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全面提醒 看协同OA系统的提醒机制
醒机制是协同OA系统设计中很小,甚至可以说很不起眼的一项工作,但它的作用却非常重要。
提醒机制是协同OA系统设计中很小,甚至可以说很不起眼的一项工作,但它的作用却非常重要。正所谓细节决定成败,优秀的提醒机制设计可以显著提升协同OA系统的实用性、易用性,让系统的使用更加顺畅,更加人性化。
我们以华天动力协同OA系统为例,看看协同OA系统的提醒机制设计。完善的提醒机制包括三个内容、四个阶段和四种形式:
1、三个内容:
1) 信息提醒;指OA系统内部的消息、通知、文件等阅读提醒;
2) 文档提醒;指OA系统内部共享文档的上传、更新、删除等提醒;
3) 工作提醒:指OA系统内部的审批、任务、日程、会议等工作提醒。
2、四个阶段:
4) 开始前提醒:一般用于工作的待办提醒;
5) 结束前提醒:指工作即将到期时的提醒,或流程审批进度提醒:
6) 超期提醒: 指工作未及时完成的提醒;
7) 完成提醒:指流程结束的提醒,或文件的已读提醒,或任务的完成提醒;
3、四种形式:
1) 消息提醒:指通过OA系统内部的短消息、弹出窗口等进行提醒;
2) 电子邮件提醒:指通过外部电子邮件进行提醒;
3) 手机短信提醒:指通过手机短信进行提醒;
4) 周期提醒:指对周期性日程,或某项任务进行周期性提醒。
显然,看起来很简单的提醒功能,其实需要有一整套完善、严密的体系来支撑,缺了其中的任何一点,都可能导致系统的不完善,造成工作延误和不必要的麻烦。
下面,我们以华天动力协同OA系统的几个提醒画面为例,看看提醒机制在企业中的具体应用情况:
1、信息提醒:
当你发送一个通知的时候,可以选中“收到后给我一个回执”,这样当接收人看过通知后,系统就会自动给你发一个已读回执,让你心中有数。
如果你选中“发送手机短信”给某人,那么该人的手机上就会收到一条短信,提醒他到OA系统上查阅通知。当然,如果他不在公司,或身边没有电脑,还可以直接通过手机登陆OA系统,在第一时间直接查看通知内容。
责编:张泽牧
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