专家详解BI系统选型前的准备工作

BI系统可以说是企业信息化管理中末端产品。为此在上BI项目之前，企业需要先梳理一下企业的现状，做好相关的准备工作。只有如此才能够提高系统的成功率和效果。那么具体需要做哪些准备工作呢?且听笔者一一道来。

一、电子文档数据的整理

BI项目的主要功能就是数据的分析与挖掘。巧妇难为无米之炊。如果没有充足的数据，那么即使再好的BI系统也无用武之地。为此企业在做BI系统之前，比较关键的一个步骤就是电子文档数据的整理，特别是如果企业有多种格式的电子文档数据，如有Excel表格、又有数据库系统的，此时需要进行一一梳理。如果以前还有书面的数据，如一些检验单据等等，那么最好也需要先转化为电子文档的数据。

在这里不少企业会有一个误区。认为这些数据等到BI项目开始时再整理也来得及。其实这是不对的。因为对于BI项目来说，时间就是金钱。现在不少BI实施顾问都是按时间来进行收费的。如果让实施顾问来帮助企业整理这些基础数据，那么企业BI项目的实施成本会像夏季的温度一样，很快的往上涨。为此这些基本型的基础数据的整理，最好还是在BI项目开始之前就做好。

BI项目开始时，实施顾问只需要检验这些数据的合理性。然后对不合理的地方进行调整即可。也就是说，这个基础数据的整理，不能够占据过多的项目时间。当然这并不是否认基础数据的重要性。这些基础数据对于BI系统来说，就好像是血液。没有他们，BI系统将无用武之地。但是这里需要强调的是，基础数据的整理相对来说是比较简单的，企业一般可以自主的完成。如果让实施顾问将时间花在这个上面，有点不值。

二、分析结果的梳理

在上BI系统之前，企业还应该对需要得到的分析结果进行确认。简单的说，就是让BI系统能够产生哪些分析结果。如存货周转率分析、交货及时率分析、不良品率分析等等。在系统上线之前，将这些需要的分析结果梳理出来，有很多好处。

1、便于整理电子文档的数据。

这些结果都不是凭空而来的，而是需要基础数据的支持。如需要分析存货周转率，那么可能还需要上一年的数据。因为前后两年指标的对比，才可以发现背后的问题。总之只要涉及到前后数据的对比，那么企业准备的就不只是本年的数据，对于上一年的基础数据也需要进行整理。如果前后两年的数据格式不一致，还需要进行调整等等。笔者再次强调一次，巧妇难为无米之炊。在上BI项目之前，需要先确认目标。然后根据目标来整理所需要的基础数据。这同时也可以缩小基础数据的整理范围。

2、便于后续软件选型

什么样的软件适合企业的情况呢?或者说哪个系统能够基本上实现企业的现有需求，而不需要进行过多的二次开发呢?要回答这个问题，企业必须先对自己的需要有一个清晰的认识。简单的说，就是对自己需要得到的结果有一个明确的判断。然后在后续系统选型时，就可以将这些问题抛给BI系统的售前咨询顾问，看看他们能否结果。从减少项目成本与降低项目风险的角度讲，在后续项目实施时应该尽可能的减少系统的二次开发的数量。而要达到这个目标的话，最好就是要在选型时尽量选择哪些具有现成分析模型的系统。

3、便于对项目组与供应商进行考核

是否软件顺利上线，便是项目的成功呢?笔者认为不能够这么片面的认识。BI系统的成功，需要看预计的结果有没有实现。因为很多企业虽然BI系统已经上线了，但是很多预期想要得到的结果仍然很难从BI系统中准确的得到。在这种情况下，能够说这个BI项目成功了吗?恐怕不能。那么在后续的项目中，企业管理者如何对项目小组以及供应商实施团队进行考核呢?这就需要企业有预期的目标。后续考核时，只要将这些目标进行一一核对即可。

那么企业该如何来收集自己需要的结果呢?笔者认为，可以从如下几个角度出发。

1、根据企业现在的工作

如不少企业都有周例会、月度年度总结会议等等。在这些会议上，各个部门都需要得出一些报表。如到货及时率分析报表、成本控制报表等等。这些就是现成的需求。以前是手工在操作，现在需要BI系统能够自己完成。如果是年度报表的话，可能还有最近几年销售的变化情况分析报表等等。这些日常工作中需要用到的分析报表，就是我们在BI系统实施之前需要确认的目标。不过这些是最基本的目标。因为依靠手工可以完成的工作，在BI系统中可以说是小菜一碟，是最基本功能。这些需求的确认难度也并不是很大。

2、需要收集企业想实现、但是依靠手工需求却很难实现的内容

如有些企业，可能认为原材料市场波动比较大，对成本的影响也很大。以前由于工作量的限制，采用的都是先进先出或者月加权的成本计算原则，而没有采用移动加权平均。从计算量来说，前面两个成本的计算原则要比后一个计算量少的多。但是从精确度的角度讲，移动加权平均精确度更高，特别是在原材料市场价格波动比较大的情况下。在手工计算下，很少有企业采用移动加权成本计算原则。

现在企业有了BI系统，企业可能希望在成本分析采用的是移动加权平均的机制。企业要收集这些需求可能有一定的难度。因为这些需求以前没有实现过，可能还存在于理论上。不过实现这些需求才能够体现BI系统的价值。故企业对于这些需求，也需要细心整理。不过在整理时，需要兼顾实现的可能性。不要过度的理论化，而在现实中根本无法实现。否则的话，就太虚了。

三、显示格式的确认

同样一句话，在不同的人口中说出来可能会有不同的结果。同样，BI系统中相同的分析数据，如果以不同的格式显示出来，也会有不同的效果。为此在BI系统开始之前，还需要确认预计需要显示的格式。注意，并不是所有的BI系统都可能够以丰富多彩的格式来显示相关的内容。

根据笔者的了解，很多企业倾向于Excle表格中的那些图表。如饼图、条形图等等。

所以在BI系统中，这些是最基本的结果显示方式。企业管理者需要整理出哪些分析结果需要以那种方式来进行显示。这主要根据自己的习惯来确定。而不能够让对方的顾问牵着鼻子走。当然，如果经过比较，对方顾问提出的方式可能更加的合理，此时企业也需要转变自己的观念。笔者这里强调的是，在项目实施过程中，企业应该掌握着主动权。

另外需要特别强调两个方面的内容。一是仪表盘。如企业可能有销售业绩的考核。有一个目标值，有一个实际值，然后通过仪表盘来直观的显示出来。这个显示方式企业以前可能没有用到过。不过在实际工作中确实很好用。不过并不是所有的BI系统都可以实现的。在选型时需要注意这方面的内容。二是图表的钻取功能。即从年度报表中可以钻取到各个月份的数据、然后从各个月份的数据中也可以钻取到每周的数据等等。钻取功能可以方便用户查询更加具体的数据，直到最基本的原始数据。从而方便用户的使用。

从以上的分析中可以看出，BI系统在实施之前有比较多的准备工作要做。笔者的建议是，在做这些准备工作时千万不能够偷懒。准备工作没做好，供应商高兴，企业头疼。准备工作做的好，供应商头疼，企业高兴。