主数据管理低企业成本的七个途径

由于当前的经济衰退，IT管理员正在面临一个进退两难的问题：尽管削减预算，企业仍不想降低IT部门向他们的客户提供的服务水平。

那么，你如何保持或者改善服务水平，同时继续有效地经营业务呢?IT决策者们正在这个领域寻求帮助，要在能够加快降低成本的同时理顺商务流程的投资。

主数据管理软件和服务专门用于这个目的。主数据管理旨在帮助企业调整其多个系统和部门之间的主数据资产，如文件、互联网和内部网站、电子邮件、表单、图表和图片、音频和视频等。主数据管理还能提供系统每周7天每天24小时的状况，以及对数据的全面报告和分析。主数据管理还提供每周7天每天24小时的维护。

一个主数据管理平台能够提供一个企业的数据资产的统一看法，提供搜集和发布这个数据的一致的方法。这些方法已经证明能够通过各种渠道加快实现流程、项目和产品。

主数据管理面临的主要障碍是前期的资本开支。应用一个主数据管理项目需要投资100万美元或者很多的钱。这笔投资超出了全球财富1000强企业以外的大多数公司的承受能力。

主数据管理削减成本的第一个好处：降低接口成本

一个肯定能够减少IT成本的方法是减少多个应用程序之间的点对点的集成的数量。诸如从订单到付款等商务流程涉及到包括订单管理和应收账款等若干不同的应用程序。这些商务流程需要单个应用程序之间的复杂的点对点的集成。

由所有的商业应用程序和你所有的应用程序处理的许多业务流程多样性是在整个企业中的一个非常复杂的集成网络。

这些点对点的集成的开发和维护是昂贵的。但是，主数据管理能够简化这些集成，其方法是集中统一的信息(主数据)，在业务流程中的不同的点提供这个可靠的信息。

主数据管理削减成本的第二个好处：消除冗余的第三方数据成本

消除获取外部数据提供商的重复的数据能够显著节省成本。对于许多公司来说，集成Dunn & Bradstreet、Acxiom、IMS和路透社等研究机构的第三方数据是它们业务经营的一项关键需求。

然而，同一家公司的不同的部门都为自己的需求获取数据，它们不知道本公司的其它部门已经购买了同样的数据。这些购买重复的数据的成本有一种乘数效应。

采用主数据管理，第三方数据直接集成到主数据管理系统，然后分配给所有的下游的应用程序。这就把重复的数据采购减少到只有一个数据。

主数据管理削减成本的第三个好处：减少数据清除成本

在主数据管理系统中集中地清除数据能够显著节省成本。大多数企业都投资购买数据质量工具以便为了直接营销等商业目的清除一个应用程序中的数据。后来，随着用于其它商业目的之数据质量要求的提高，企业要继续清除其它商业应用程序中的数据。

这引起了两个问题。第一，能够增加重复使用的成本，从而显著影响IT预算。第二，由于清除数据是由应用程序单独完成的，没有注意到多个程序之间的重复问题。

通过把单独的应用程序中的数据集成到主数据管理系统中，就可以在一个单个的系统中清除整个企业中的所有的数据。这种方法不仅能够解决许多数据源应用程序之间的冲突，而且还有助于创建和存储对数据进行任何修改的历史和谱系。

因此，通过集中清除数据，企业能够节省数据质量工具额外应用实例的许可证和技术支持费用。

主数据管理削减成本的第四个好处：减少外包的“数据整理”成本

主数据管理系统能够通过消除昂贵的外包的人工数据整理提供明显的节省成本的好处。一些企业把数据复制外包给数据整理服务提供商。这样做的目的通常是为了营销或者遵守法规。

一个营销部门也许会把直销列表的数据复制直接外包出去。同时，在满足管理部门遵守法规的期限的要求的压力之下，法律部门可能把人工整理遵守法规的数据的工作外包出去。

然而，在这两种情况下，整理的数据重来都不是存储在一个中心位置，以便以后访问这些数据。这需要重复地进行整理。过一段时间，整个机构的这些成本是非常高的。而且，过一段时间，这些数据修改的历史将不再存储。而这种数据是遵守审计规定的主要要求。

主数据管理系统消除了外包的人工整理数据的工作，其方法是动态地自动整理、丰富和复制数据，集中存储这些数据以便以后应用，跟踪这个数据的变化，然后向营销和遵守法规的应用程序提供这种经过整理的、丰富的数据。

主数据管理削减成本的第五个好处：减少冗余系统的许可证、技术支持和硬件成本

通过为企业把数据集中起来，主数据管理可能减少甚至消除冗余的数据存储和系统。存储重复的数据的情况可以被消除，从而显著节省成本。

考虑一些这种情况：一家在100多个国家经营的跨国公司在70个不同的人力资源应用程序实例中存储员工的记录。由于这种分散的方法，公司的人力资源官员没有办法说出准确的员工数量。统计这些数据需要两个星期的时间。而在这个时间里，会有许多新的员工加入这个公司，离开这个公司或者被解雇。

通过把这些员工的数据集中在主数据管理系统和淘汰冗余的人力资源实例，这家公司现在不仅能够在任何时间都能够得到员工数量的准确数字，而且还节省了维护额外的实例的成本，从而实现了以各种方式节省成本的目标。

主数据管理削减成本的第六个好处：减少客户解决方案开发和维护成本

通过取代旧的客户主数据，企业能够减少开发和维护这些数据的成本。一些企业已经通过把各种工具结合在一起的方法开发了自己专有的客户主数据，如客户信息文件或者运营数据存储。

这些主数据原来是为了解决一个具体的业务问题开发的。但是，过一段时间，这些数据就失去了灵活性，不能满足这个部门日益增长的需求，也不能解决这个机构的其它不同的部门的其它业务需求。

通过使用可设置的现成的主数据管理平台替换这些陈旧的客户主数据，机构不仅能够节省与修复这个客户解决方案有关的大量的开发和维护成本，而且还能够帮助IT部门重新把重点放在以及时的数据支持业务运营方面。

主数据管理削减成本的第七个好处：减少信息传递的成本

IT部门能够通过在正确的时间提供正确的信息来减少成本。遵守法规和管理报告是IT部门支持的两项主要的功能。向管理部门提供的报告中的错误可以导致罚款，提供给管理层的报告中的错误能够导致情况不明的和糟糕的战略决策。

当审计部门和管理层对于报告中数据的权威性提出怀疑的时候，他们经常会打电话让IT部门证实这个数据的真实性。这将会破坏管理层对IT部门的信任。这还可能导致投入重要的IT资源挖掘这个数据的历史变化。这个工作是非常昂贵的。

主数据管理能够帮助消除这种局面，因为，第一，主数据管理仅管理包含所有变化历史的一个版本的真实数据;第二，主数据管理向任何报告、商务智能或者数据仓库提供这个信息。因此，这些系统产生的遵守法规的报告和提供给管理层的报告都是最可靠的信息。

如果这个信息的真实性需要验证，使用主数据管理系统能够轻松地存档这个数据，因为它把所有的变化都存储到这个数据中。因此，主数据管理通过提供可靠的信息能够帮助减少IT成本。