CIO如何借助5S减少IT浪费

全球经济放缓可能会为企业带来致命的影响，在这种情况下企业通常都会采取谨慎的态度。虽然许多公司并未大规模冻结IT项目，但是却要求大大减少IT浪费。

透视随处可见的IT浪费

事实上，企业存在着许多IT浪费，这些浪费每天都在我们周围的各个角落，但我们很多人甚至包括CIO却对身边的IT浪费熟视无睹。

在IT管理中导致IT浪费的根本原因有许多，但最主要的是过剩的IT要素的存在，即过剩的技术人员、软硬件系统、IT流程和设备占用空间，这些超过必要的IT要素构成了第一层次的浪费,而针对它们的运维管理成本则构成了第二层次的浪费，例如人员培训、系统和设备维护保养、机房空间的保安清洁费用等。

(1)闲置的IT浪费

我们把IT管理的过剩成本因素称之为“闲置”。包括IT资产闲置、机构和职能重叠闲置、人浮于事的人员闲置、还有过量的信息闲置，这些闲置的IT要素因为不能得到有效利用，造成了闲置的IT浪费。

(2)无序和低效流程的IT浪费

低效的含义包括：工作低效率、无效率和错误效率。一般来说，低效率造成的隐性浪费是非常大的。如只要一个人承担的工作，却由两个以上人员来完成;应该按计划完成的任务却反复拖期。错误效率是一种负效率，是指应该正确完成的工作却被做错，常常会出现返工、重做、纠正等浪费。如果是高效率地完成了错误的工作，则损失更大。更可怕的是，这种错误的浪费会被以各种各样的原因、理由来掩盖住，从而反复发生造成更大的IT浪费。

(3)IT人员培训低效的浪费

IT主管会经常在进行完一项培训后听到这样的抱怨，这样的培训简直是在浪费时间和生命。因此，对于CIO来说，如何针对合适的IT人员来安排培训计划和培训内容相当重要。有句成语叫做“学以致用”，培训应当与员工的工作需求和完成工作所需的技能相关。如果培训不适合员工的专业能力，或者他们缺乏足够的经验和背景知识，这样的培训就如浮光略影给员工和公司留不下什么价值。那么这种低效的培训对企业来说是一种人力和物力上的浪费，也是对员工时间的浪费。

什么是IT管理的5S哲学？

CIO要尽快减少成本，避免做无用功。事实上，减少IT浪费不但是CIO工作中的重要部分，还是评估CIO的重要指标。

那么我们怎么才能发现IT浪费呢？有很多种方法可以发现IT浪费，例如流程法、价值流分析法、系统工程法等。这里我们说说最简单，也是很多人了解的5S法。5S的哲学内容很简单，风靡日本企业的5S管理方法从字面上是指5个以“S”开头的日语词汇，分别是：清理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、整洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)。

5S第一步：把要和不要的东西分开

减少IT浪费的第一步当然是从最容易的方面下手，正好大量的IT浪费往往隐藏在维护多余的软硬件当中。因此，推进5S的工作第一大步骤，是推进前三个“S”，即清理、整顿、清扫。

清理，就是要明确哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的或已经损坏的。把该处理的就地处理，该舍弃的毫不可惜。特别是电子垃圾，因为这些可以让工作效率大打折扣。整顿，就是要对每个清理出来的有用的IT设备、电子文件，有序地进行标识和区分，以保证随用随取。听上去整顿很简单，但从我的经验来看，其实是很仔细的工作。比如将废弃的IT设备及时处理掉，将有缺陷的IT设备要及时修理好做备件使用。清扫简单说就是做彻底的大扫除，在发现问题后及时纠正。清扫与过去大家习惯说的大扫除有一些不同，大扫除只是就事论事地解决发现的IT浪费问题，而清扫的落脚点在于发现IT浪费的源头。用5S的话说，就是在进行清扫工作的同时要进行检查、检视。

在5S活动中CIO迫切需要清理IT资产管理。例如，清理那些过时的、未使用的或者未经批准的软硬件。查清连接在网络上的计算机设备哪些是有用的、哪些是不太有用的，然后淘汰掉浪费资金的IT设备，如多余的打印机。还有对计算机文件夹的整顿，要养成定期整理计算机文件夹的习惯。最后，就是对软件的整顿，计算机用了一段时间后，计算机里会装很多软件，要常把一些不用的软件清理掉。一旦查到了这些方面，就能很快省下钱来，减少无谓的IT浪费。

5S第二步：持续改善以保证长期减少IT浪费

5S管理的要点并非仅仅是纠正某处浪费，5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动，塑造一丝不苟的精神，保证长期减少浪费。因此推进5S管理的第二步：是推行后两个“S”，一个是整洁，另一个是素养。

整洁的基本含义是如何保持清洁状态，也就是如何坚持下去，使有序的工作成为规范的标准，而素养的含义是要自觉地在日常工作中贯彻这些基本准则和规范。5S是建立杜绝浪费的长期理念，如果只把5S活动当成阶段性的IT改进项目，缺少长期执行，浪费仍然还是会浪费。所以，后两个“S”其实是公司文化的集中体现，是要把整顿、清理、清扫的要求通过以制度的形式固化下来，并融入对员工的绩效考核中。

5S管理的思路是倡导从小事做起，力求使每位IT员工养成事事“讲究”的习惯，当这种氛围形成以后，就能影响和逐步扩大5S在IT管理的影响力，就能最大程度上减少IT浪费。经验证明，在减少IT浪费方面，看起来象是鸡毛蒜皮类的IT管理5S活动，都会使企业有一种脱胎换骨的感觉。

来源：计世网