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OA平台如何实现网报、费控、预算、财务共享中心功能

——畅享IT讲堂演讲实录

来源： kaiyun体育官方人口

2015/8/7 17:12:28

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泛微预算费控事业部总经理柳亮兴分享OA平台如何实现网报、费控、预算、财务共享中心功能。

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本文关键字： OA 网报费控

大家下午好，今天的演讲主题是OA平台如何实现网报、费控、预算、财务共享中心功能，随着现在的发展，OA已经从早期的行政协同逐步往财务、业务、供应链协同发展，随着整个协同的延伸，OA平台将承载更多的功能、服务，将来我们在OA平台上，更多的会看到如何将我们的管理会计进行协同化、信息化，如何将我们的计划、规划、目标进行协同运营，如何将我们的共享服务，人事、财务如何构建共享服务体系，今天给大家分享的内容涉及到八个方面，我们OA平台未来扩展的理论体系，作为一个企业或者集团型企业，OA平台如何来构建网上报销，申请、报销一体化体系，如何来构建费用管控体系，也就是说如何构建标准化、系统化、多极化的管控体系。1.OA平台之理论体系—构建“四位一体”立体财务协同体系2.OA平台之网上报销—构建业务申请报销一体化体系3.OA平台之费用管控—构建标准化、系统化、多级化管控体系4.OA平台之计划预算—构建计划、预算、管控、考评一体化预算体系5.OA平台之共享服务—构建核算、报账、资金一体化财务共享服务体系6.OA平台之最佳实践—五星控股、三胞集团、上海医药最佳实践分享7.OA平台之支撑平台—面向未来的技术支撑平台体系8.交流沟通、共赢未来—交流问答、共同进步。

在开始之前，我们先看下费用，在OA平台上网报、费控共享过程中，费用的管理承载着整个的重要组成部分，我们可以看到费用是由两部分组成的，通常我们说的费用包括成本费用和期间费用，有人说费用很简单，有人说很复杂，广义上说费用涵盖我们企业的方方面面，从我们后端的财务、人力、研发，到我们前端的销售、采购、物流、生产管理，都涉及到费用，可以说整个企业的利润、成本被费用挤压掉了，企业以追逐利润为主要目标，费用直接影响利润，尤其是在收入一定的情况下，所以说控制费用是关键。如果我们再细分下可以发现，仅仅一个销售费用就涵盖了好多方面，每项费用都是相互关联的。以销售费用为例涉及多达13项重点费控范围，比如分销零售企业、服务型企业、生产制造型企业等都会导致销售费用上的巨大差异。当企业处于初期阶段或成长期，通常情况下，销售费用管理较小，当企业处于成长期要加大对销售费用的管理，这时候就要严控销售费用的支出，在收入增长一定的情况下，通过严控销售费用的支出，确保企业的利润，间接确保企业的现金流安全，所以说我们在思考企业的费控时，要思考企业的商业模式、处于的不同阶段。以销售产生的薪资费用为例，通常情况下我们会考虑静态、动态费用的管理，比如我们的销售人员都有基本工资，会有变动的绩效工资或提成，我们要兼顾这笔费用的支出和收入相匹配或者说再进一步与我们的利润相匹配，同样的话，我们再举个例子，像我们的差旅费用，这往往也是很多企业发生费用比较大的，那我们如何来管理呢?也是一样的，同样情况下会设定差旅的相关标准，例如有些根据职位的不同，我们可以定义成乘坐交通工具的等级不同，例如同样是乘坐飞机，我们可以定义说，总经理级别是商务舱，基层管理人员是经济舱，也可以根据区域的不同来定义住宿标准的问题，我们可以定义为一类城市、二类城市等，同样也可以定义不同的补贴标准，对于费用的管理、控制是非常重要的。

刚才讲过了八大费用以及十三项销售费用，这时候要思考一些问题，我们如何来管理好这些费用，分析企业的商业模式，处于什么发展阶段，当前企业对于费用管理的一些技巧、方法，这是基本的，如果要构建完整的费用管控?1.费控方案，同一家公司也存在不同的事业部，有销售、研发，在费控方案的初期、中期、后期，方案制订都完全不同2.费控制度，根据总的制度来制订明细制度，针对于集团公司会制订总部的制度、分子公司制度，一步步细化，将我们的管理进行制度化、落地。3.在我们有了方案、制度之后，需要通过流程将我们的制度、流程、规则集中管控，从起点到终点纳入到整个管理当中来形成完整的链条，我们可以把流程比作是链条，就像带在脖子上的珍珠链，每颗珍珠都可以理解成是我们的制度，整个线就是我们的流程，完整关联起来，才能成为一个链条。还需要信息系统的支撑，让我们的方案、流程系统化、高效化的进行完成，智能、系统的进行费控管理。

下面我们以费用管理为例，可以通过这四张图片清晰的看到，销售费用方案-制度规则-流程审批-表单实现。

费用管控的核心目的是什么呢?有人说是开源，这是不对的，因为开源其实是在企业当中的收入当中，是帮助企业增加收入，从而间接实现利润最大;有人说是节流，企业很多时候是费用管控来实现节流，最终导致利润的增加，其实这个观点是不完全对的，费用管控的目的并以一定是节流，举个例子，企业的资源是有限的，人力、资金都是有限的，费用管控的还有一个目的是为了将我们企业有限的资源投入到核心的管理当中，比如说我企业今年有1千万的费用支出，这1千万的费用是投入到广告促销费上还是投入到研发费用上，还是投入到我的业务招待费上，这就跟企业的规划、方向以及企业大的预算规划匹配，费用的管理恰恰体现了企业的发展方向，例如今年企业的目标是提高企业的市场占有率，这时候我们的费用支出就一切以提高我们的市场占有率为目标，加大广告费用、合作伙伴费用投入，在这里分享一个概念，砍掉成本的12把砍刀：组织/固定成本/采购成本/预算/库存/开支/会议/面子，无论是htc、微软等都有通过裁员，缩减组织来提高利润，快速的提升我们的利润，节省人员费用的支出，这时砍组织;我们每年的固定费用、行政费用降低来实现利润增加等。

费用管控的四大管理价值境界，在企业的初期阶段，首先实现的是什么?是将我们的费用管理从人为管理进行系统化，缺失了管控，费用管理只是将我们的制度搬到了线上解决了空间问题，审批的效率问题，要跟预算、资金进行对比，这就提升到第二个阶段，费用管控，让系统自动完成，做对比，当然做到这样也存在问题，就是不够体系化，不需要盯着销售人员或行政人员哪笔费用可以产生、不产生，就要求每笔费用的发生责任到人、跟他的收入、考评、费用都相关，构建从销售角度、利润角度看费用，从现金流量、考评角度看费用，目前在全球的世界500强已经将费用做到最高境界，叫匹配战略化，中国有句话叫“好钢用在刀刃上，什么是好钢，什么是刀刃，就是跟匹配战略有关。

完善的企业体系，助力企业构建“四位一体”集团全面协同一体化信息体系：集团管控全面协同一体化：目标战略、计划预算、全面协同、绩效考评，战略目标：经营战略-财务战略-资本战略-人力战略，计划预算：财务预算-经营预算-资本预算，全面协同：财务协同-办公协同-业务协同-更多协同。

最早期的OA平台可以帮助企业实现事物的执行管控，经过发展延伸到了事前申请、计划、变更和统计分析，随着扩展现在已经延伸到的费用的事前、事中、事后的管理，多维协同矩阵，构建采用多维协同矩阵模拟企业真实的运作,任何一个企业内部都是立方体结构并协同运作。全面立体协同，功能模块间的高度协同，从任意一个信息节点提取所有相关信息的企业信息立方状管理，真正实现企业内部的财务协同立体运作。

财务系统不是孤立存在的，所有的财务协同、办公协同全部来自于业务协同，从大方面来讲来自于我们的产业协同、生态协同，供应商发了货，产生了发票会有更多地付款的动作，有费用成本的记录，是因为我的客户购买了我的产品，所以会产生更多的包装、运输、促销、广告以及业务招待相关费用的发生。

财务协同齿轮联动模型的应用体现，现在看到的是一张非常普通的费用报销单，是我们在网报、费控甚至共享服务过程中重要的组成部分，这张报销单我们可以看到它关联了所有相关的重要事项，也就是说我们用一张小小的费用报销单，将所有管理的理念、制度、思路全部纳入到一张表单中，让管理更加融合、高效。

接下来我们分别为大家分享OA协同平台扩展之网上报销，助力企业构建费用申请与报销标准化合规管控体系，前面我们提到了通过方案、制度、流程来将我们的企业管理的思想和理念融入到系统当中，这里我要给大家说一个误区，是不是我把方案、制度做的完美些，系统就一定运用的非常好呢?举个例子，我自行车不管练习的有多熟练并不代表汽车开的非常熟练，因为在信息化时代很多手工的流程被取代，比方说大家现在看到的，系统通过扫描条码通过计算机进行核对，原本手工需要填写的凭证，让我们的计算机系统自动与财务进行对接，生成自动化凭证。我们以差旅费用为例看一下应用场景，费用如何来管理?举例，我要参加秋冬的订货会，需要提交出差的申请流程，自动触发借款流程，如果在后台已经设定了信用额度，会自动计算当前可用的计算额度，下面有参加本次订货会的项目、合同、客户、文档，并且会自动关联历史流程，同样可以看到同客户情况。审批的节点到什么程度、有没有审批，每个环节停留的时间，是否查看，有没有审批都可以看到，这是自动触发的借款流程，不需要本人填写，自动关联个人借款信息，建立个人信用机制，如果经常逾期还款，不仅不会增加信用额度，还会降低，同时会自动启用滞纳金进行管理。

借款的审批、申请以往都需要手工，现在不仅仅可以短信提醒道审批人，还可以移动审批，微信审批只需要首次认证，目前钉钉上面也实现了。目前OA平台已经实现了通过与携程网集成，实现机票信息获取。省时、省钱，我们员工在订机票的时候不需要付款，有为期60天的先使用后支付，也就是说，我们公司如果每年有1千万的差旅费用，就可以节省1千万的资金占用，对企业来讲效益是非常巨大的。

根据借款流程自动带出个人借款金额以及需冲销金额，根据实际报销费用填写明细，并计算出报销总金额。流程的右侧显示申请人当年报销统计图表以及历史报销记录，提供了丰富的决策审批依据，根据费用报销流程的历史数据，按月度、按部门、按个人进行费用统计，减轻了财务人员的统计工作量。

OA协同平台扩展之费用管控，目前大多国内的费控都不成体系，完美的费用管控是实现目标、编制、执行、变更、考评一体化体系，举个例子，预算编制包含预算编制方案、预算编制样表、编制审批流程、编制进度监控、预算数据查询、滚动弹性编制，其中滚动弹性编制是非常重要的，试想下，如果编写明年8月份发生的费用是非常困难的，很难编写的准确，如何保证这个准确呢?可以通过缩短编制滚动周期的预算，虽然无法预测明年的费用，但可以通过今年8月份的收入、费用推测明年8月份的收入、费用。执行管控也是一样的，什么时候冻结预算，什么时候扣除预算，如何定义每一个环节，哪些科目要管控?都是我们管控的重点。考评分析是被大多数客户所忽略的，是不是可以实现从效率、效益、效能等维度进行分析。

在费控的管理过程中，最大的程度是智能展现，发展到今天的智能助手，看下图完整的展现、分析，支持数据的穿透展现查询。

我们快速看下五大助手，这是个人报销，可以看到报销金额显示、同比环比分析、个人报销查询、部门费用查询、客商项目查询

这是预算助手，可以看到费用预实显示、费用预实分析、预算类型查询、预算主体查询、科目周期查询

费控的价值对于企业而言，费用管理实现了3个阶段，遵循企业费用发生的“事前、事中、事后”三阶段控制原则;具备银企直联、条码扫描、影像管理、流程引擎、CA认证等成熟技术方案;覆盖费用报销、票据管理、资金管理、预算管理及账务管理等财务活动;引入财务管控的先进理念，彻底改变传统的财务工作模式;将财务信息收集放置于业务前端;实现了过程数据的公开、透明;提供了多维度、全视角的报表和智能分析报告，提升了财务的数据中心职能;对企业审批流程和组织架构的重新梳理和改造;实现流程的规范化和标准化。

OA协同平台扩展之计划预算，也就是全面预算，构建首先是源自企业目标的设定，方法是平衡计分卡战略，通过分析企业的关键成功要素、KPI指标构建模型，建立多套执行方法、资源配置、盈利模型，在不同模型中模拟，确定重大举措，需要战略目标分解，将我们的业务、财务、资本预算进行计算。执行监控，财务与业务运营收入、利润与关键绩效指标，协同效率与效益。

预算目标体系，构建基于规划目标与计划的目标预算体系，以我公司为例，首先年度经营目标体系，目标责任中心体系，目标滚动分解预算，目标执行考评体系，大家看到的这张截图是目标执行考评体系，可以看到业绩指标，现有的评分标准。

OA平台之计划预算价值，1.预算指标全面化，不仅仅局限于收入、费用、成本、利润的预算，而是集投资、融资、采购、生产等计划于一体，根据相应的规则推导生成“财务三大表”2.预算汇总自动化，既可以采取Excel方式填制，也可在系统填制，各预算编制主体的预算数据自动汇总3.预算管理版本化，多版本、多口径(如对外对内、对集团上级主管部门等)，轻松实现滚动预算、预测4.预算指标合理化，预算指标自定义;预算主体层级自定义;预算规则自定义5.实际计划一体化，机密结合历史发生数为依据;基于同一个数据仓库和平台、实现预决算的比较与分析6.预算数据透明化，从业务预算到财务预算的自动推导与生成;强调数据的溯源性与透明度。

OA协同平台扩展之共享服务，功能模块的最后一部分，最早发源于美国的福特公司，从早期的财务共享逐渐发展成行政共享、人力资源共享等全面共享体系。进入中国市场大概是在10年前，有1/3的企业已经采用了共享服务，不是孤立存在的，往上依赖于协同运营，往下依托于企业的重要业务模块，比如说流程管理、会议、知识管理，财务共享服务之工作流及授权管理，能够支持业务场景对工作流灵活配置的需求，同时简化工作流维护过程;适应共享服务模式需求，将现有工作流调整为前端审批，派工池和作业平台三个部分;加强对于授权灵活性的支持，财务共享服务之作业平台，建立灵活可配置的派工规则，提供财务人员处理单据的作业平台，实现任务分配和任务的后续管理、处理，任务分配(规则设置)：根据财务共享中心任务和岗位进行配置，形成任务分配规则，实现自动派工;每个任务有待分配、待处理、已处理状态;任务管理：财务共享中心各组长可以在系统自动派工规则外，对单据进行人工干预，以调度任务;组长可以进行强制分配、强制取回;任务处理：财务共享服务中心组员可以对接收的任务进行提取、挂起、申请调整。财务共享服务之报账平台与外围系统的集成度，报账平台将与预算系统、eHR系统集成，引入预算额度和员工主数据;与核算系统及资金系统集成实现自动记账与付款;与邮件、OA及移动终端集成交互单据状态。财务共享服务之绩效管理功能，能够支持考核指标灵活配置，针对岗位、组织进行指标关联，能够主动采集指标基础数据进行指标计算，支持考核结果人工填报，实现对SSC绩效考核管理并出具绩效分析报告。

在财务共享服务中心模式下完整的费用报销流程及关键提升点，区域不再保留费用审单及费用核算会计，所有费用报销审单与核算业务均集中到总部共享操作，提高业务的透明性，便于总部加强集中管控，共享中心费用审单每天达到35单，对比现有总部及区域的平均水平(15-20单)有较大提升，费用核算处理人员总量可以得到一定幅度减少，通过费用共享量化员工工作内容，便于领导进行业绩管控，费用报销在线上自动进行，付款由总部集中进行，大大提升效率，通过泛微财务协同平台与SAP接口，在审批完成后自动生成凭证，降低对所需手工操作人员数量要求。

OA平台财务共享服务实现价值，目前不是适合于任何企业，适合于30亿-50亿的企业，产生的效益会更大，最有价值的几个方面1. 业务标准化，为企业打造了统一的共享服务信息系统平台，助力企业实现操作模式标准化、业务流程标准化、财务标准统一化。2. 提高效率，为企业建立严谨、高效、便捷的业务流程，极大提升企业的财务处理效率。3. 提升质量，帮助企业将财务标准、财务处理更多的植入系统中，更多的依靠系统规则进行判断和控制，减少了人为的判断和控制，降低了企业对财务人员数量和质量的需求，提高效率、降低成本并提升了财务质量。4.强化事前控制，更多地将企业的财务控制前移至业务前端，强化了事前的预算控制和业务控制，提升财务质量5.加强集团管控，通过与内外部系统的无缝对接，业务信息和财务信息在系统间及时准确的传递，减少纸质票据的传递，降低邮寄成本，提高数据传输效率。6.加强决策支持，所有财务基础数据得到完整存储，决策层通过系统可查询各种数据信息，为企业全面的数据分析奠定基础，为管理决策提供强有力支撑，提升企业管理水平。