都系统地进行了案例分析培训，结合实例，系统培训，效果很好。由于各部门人员变动频繁，采用原岗位培训新人的方法，在未教会徒弟以前，师傅对系统业务负责，考试合格才给新用户开帐号以确保系统正常运行。

第四阶段，基础数据准备。在前期项目诊断过程中大家一致认为ERP项目实施是“三分技术，七分管理，十二分数据”。对此，加强了数据的收集与整理工作，注重数据收集的质量。在正式环境设置完成后，项目组专门组织召开了系统上线步骤及数据准备的专题会，会议对系统上线步骤、数据收集方法、数据核对方式、数据录入方式等进行了详细说明，确保系统上线万无一失。原有的物料编码规则扩展性已不能够满足公司发展的要求，ERP项目指导委员会决定使用新的编码规则。除研发部提供物料基础资料和产品结构以外，采购、销售、仓库、生管、物控、财务分别要求提供物料需求参数、供应商及报价、客户及报价、库存、会计科目设置及期初余额等基础数据。此外还要求采购、销售、生管提供未结采购单、销售订单及加工单资料。基础数据准备阶段是项目实施中工作最繁杂的阶段，要求实施顾问和数据提供人员紧密配合，防止数据遗漏或重复工作的现象。在系统期初数据准备过程中，项目组对业务、财务（期初现有量、在途数据、编码、物料清单、工艺路线、供应商、客户、固定资产等）近3万条数据进行了全面复核、校对，并准确导入系统，确保系统期初数据的准确性，为系统上线运行奠定了坚实的基础。

第五阶段，数据导入，新旧系统并行。依据岗位流程要求处于流程中的各工作岗位按时完成要求的工作，保证所有的数据均在系统中运作。实施顾问检查核对新旧系统数据差异，调查原因并解决问题。该阶段是用户工作压力最大的阶段，需要兼顾两套系统的数据录入，需要融入新流程接受新系统。
第六阶段，系统切换，全面上线。经过一个月的系统并行，在月末结帐后对新旧系统数据检查比较，对新系统考核通过后停止旧系统的运行。

经验总结：

第一，实施过程要始终坚持一把手工程，取得公司高层的支持是ERP项目能够顺利进行的保证。在项目确定初期，为保证ERP管理思想得到有效贯彻落实，公司主要领导多次召开部门主管会议进行工作动员。在项目实施过程中，遇到难题，公司主要领导召开会议协调解决。

第二，建立项目实施小组，协调流程中各部门运作。在实施过程中，要动员企业各部门主管和业务骨干加入到项目中来，进行全员动员，全面落实负责项目的组织和实施。

第三，遵循从易到难、从简单到复杂的实施各个模块。一个模块中相对复杂的功能也可以在其它流程运作顺利后才启用。企道ERP完全支持分模块实施和根据参数设置调整系统流程和功能。

第四，培训工作要细之又细，保证所有的用户掌握并理解他在系统中每个动作的影响和意义。培训包括ERP理念培训、业务流程培训以及实际操作培训，实施顾问要将知识完整的转移给用户。

第五，坚持ERP实施项目管理的各个阶段，验收完成上一阶段后才进入下一阶段。

实施效果：

第一， 各部门的日常运作规范化。

ERP是一套系统管理工程，它通过数据的共享来衔接公司的各个部门，从而提高公司的整体运作。从采购、库存到应付及付款，从销售、库存到应收及收款，从物料清单、库存、车间生产到成本，从销售预测、生产计划平衡、车间生产到物料需求，流程管理取代原来孤立的职能管理。通过严谨的业务流程消除了无效环节、减少没有增值的活动、堵住了管理漏洞，实现了业务流程标准化和规范化。比如，原材料入库，必须严格按照订单要求进行质量检验，只有符合订单要求质量的材料才能入库，从而能够确保原材料质量关。

例如，在实施ERP系统前，综合计划部用手工计算物料需求，将物料需求发给采购部，由采购部再手工下采购单给供应商。实施新系统后，ERP系统中的物料需求计划模块自动计算物料需求，物控根据下达日批准需求形成采购申请，采购员在系统中转采购单，经过采购经理在系统中审核后由传真服务器或邮件服务器自动转发给供应商。PMC和采购的工作量都大大降低，工作质量显著提高。

第二，实现企业数据共享。

例如，如果生管调整生产安排系统会自动发送E-mail通知采购；采购调整收料计划也会有相应的信息传递到IQC；IQC根据系统中的收料计划进行品检安排。

财务部门在计算产品成本时，只需要在系统中运行相应的程序即可计算上月的成本。使原先在月中才能提供的财务报表在月初3个工作日就可。

销售部门对客户询价实现快速反应，能够根据成本数据、产品结构及产品模块特性组合快速报价。
同样销售部门也可以在系统中发布订单评审表，系统自动通知相关的部门参加评审。原本串行的流程在系统中可以并行进行。

虽然系统数据共享，但可以通过用户权限设置做到数据的保密，如采购员采购的物料不同，系统可以设置采购员负责的供应商，使采购员只能看到自己负责的供应商、报价、采购单等信息，其他供应商采购信息看不到。相应的业务员和跟单员在系统中查看销售订单及报价的权限也可以设置到他们负责的相关客户上。项目组制订了《ERP系统用户权限管理规定》，通过对用户权限规范管理，确保系统及系统数据的安全。

第三，ERP项目实施后的效果不止体现在工作效率的提高，更多的是体现在员工的意识理念上跟上了现代企业的管理模式，能够用以往不同的眼光来看待工作和解决问题，为企业的升级发展奠定坚实的基础。影响公司制造系统基础数据准确性的主要因素是全员成本管理意识，这是粗放管理造成的。今后要进一步培养精细化管理的意识，同时要改善计量手段。随着企业规模的扩大，人工采集数据无法准确，在产量大的情况下人工统计数据经常出错。ERP的最大优势就是建立一套集成而且透明的企业管理体系，如果原始数据都是错误的，ERP就失去了基础，我们就不可能掌控企业的真实状况，资源优化、快速反应和柔性生产都成了天方夜谭。

第四，初步整合流通渠道。通过对成品条形码的管理解决区域串货问题，并对售后服务提供有力保障，对产品质量跟踪也起到积极作用。

持续改善：

在深圳漫步者成功实施ERP项目后，集团董事会决定在全集团推进ERP项目。随后北京爱德发集团总部实施ERP项目，并实现和深圳工厂间基础数据和业务数据的EDI交换，减少集团内部数据重复录入，提高数据的准确性。此外，集团财务合并报表在系统中也顺利生成。

对代理商的系统整合也在进行中，目的是建立完整的供应链系统，把握市场的脉动，提高快速反应能力。

集团分销、财务、制造三大模块的上线，只是ERP应用的初始阶段，是万里长征的第一步，ERP的基础平台已搭建，如何利用平台提升管理是下一步工作重点。业务部门最了解自己的业务，要结合系统提出进一步改进或优化建议，只有业务部门结合实际业务操作来开发系统功能，才能真正用活，实现管理创造效益。

本次ERP上线在集团领导的大力支持下，通过各部门的共同努力，取得这样的成绩来之不易。同时我们也深深体会到，ERP对企业管理的要求非常严格，更加体现精细化管理，如果管理跟不上ERP的要求，就会使系统运行出错。反之，如果我们适应了这种要求，那么企业基础管理将会有一个更大的提升。