捷安公司应用博科ERP自主平台解决方案

1　项目背景

　　1.1　公司简介

　　上海捷安劳动防护用品有限公司是一家致力于企业安全系统咨询、管理、培训及推广的专业性公司。主要经营企业个人特种安全防护用品（PPE）及安全设备，是上海市特种防护行业特许经营点，是上海市劳动防护用品行业的理事单位。

　　目前公司的客户范围已经遍及石油 化工、 电力、制造、电子、食品等行业。公司常年为之服务过客户数量目前已达到200多家以上，而且每年将以30%以上的比例在递增。

　　1.2　行业特点

　　捷安公司是典型的进口内销型企业。所谓“进口内销”企业是指专门从事进出口贸易业务并从事国内销售的企业。此行业具有如下特点：

　　★ 业务流程多样化：经销企业业务流程一般分为订货、进货、分配仓库、仓库—零售点之间进行调剂、销售、成本核算等环节。行业内的企业普遍存在业务繁琐、数据复杂、信息反馈滞后、物流不畅等诸多问题。

　　★ 产品结构多样化：品种随客户的需求不断增多，企业在成本核算、库存准确度、销售订单跟踪等方面的管理复杂程度成倍增长；

　　但与普通贸易公司不同的是捷安拥有一批专业的顾问，指导防护用品的使用。劳动防护用品是使从业人员在劳动过程中免遭或者减轻事故伤害及职业危害的个人防护装备。

　　随着人们的安全健康意识普遍提高，劳保用品的适用范围已从传统的对劳动者的防护扩大到对公共安全领域的防护，发展成为一种新型的产业。

2　公司信息化概况

　　公司在成立之处就采用了业内某知名公司的信息管理系统，然而随着企业规模的不断扩大和市场竞争的加剧，对企业应变能力、整体动态控制和协调能力的要求越来越高。企业内外信息量迅速膨胀，与市场的随意性和人为因素矛盾越来越突出，已不能完全准确、及时地提供企业现有资源和管理上的动态信息，满足不了捷安公司的实际需要。

　　主要表现在几个方面：

　　2.1　库存管理不完善

　　首先，库存的管理存在明显的缺陷，捷安公司不能对目前直属的两个仓库（金山仓库，金桥仓库）进行有效的管理。对金山仓库的货物出库、入库不能进行实时的控制与审核，并且急需一套库存预警体系。捷安公司为了适应日益激烈的市场竞争，陆续在7个客户的生产基地中设立销售仓库，与大客户进行绑定。这些仓库虽然脱离金山、金桥仓库独立存在，但受总公司监控。在实施My ERP系统之前，原有的信息管理系统根本无法对此进行信息管理。

　　另外，对于样品、退货也缺乏应有效的管理。

　　2.2　监管机制不健全

　　其次，对于销售和采购缺乏一套行之有效的监管机制。捷安公司的销售策略非常灵活，要求系统对其产销过程进行相应的简化，提高管理效率。

　　2.3　财务尚未实现完全的电子化

　　再次，财务尚未实现完全的电子化。出纳在一定情况下仍然使用手动记帐、对帐的模式。

　　同时，捷安公司还要求对于物料，以及客户的资料建立更加完备的数据库。一些商品属性（比如手套的尺码，颜色）都应统计在内以方便管理。

3　捷安公司MyERP实施方案

　　3.1　系统总体特征

　　图形化的界面配置：平台能根据业务发展随需应变，满足单据、逻辑、流程、查询、报表的动态变更，保障业务发生变化时信息化系统的同步调整。

　　动态智能分析：实现科学、动态决策，实现多点智能分析，同时利用构成的综合查询、报表和OLAP为一体的智能决策信息，帮助企业家进行宏观决策和经营策略。

　　以工作流引擎作为核心的自动流程的业务驱动，让业务或待办事宜自动流向相关部门或业务操作人员的新型管理模式，保证企业内外部物流、信息流、价值流与责任流的有机集成。

　　可配置、多层次的功能扩展特性使用户能独立完成自主平台的维护、升级及开发工作，极大降低了ERP建设的投入成本，为用户节省了大量的 软件后续服务费用。

　　系统把企业分散的信息系统连接起来，克服了单纯EXCEL操作造成的各个部门报表表单的不一致，并与以前的财务系统集成，形成系统、规范的操作。系统还支持不同报表，不同部门之间表单的相互计算。

　　3.2　系统总体架构

　　3.3　实时适宜的两种销售模式

　　捷安公司的 销售管理以采购合同为核心，对销售业务的执行过程跟踪和管理。捷安公司的销售业务主要负责公司的商务订单的接洽，合同的审批，毛利控制，选择折扣，库存冻结，货物出库、退库、换货等。

　　3.3.1　以公司所在地为中心的销售模式

　　销售人员根据所接洽的订单，签订销售合同，经公司管理者审批折扣事项后，自动下推到销售订单，系统会根据订单数量自动对库存进行冻结，公司会根据库存状况来决定采购问题，一方面保证了公司业务的正常运作，另一方面也巩固公司的信誉问题。

　　博科实施人员根据捷安流程，利用My ERP可配置功能，重新配置了系列字典及单据。其中，在销售订单中，设置两个打印模板(一个有折扣，一个没有折扣)。最大限度的满足了捷安公司的业务需求。利用ERP自主平台中的反填及上引下推功能进行多功能调拨。

　　在系统中能查到以业务员权限为范围的订单的执行情况、回款情况等信息。有权限者可以审阅记录报价单的历史。此报价单中可以输入物料代码，数量以及折扣，自动得出市场价。

　　3.3.2　以客户为中心的销售模式

　　捷安公司建立了先进的和客户捆绑的销售模式，陆续设立了7个以客户需求为基础的销售仓库。这些仓库脱离公司仓库独立存在，但受总公司监控。博科MyERP针对客户端与服务端在Internet上的联接, 实现了传递数据的序列化与反序列化，所有的访问都是基于 HTTP，能直接完成远程应用的项目实施，大大降低项目成本。基于B/S架构，博科对于客户仓库远程操作和控制，为捷安公司2个本地仓库、多个客户仓库提供服务支持，以确保系统7×24小时稳定运行。

　　利用MyERP系统中远程控制的库存管理，捷安公司管理人员可以实时获得动态的物料库存状况信息，更好的控制库存及交货的及时性，改善客户服务水平。对于目前已有的几个客户仓库，客户提取货物不需要特别通知捷安公司，各个仓库之间的货物调拨不再独立作业，而均由捷安公司审核，并对一些贵重物品进行定期盘点。定期与客户公司进行对帐、核对库存、清货、付钱结算等操作。

　　捷安公司还可以根据业务需求自行配置审批流程和业务流程，根据市场变化随时进行调整，可自行延伸开发新的管理及应用模块；当再增加客户仓库时，捷安人员只需在ERP自主平台上增加几张单据而无需进行二次开发，从而节省大量的软件后续服务费用。

　　3.4　游刃有余的采购管理

　　系统平台中的采购管理与物料需求计划、库存、应付、成本等系统集成，工作内容包括货源调查、供应商评估、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输、到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返工处理以及采购核算管理和发票校验。最大限度的满足了目前捷安公司的采购管理需求。

　　在此流程中，增加现购、赊购付款方式、采购费用字典；设置采购合同、采购订单、采购费用单、采购入库单、采购退货单、采购发票、预付单、付款单、应付退款单等单据；提供采购明细表、订单采购执行情况表等系列报表。

　　公司根据需求，填报采购合同，合同审批后系统自动生成采购单，对采购单的自动下推生成入库单及发票。

　　3.5　灵活便捷的库存管理

　　库存管理是企业经营活动中的重要组成部分，合理的控制库存费用、适时适量的库存数量，是企业利润最大化的源泉之一。捷安公司对库存管理业务要求较高。由于其灵活的销售策略，库存管理已经融入了采购和销售的流程中。但仍然有其独立管理的地方，比如仓库盘点、各个仓库之间的物料调拨等等。捷安需要一套完善的货物资料、库存冻结、库存剩余、库存预警的管理系统来对库存进行实时的监管。

　　根据捷安公司的需求，博科实施人员在ERP系统平台上配置了物料字典、仓库字典、核算方式等字典信息；库存盘点单、客户仓库盘点单、库存调拨单、借样单、还样单等系列单据，以及库存余额表、明细表、汇总表等各类报表。另外设置权限管理，公司人员根据级别不同实现货物出入库、盘点和调拨。利用该系统，捷安公司管理人员可以实时获得动态的物料库存状况信息，更好的控制库存及交货的及时性，改善客户服务水平。

　　3.6　 财务管理

　　总账是财务系统的核心，它提供凭证处理，自动输出明细账、日记账及总分类账，编制主要的财务报表，进行期末结账和基本 财务分析，完成凭证、账簿查询、打印等日常财务工作。还提供对个人、部门、客户、供应商、项目、产品等核算项目的专项核算，有助于管理者通过对资金使用的监控来实现对企业生产经营活动的综合管理。总账与其他系统无缝集成，保证了财务数据与业务数据的同步性，为企业的财务管理提供了准确、及时、全面的数据。

　　3.7　权限管理

　　MyERP系统通过对不同模块以及模块中的字段、操作按钮进行控制，依照判决条件来设定业务人员的权限，达到该判别条件则该权限失效，只能由具有更高级别权限的审核员来审批。

　　捷安公司还可根据一些特殊业务，对特殊员工的权限进行设置，比如超过一定数额的合同业务由谁审批等。通过对企业员工的权限控制，捷安公司可以最大限度的减少读取核心数据的人员，也便于建立明确的责任分工，避免核心数据外流。而且所有这些权限用户都可以自主定义、灵活设置、随时变更。

4　案例小结

　　捷安公司采用的和客户捆绑的方式是一种先进的销售模式，因为涉及到独立于公司本部之外的客户仓库，因此在信息化管理方面要求系统能满足对客户仓库的监控。捷安公司曾考察了国内多个知名 ERP厂商的异地监控系统，但大都需要借助Citrix等 其它第三方软件来实现系统需求，项目成本较高。

　　博科MyERP针对客户端与服务端在Internet上的联接, 实现了传递数据的序列化与反序列化。所有的访问都是基于 HTTP，能直接完成远程应用的项目实施，捷安人员可以实时获得动态的物料库存状况信息，更好的控制库存及交货的及时性。

　　另外， 博科资讯根据捷安公司的特点搭建起的ERP自主平台管理系统将企业的销售管理、库存管理、采购管理等系统形成一个完整的物流，同时物流与财务相衔接将物流信息转变成资金流信息，完成了物流与资金流的统一。可配置的字典，单据，字段，报表，权限等克服了捷安公司成本、产品无法准确计算的弊端，高效的确保了数据在流通过程中的准确和完整，加强了企业对各个部门的控制和协同，避免了企业资源的浪费和流失。

　　此外，通过对整个项目实施的全程参与，捷安公司的技术人员已经基本掌握自主平台配置工具的配置功能，能够在无需软件厂商技术支持的情况下实现对单据、报表、业务流程的自主配置以及系统功能的扩展，独立完成日后系统的维护工作。

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