长沙卷烟厂：“一张纸制度”的背后

引言：提起长沙卷烟厂，很多人都知道“鹤舞白沙，我心飞翔”这句广告语，但在企业管理领域，让长沙卷烟厂名声在外的却是近几年该厂实行的“一张纸制度”。即给集团领导的汇报材料只能是一张纸，但在这张纸上又要把问题清楚地反映出来。4年多前刚刚上任的总裁卢平女士发现：每次出差回来，桌上的文件就堆得像小山；年终总结时，交上来的材料都是厚厚一叠。她于是规定：凡是给她看的东西，只能是一张纸，上面直截了当地写明“题目、问题、方案、机遇、风险、结论和审批”。后来长沙卷烟厂将“一张纸制度”逐渐归纳提炼为“简约管理”四个字。不过，简约管理如何实现正确的决策呢？

信息化支撑长沙卷烟厂简约管理

　　长沙卷烟厂集团领导拿到的汇报材料通常只有一张纸，这项由总裁卢平女士推行4年的“一张纸制度”实施至今，给白沙集团带来了明显效果：生产和财务报表精简50%；一张生产换牌流程图取代了以前文件式的生产换牌作业指导书；文件精简57%，文件、制度实施电子化管理，85%的文件可直接上网查阅；半数会议被精简，会议室变为培训室，文件柜从办公室里搬走……甚至，企业每遇领导视察或节庆日都要挂出的横幅、彩球，也“简”掉了，被电子显示屏的字幕取代。不过简约管理得以实现，绝少不了信息系统的支撑。

3月23日，在厦门召开的2004年全国烟草行业信息化工作会议上，长沙卷烟厂总工程师黄傲在介绍长烟信息化建设的经验时谈到：效率和功能的提高是该厂信息化的直接目的，“一切统一于争夺市场”则是信息化指导思想的核心，长烟的简约管理思想也是通过“企业战略决定流程优化，流程优化决定快速协同”的理念来体现。而长烟ERP和门户决策等多个具体的信息系统的实施加速了流程优化和快速协同的进程。

BPR与简约理念不谋而合

　　为了推行简约管理的理念，长烟决策层决定在2001年开展“企业业务流程重组（BPR）及实施ERP系统”项目，并将其作为长烟2001年度战役性工作的重中之重。其实这项决策也是IT促成的。2000年，长烟曾成立了一个7人IT整合项目小组，对企业内部14个信息系统进行整合。小组成员发现，企业目前开发和应用的多个管理信息系统之间，思路、参数各不相同，就像一个个信息孤岛，彼此找不到接口，无法兼容，造成资源的共享程度低、重复建设、重复工作。于是他们在报告中提出：要对企业整体的管理流程进行流程优化重组，而这与卢平期望的“简约管理”理念不谋而合。

　　长烟在BPR的过程中，以面向流程的设计理念和简约的原则，对全厂的组织结构进行全新的变革。打破了按职能划分部门的旧模式，以核心业务流程为基础重新组建了11个中心，并明确了八大集团职能管理部门。在设计的51个核心业务流程中，减少和简化了流程中非增值的部分，对增值部分进行增加或强化，缩短了流程流转的时间，从根本上理顺了核心业务流程。主导生产部分由五个车间按流程整合为三个，管理人员由两套变为一套，精减30多个管理干部，定员按最先进的配比设置。

　　长烟BPR的实施，促使全厂员工在思想观念上发生了转变，优化、创新、参与竞争的思想已为全体员工所接受。各职能部门都开始主动以面向流程的观念，站在集团的高度进行相关的职能管理优化设计工作，并在优化过程中大胆创新。如制造中心在职能管理优化过程中，实施一岗多职，并将原来一些串行处理的工作转化为并行处理，使卷包和成型车间的换牌准备时间从原来的2个小时左右，缩短到现在的15分钟以内。

ERP年效益近3000万

　　通过ERP系统的运用，长烟2001年11月份的辅料库存资金从年初的9744万元降低到8018万元，降幅达18%；采购计划的编制由原来的5个工作日，降低到现在的2～3个工作日；财务付款的计划性与准确性较以前提高15%左右。通过分析，长沙卷烟厂估算ERP系统每年产生的效益是2950万元人民币。

　　由于长沙卷烟厂已经规范的一些流程以软件程序的方式固化下来，使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效，降低了人为因素的影响，从而在管理手段上减少了违规操作现象的发生。同时，ERP系统为管理人员提供了超出原来传统环境下无法提供的数据和方便快速的查找工具。原来管理部门分析和判断所使用的数据是一层层统计和汇总而来，信息过滤和处理较多，真实性反映不足，并且这些数据都是静态的且相对孤立。应用ERP后，管理人员可以直接得到最原始的数据，更可以通过对数据和数据之间的相关性分析，得出更为科学的结论。

　　通过应用ERP系统，长沙卷烟厂还围绕财务管理在其他主要业务流程之间建立了一个重要的基本信息平台，将计划管理、采购管理、原烟及辅料库存、生产制造、成品销售、财务进行系统地整合，将计划、库存、采购、销售等信息以一定的数据格式录入到系统中，实现了核心业务流程的自动化处理，将每个作业实时地反映出来，从而使物流、资金流、信息流能集成统一，对降低采购和库存成本、提高生产及采购计划的科学性、加强对财务状况的实时监控和对生产经营的实时管理打下了坚实的基础。

BI使决策更灵活

　　BPR和ERP系统的实施使长烟的流程得以优化，而2003年底正式投入使用的商业智能（BI）系统则使该厂的决策水平提供了保障。随着我国加入WTO，中国烟草面临着严峻的挑战，国内烟草市场竞争的日趋激烈、消费需求的日趋多样性，使得国内市场的竞争已由原来的产品质量的竞争，逐步转到品牌整体效能（品牌形象、产品质量等）的竞争，谁能快速地对消费者的需求做出反应，谁就能在市场竞争中占据有利的位置，如何把白沙的品牌做强做大，是企业长期生存和发展的关键所在，如何将信息化运用到企业的品牌建设中，如何利用信息化手段提高信息收集、处理与利用的速度和以及对市场变化的快速反应能力，是企业发展的重中之重。

　　2003年，长沙卷烟厂通过市场信息采集处理系统推进了其ARS（区域滚动销售）战略。作为决策支持系统的一部分，长烟的市场信息采集处理系统可以深入到用户的终端，起到疏通渠道和实现掌控终端服务的作用。该系统的上线也改变了原来各地业务人员的工作水平和工作方式，现在的销区人员只要通过系统的采集通道，就可以将每天的信息结果整理汇总到销售总部，统一信息数据上报形式，信息采集速度甚至超过了当地销售公司掌握信息的速度，实现了从陪客户喝酒聊天的营销业务人员到指导客户销售投放的企业营销代表的转变。

　　“ERP系统以准确的数据见长，但ERP系统没有竞争对手的情报信息。而在市场销售这一块，ERP系统只认钱是否到帐，厂里的产品才算销出去。但是在分析市场和进行决策时，如果客户订单已经下了，如付款复印件传了过来，商业智能系统和决策支持系统就可以把销售额统计进去”，长沙卷烟厂信息部余军部长如此评价商业智能系统的灵活性。

引入预警和提醒机制

　　长烟的市场信息采集处理系统在整体设计和构思方面，充分考虑营销人员的要求，并从人性化方面考虑让用户能便利使用，对于重要信息的及时预警提醒机制，系统可同时提供两种通知方式：电子邮件通知、手机短信通知，确保用户在任何地点都能及时得到重要消息。该机制主要体现在录入检验、警戒线预警、趋势预警和业务提醒4个方面。企业的营销高层领导在系统的提醒和分类下，能够及时准确的得到市场销售分析结果，从而能够更早的决策和处理，使他们变为由指导、策划、控制事无巨细的监管者到实现规范管理的简约管理指挥员。

　　录入检验信息的录入要经过系统的检验，以确保信息的合理性。如输入符号要求是数字形式的不允许是字符形式；金额不能大于两位小数；前后两天的销量出现大幅度的跳跃，要进行提醒是否输入错误。

　　警戒线预警对信息设置警戒值，如价格（包括批发价、集市价、零售价等价格）、销量（包括厂家投放量、烟草公司批发量、零售量等）、库存（包括烟草公司库存、个体批发部库存、零售商库存等）等信息要提供预警阀值。当信息异常变化并超过设定的预警阀值后，系统将提供预警功能。

　　趋势预警对收集上来的信息进行分析处理之后，如果发现量/价的连续多个时间段下降或者上扬，连续的大幅度波动，预测结果的异常走势，系统都可以进行预警提醒。

　　业务提醒根据业务处理的不同要求，可以对信息使用者进行各种形式的提醒，如色彩、声音、闪烁等。如汇总一项信息要求一天之内批阅，则可以通过预警提醒机制，提醒相关人员及时处理；如信息可以设置不同的优先级别，重要的信息和次要的信息可以区别对待；对突发的重要的事件或者信息用醒目的方式来提醒相关人员。

选型策略偏向知名品牌

　　为了保证各类信息系统的稳定运行，减低维护工作量，长沙卷烟厂的IT产品选型策略也很简明，就是偏向选用知名品牌的产品。其中IBM的产品最多，其中包括AS/400和RS6000的服务器，以及数据仓库和商业智能软件，甚至还用到了IBM当时的网络产品。此外长沙卷烟厂还采用了BEA的中间件，Orcale的ERP（以前是SSA）以及趋势公司的安全软件。

　　信息部余军部长认为，“从上个世纪80年代采用PC XT产品至今，长烟选用了很多IBM的软硬件产品，这主要基于两点考虑：一是从长沙卷烟厂的企业文化来看，我们更愿意和优秀的团队合作，而IBM可以算得上是世界顶级的优秀团队。第二，我们更看重IBM公司的服务，从多年的合作中，我感觉他们的服务确实做得很好。举个例子，如果我说硬盘坏了，IBM绝对会马上上门拿个新硬盘来，先换掉用上再说。一台电脑坏了，他们会开车拿过去修，然后再把一台新的送过来。前一段时间我们的服务器主板好像出了问题，他们马上给我调全部同类型的服务器，两天时间就帮助我们安装好。能做到这种服务的厂商确实不多。”

　　2004年，长沙卷烟厂预计在信息系统方面将投入更多的资金进行网络、主机和存储等多个系统的扩容，并准备扩大ERP系统的实施范围。

结束语

　　无论是一张纸制度还是简约管理的思想，其背后的信息化建设核心则是“一切统一于争夺市场”。目前，国烟品牌集中度太低已成为加入WTO后与外烟抗衡的最大软肋，即使是国内排名第一的白沙烟，销量占全国烟草销量的比例不到3%，而世界排名前三位的菲莫、英美烟草、日本烟草公司却在全球占有41%的份额，其中万宝路单一品牌的销量达900多万箱。在国内，长沙卷烟厂希望能够通过信息化使白沙的品牌更快地全方位成长。

　　长沙卷烟厂的信息化经历了三个阶段：1987～1993年是起步阶段；1993～2000年是全面发展的阶段，该厂投入150多万美元部署了SSA的MRPII系统；从2000年开始，长沙卷烟厂把信息化定位在支撑管理、提升整体效率的阶段，该厂引入了Oracle的ERP系统和IBM的商业智能系统。

　　对于在BPR和ERP的实施过程中遇到的阻力，长沙卷烟厂总裁卢平女士认为，信息化是人文项目，而不仅仅是技术项目，所谓的人文项目就是要利用信息化的契机，重塑企业的核心文化。东方文化比较“情、理、法”的处世顺序，讲究“人情”，而ERP要做的是“法制”，但是“法制”并不等于不讲“人情”，否则你的项目就会遭到根本的抵触，所以长烟通过信息化要做到的就是“法、理、情”这样的处世顺序，这也是长烟实施BPR和ERP文化的初衷。

　　2004年，长沙卷烟厂预计在信息系统方面将投入比近几年更多的资金进行网络、主机和存储等多个系统的升级、扩容，并准备扩大ERP系统的实施范围。

　长沙卷烟厂背景

　　长沙卷烟厂是白沙集团的核心企业，其总产值占集团总产值的95%以上，是中国4大烟草企业之一。其前身是1947年兴建的“欧亚烟厂”和“新中烟厂”，1964年更名为长沙卷烟厂，1975年推出“白沙”品牌香烟，2000年成立白沙集团。

　　白沙是长烟的主导品牌，经过二十多年的培育，“白沙”系列产品已发展成为全国烟草行业知名品牌和行业销量第一的单一品牌。2002年3月，国家工商行政管理总局商标局认定“白沙”商标为驰名商标。2002年度长沙卷烟厂纳税额列中国纳税百强第六名。2003年长沙卷烟厂卷烟产销量突破100万箱，集团业务收入突破90亿元，实现税利近60亿元，白沙单品牌销量突破100万箱，排名全国第一。

　　作为拥有国家级企业技术中心和国内烟草行业第一家博士后工作站并掌握着填补国内空白的低侧流烟气技术以及可降解咀棒、薄荷胶囊等国内领先技术的“白沙”，力争成为绿色烟草的领跑者，企业不但率先将所有卷烟产品的焦油含量降低到15毫克以下，而且研制出中国第一支低一氧化碳“和”牌卷烟。面对新的开放市场环境的到来，长沙卷烟厂近期又在制定新的营销策略，计划在精品类市场上再立新功，以满足消费者现实的和潜在的需求。

来源：《每周电脑报》

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