ERP软件的实施精要

　　一、ERP软件实施效果影响因素分析

　　ERP的实质其实就是一种思想或方法在企业管理领域中的体现。也可以说ERP本身所体现的就是某些人或某些群体在企业管理方面的一种方法。目前就ERP这一块而言并没有什么具体的标准。也就是说一个企业究竟要使用什么样的ERP才算是对的，并没有标准可言。不同的行业、不同的企业有着不同的管理方式，那么究竟哪一种管理方式适合自己的企业或者说我们的企业到底该怎么管理，要因企业的自身特点而异。从实际的经验中我们可以看出来，在国内采用同一种管理软件而在不同的企业中运用，其效果和结果都是不一样的。那么造成这种现象的原因是什么呢?主要有以下几点:

　　1、不同行业特性的差异造成了应用的效果不一样。

　　不同的行业有不同的管理方法，比如说一个机械加工行业和一个食品加工行业，由于生产的复杂程度、生产过程的控制点、产品销售方式、销售利润率等都存在很大的差别。所以这两种企业根本就不可能采用同一种管理方式。像机械加工行业，在生产过程中由于它的复杂性较高、加工周期相以较长，可能对装配过程、生产计划的计算周期、产品BOM结构等方面就特别的关注。相比之下对于原料的保质期、产品的保质期等方面就关注得较少。而对于食品加工企业则正好相反，这种行业在管理的过程中就可能更加关注生产周期、原料、产品保质期。同时对于产品销售的时间要求的更加严格。而每个企业在应用ERP时，都要是重点解决自身最为关注的业务，从而造成不同行业之间实施ERP其达到的效果也会产生相当大的差异。

　　2、同一行业不同企业之间由于自身经营特点、管理方法的不同造成了应用效果的不同。

　　在国内有很多的企业特别是国有企业，从建厂开始已经经历了几十年。在这几十年中每个企业都行成了自己独到的一种管理方式和经营特征。针对同一种业务，不同企业采取的经营策略和相应的管理方法是不一样的。举个例子来说，同是机械加工企业，有些企业只生产标准化的产品，而有些企业可以根据客户的需要做出一些订制的产品，这样就造成了生产过程的复杂程度。再比如说有些企业采购物料过程中对物料质量和供应商供货水平要求很严，只要一批货里存在不合格产品就全部退货，而有些企业则可以先接收一部份。种种的上述差异都造成了ERP软件使用流程的差异。使用流程产生变化，那实施的结果也就自然不一样了。

　　3、企业管理优化程度不同也造成了不同企业之间应用效果的不同

　　每个企业都有自己独到的管理模式，可能已经形成了几十年。暂不说这些管理方式的合理性与正确性，就客观而言，这些管理方式都是经达几十年的经验总结出来的，当然是在其特定的历史环境、工作环境甚至是政治环境下产生的，既然这些管理方式是存在的，就有它存在的道理，因此想要调整或更改其难度都是比较大的。而ERP软件本身蕴含着一种新的管理思想，这新旧之间必然会产生冲突，其结果一定是双方相互磨合，由于磨合的程度、方法不一样就造成了ERP软件应用的效果也不一样。

　　4、软件实施人员对于企业管理的理解和把握能力，在很大程度上也决定了软件的实施效果。

　　ERP软件体现的是一种管理思想，而不同的人对于这种管理思想的理解程度和对应用的把握程度也不尽相同。一些有经验的软件实施人员能很好地理解不同类型的企业特征，从而选择有效地沟通方式向企业解说ERP的管理思想，并且能提供最适宜的软件解决方案。同样的软件，同一家企业，不同的实施顾问可能提供出不完全一致的解决方案，而软件实施人员的方案将在很大程度上影响了企业应用ERP的效果。可以说这个因素对于一个企业在应用ERP软件过程中是否能达到预期的目的，起着关键性的作用。

　　从上述所有的原因我们可以看出，影响ERP软件实施效果的因素总共有两种:企业自身的因素和软件实施的因素。前者是取决于企业自身方面，而后者则是取决于针对ERP软件的开发商，两者缺一不可。一个企业的实施效果将最终取决于两者如何能够很好地结合在一起，更好地通过ERP软件这个先进的工具更加有效地管理企业的业务。所以对于ERP软件开发商的实施人员而言其工作的实质就是:以软件所能实现的功能为基础，通过选择最佳操作流程，最终将整套软件中所体现的管理思想应用于企业管理过程中的各各方面，以达到双方共赢的目的。说白了也就是要解决企业该如何最优应用这套软件。

　　由于ERP本身所涉及的范围非常广，包括销售、生产、采购、财务等等各方面，而这些工作在企业中又是由不同的部门负责，要想实现操作流程、控制方式、核算方式都达到统一并不是一件容易的事，它需要企业有一个强有力的软件实施队伍。而这个队伍必须对企业的各方面都比较了解。所以企业应用ERP的效果也最终将取决于实施人员对企业的了解程度以及实施人员在决定应用方案方面的合理性和可行性。

　　二、ERP软件实施方法要点

　　1、通过调查企业现状及管理人员的管理需求，最终形成一份《企业调研报告》

　　俗话说:知已知彼，百战百胜。这句话的意思就是说只有了解了对方的情况，才能制定出相对应的策略，从而取得胜利。对于软件实施工作也是一样，你只有充分的了解企业的现状和实际需求情况才能制定出良好的应用方案。所以实施工作正式开展前第一步要做的工作就是对企业的调研工作。

　　那么调研工作该如何进行呢，我认为企业的调研工作从以下几个方面入手:

　　首先从企业的各业务环节入手，详细了解各部门之间、各岗位之间的业务流程及其岗位职能。只有充分了解了这部分内容后，实施人员才能根据软件的现状来确定各功能究竟适合什么样的岗位来操作。从而最终确定出适合企业的软件操作流程。当然这个工作并不是等于一味的修改软件功能，而是要通过实施人员的设计、与管理人员勾通最终来确定是修改软件还是调整企业的业务流程，这是后话。

　　其次要了解企业现有业务单据的内容、用途以及在不同部门之间的转移流程。业务单据是企业的管理工作的数据基础，任何一份报表、统计分析表都是直接或间接的来源于此。所以实施人员千万不要妄想取消某些重要的单据，它们是无可避免的需要解决的问题，而且往往会由于原手工单据中的某一个重要数据，在软件中没有体现出来就会造成实施工作的效果大大折扣。所以了解和分析企业现有的手工单据是实施工作开展前必须要做的工作。要了解业务单据都是由什么人员填写，要了解每个单据的数据内容。

　　再次实施人员在调研过程中要充分了解企业管理人员的现有管理需求。一个企业需要上ERP时，一定在产生了管理需求的前提下才去上的。所以很多管理人员在管理中都会有自己的想法或者说是需要解决的问题，而软件的实施效果如何也在某种程度上取决于这些问题能否得到解决。通常情况下企业的管理人员产生的需求主要包括:某些数据该如何计算比较及时而又合理，各种业务发生过程中通过软件该如何控制，某些报表如何出、什么时候出等等。这些问题了解后，实施人员也就掌握了实施效果的部分关键问题。

　　最后，实施人员要了解企业的硬件设施情况，哪些部门能够有充足的计算机资源，哪些部门可能达不到人手一机的要求等。了解这些情况后，实施人员就会清楚业务单据的输入、审核、签字、打印等流程该如何安排。因为没有计算机的岗位只能手工做，没有其它的办法，不要指望企业会让所有的人(包括门卫)都人手一机。

　　上述这些问题实施人员最好能够整理出一份详细的调研报告，然后最好在实施现场与相关的人员进行充份的勾通，针对某些问题双方达成一致的解决方案。以便于针对企业的需求和现状制定出合理的实施方案。

　2、调研工作结束后要根据现场了解的情况以及与管理人员勾通的结果整理出一份《软件实施方案》

　　《实施方案》可以说是一份综合性很强的文档，是实施人员针对企业现状、管理需求、软件现状等因素而确定的一种软件应用方法及可达到的效果的综合概述。是一份体现实施人员管理思想的“软件应用方案”。在这个方案中最主要解决的问题是两个:一个是要让企业方知道“他们应该怎么做，都需要做些什么”，另一个是要让我们实施人员知道“我们应该怎么做，需要做些什么”。因为从实际工作中我们不难发现，很多企业在实施ERP之前并不知道自己该做什么或如何配合才能达到软件方的要求。而目前很多的软件实施人员在实施工作开展前并没有整理这方面的文档，造成很多工作在实施工作开展时盲目的进行，“遇到问题再说，现场解决”是经常性的做法，结果双方都很累。而如果实施人员在实施之前就确定一个具体的做法，好多问题可以事先预见，防患于未然，那么双方都不至于这么劳累，更不至于产生负面效果。那么在这个方案中应包括哪些内容呢?

　　1) 基础数据该如何准备，各种编码的合理原则，负责整理工作需要的部门或人员，当产生不一致现象时，应以哪个部门的意见为主等。

　　基础编码数据是ERP软件运行的基础和前提，所以确定一个合理、完美的编码体系是非常重要的，而且是难度较大的工作。软件运行过程当中需要大量的编码数据，而企业中往往这些数据又比较分散，且使用的部门也很多。所以整理起来工作量大不说，还要协调好各部门之间的关系。

　　有过实施经验的人相信都会遇到一种情况:一个物料在不同的部门有不同的叫法或编码规则，这种现象对ERP软件来说简直是致命的。要想解决这个问题实施人员必须与企业达成一致，确定编码规则。同时要确定好究竟由哪些部门负责整理哪些数据、整数据的方法等，否则就会产生相互推卸责任的情况。耽误了实施进度，最受损失的是企业。

　　2) 软件功能操作流程的安排、各功能的操作人员或操作岗位是谁

　　这部分内容主要是说明软件的应实现的功能(包括输入、审核、打印、报表等)该由什么样的人操作，每一个操作人员应该有什么样的权限，单据打印时需要打出几份，哪些岗位需要执行“审核”，哪些岗位需要手工签字，签字后要流转到谁的手里等等。

　　3) 软件中各功能的操作时点、各种特殊业务的解决方法。

　　软件功能的操作必须要有时点的，比如说“生产计划”必须由某些人在是在某一时点才能计算，这里所说的时点不一定就是指具体的时间。也可以是指某些具体的业务。再比如说，入库单在必须是在库管员点收物品后再输入，然后再确定单据的打印时点等等一系列的工作。如果实施过程真的是按你事先设计的方法去运作的，那这部份内容最终会成为企业岗位职能与管理规范。